【チェックリストで紹介】Web会議ファシリテーションで意識すること
今回は、Web会議のファシリテーションに関する記事です。
以下のような方に、ぜひ読んでもらいたいです。
✔︎ Web会議を初めてファシリテートすることとなったが、やり方がわからない
✔︎ もっと効率的に、Web会議を運営したい
✔︎ Web会議の運営はもう慣れたが、なにか足りない気がする
✔︎ まだWeb会議の経験はないが、いつかやらねばと思っている
開始前・会議中・会議後で注意すべき点などをチェックリスト形式でまとめました。ぜひ、会議中に手元に置くなりしてご活用ください。
なお、先日もWeb会議に関する記事（リンク）を書いていましたが、今回は「ファシリテーション」に絞った記事です。
そもそも：会議の大前提
そもそも論ですが、Web会議をやる前に、前提として抑えておきたいポイントが3つあるので、紹介します。
✔︎ 不必要な会議は中止すべき
会議は参加した人全員の時間を奪うので、莫大なコストがかかります。なんとなく週１回・・・というのは無駄でしかありません。もしやらなくても大丈夫そうなら、「やらない」という決断をするのが一番大事です。
✔︎ 会議の良し悪しは、ファシリテーター１人の努力で決まるわけではない
会議は参加者全員で作り上げるものです。いくらファシリテーター１人が頑張っても、他の人の協力がないと成功するのは難しいです。なので、もし会議が上手くいかなくても、あまり落ち込まないようにしてくださいね。
この考え、すごく大事！（だってダメな時はダメですもん）
✔︎ 会議の目的がフワッとしてと、いくら進行が上手くてもダメ
いくらスムーズに進行しても、そもそもの会議の目的がフワッとしていては、「綺麗にまとめた雑談」で終わる可能性が高いです。逆に、ここが明確なら、多少はつたない進行でもなんとかなります。会議の目的は何か？ここはしっかりとチームメンバーと事前にすり合わせておいてください。
開始時のチェックポイント：３つ
会議に開始時に、ファシリテーターとして意識すべきポイントを3つ紹介します。
✔︎ 開始5分前に接続
進行役が会議に入れない始まりません。PCトラブル時の再起動など、ある程度トラブルシューティングに必要な時間も考慮し、５分前には Meetingに接続するようにしてください。早めに接続して暇だったら、他の人が参加するまで別の作業すればいいだけですので。
✔︎ 音声と映像に問題がないかチェック
参加者が入ってきたらい、「聞こえていますか？」「資料は見えていますか？」などと呼びかけをし、反応をみてください。反応なし＝ちゃんと音・映像が届いていないということです。これに気づかず一人で話し始めると、参加者を置いてけぼりにしてしまいます。
✔︎ 会議ルールを説明
まだチームがWeb会議に慣れていないなら、ぜひ、Web会議の運用ルールを説明してください。対面とは違ったいくつかの操作（マナー）があります。
例をあげると以下のような点です。
・発言時以外は音声をミュートにする
・発言時には、自分の名前と相手の名前をはっきりという
・チャットを積極的に活用して、どんどん質問・応援メッセージなど書き込む
会議中のチェックポイント：３つ
会議中に行うべきポイント3つを紹介します。
✔︎ 積極的にヒトに話を振る
Web会議は、誰が参加しているのかわかりにくいですし、発言がない人は、存在が埋もれてしまいがち。そんな方が話しやすい雰囲気にしてあげるためにも、ぜひファシリテーターが積極的に話を振ってあげて下さい。
✔︎ 率先して自身で運用ルールを実行する
会議前のチェックポイントで、
・発言時には、自分の名前と相手の名前を言う
・チャットへの書き込み推奨
と言ったルールを紹介しました。言われたからといっても、いざやるのは恥ずかしいもの。なのでファシリテーター自らこの行動を実践していてください。参加者も「じゃあ自分も」とマネしやすくなります。
✔︎ チャットで積極的に反応してあげる
Web会議でプレゼンした経験のある方ならわかると思いますが、相手の反応が見えないのはかなり孤独です。なので、ファシリテーターが積極的にチャットで相槌を打つなりして反応してあげてください（Goodボタン押すだけでもいいです）。すごく助けになりますし、他の方も発言も促す効果があります。
会議終了時のチェックポイント：３つ
最後に、会議終了時に行うべきポイントをまとめました。
✔︎ 質問や、言い逃しがないかの確認
Web会議は空気感がわかりにくいので、話に入れず発言を逃してしまうことが良くあります。また、実は通信トラブルで途中 聞けていなかった、なんとことも。なので、最後に質問や言い逃しがないか確認してあげてください。
✔︎ 決定事項、アクションプランの確認
これは対面の会議でもやることですが、特にWeb会議だと顔が見えないだけに認識のズレが生じやすい傾向があります。一つ一つ時間をかけて丁寧に、今日の会議で決まったこと、次に実行することを確認し、ズレがあればその場ですり合わせるようにしましょう。
✔︎ 議事録の共有と、振り返り
議事録と言っても、チャットの履歴や、もしオンラインホワイトボードのスクショとかでもいいです。重要なのは、質よりも速さです。議事録はたたき台としてパッと作って共有し、全員で編集していくことをお勧めします。
また、会議の振り返り（音声・映像はどうだったか？進行のよかった点、改善点は何か？）なども、最初の頃でしたら実施し、次の会議に活かしていくといいでしょう。
まとめ
今回は、Web会議のファシリテーションで意識すべきチェックポイントをまとめました。慣れないうちはこれを全てやるのは難しいかもしれませんが、少しずつ実践していただければと思います。
例えば、この記事をブックマークしていただき、スマホで表示しながら「今日はこれをやろう！」という感じでチェックリストとして活用いただくのもオススメです。
ちなみに、今回紹介した中で私のオススメは
・チャットで積極的に相槌する
です。これをやると、特にプレゼンターの方がかなり喜んでくれます。是非実践してみてください。
本日の記事は以上です。
お読みいただきありがとうございました。
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