どれがいい？ チャット・メール・電話・ビデオ会議: 4つの使い分け(リモートワーク）

リモートワークがますます増えてます。
その際のコミュニケーションツールとしては、主に「チャット」「メール」「電話」「ビデオ会議」の4つが使われると思います。

今回は、これらのツールの使い分けについて、解説していきたいと思います。

各ツールの特徴と想定される使用場面

✔︎ チャット

■特徴
　・スピーディに会話できる（ただし、タイピングスキルに大きく依存）
　・会話の流れが見える
　・履歴を追うのが困難

■ 想定される使用場面
　・簡単な連絡、相談をする時
　・作業と並行してコミュニケーションする時
　・雑談

チャットのメリットは、そのスピードの速さです。ですので、社内のコミュニケーションであればまずベースとしてチャットを使うのがいいかと思います。テンポが大事ですので、細かい誤記や文法など気にせずポンポン書くのがコツですね。

✔︎ メール

■特徴
　・記録として残しておける
　・ファイルの添付やスケジュールの挿入など、カスタマイズの幅が広い
　・社外とのやりとりに使える

■想定される使用場面
　・重要な連絡、相談
　・メールの転送
　・社外とのコミュニケーション

メールは重要事項を残しておいたり、後から検索できるのが大きな特徴です。
また、社外とのやり取りも、現時点ではメールが中心になることが多いと思います。

✔︎  電話

■特徴
　・短時間で多くの情報を交換できる
　・電話回線を使える
　・相手の時間を強制的に奪ってしまう

■想定される使用場面
　・緊急性の高い報告、相談をする時
　・チャット、メールで伝わらない際のフォロー
　・込み入った話をする時
　・ネット回線が不調の時

チャットツールが普及してから、電話は相手の時間を奪うから避けるべき、という声もでてきています（ホリエモンが有名ですね。なんか歌も出してましたし https://www.youtube.com/watch?v=KVTW18igD5U ）。

しかし、非常にタイピングの早い方を除けば、多くの人にとって電話が最も早く情報伝達できるツールです。

やはり、込み入った話をする際は、依然として選ぶべきコミュニケーション手法だと思います。

✔︎ ビデオ電話

■  特徴
　・表情や仕草を伝えられる
　・モノを見せることができる
　・回線が弱いと上手く繋がらない（ネット回線を使っている場合）

■想定される使用場面
　・チームビルディングなど、お互いをよく知ることを重視した会議
　・サンプル・試作品を見せたい時
　・英語会議（語学力に自信がない人。ジェスチャーで乗り切れる..??）

リモートワークは、身だしなみは適当な場合も多いので、突然ビデオ電話をしてしまうと嫌がられるかもしれません。
事前に確認をとってから行うのがよいのかな？と思います。

私個人としては、こちらの笑顔を見せてあげられる点もビデオ会議の大きな
メリットです。

相手の方にどうも壁を作られていると思った際に、こちらが全く敵意がないのだということ示してあげると、その後のやり取りがスムーズになったりもします。

相手によって選ぶことも重要

コミュニケーションの本質は相手の立場を考えて行うことですので、状況に応じて臨機応変に選択することが大事です。

例えば、タイピングの苦手な年配の方や新入社員に、チャットでばかり話ていると、向こうの方に大きなストレスを与えてしまうかもしれません。

そんな時は、なるべくフォローのためにも電話する回数を増やす、といった気遣いが重要かな、と思います。

謝罪については「電話で行うのがマナー」と考えている方も世の中には一定数いらっしゃいます。
少し時代遅れだな、と思うかもしれませんが、いろいろな考えをもつ方と一緒に仕事ができてこそプロフェッショナルですので、そこは柔軟に対応した方がいいのだと思います。

まとめ

チャット、メール、電話、ビデオ電話の使い分けを解説しました。これらは目安であって、一つのルールで決められるものではないので、相手に応じて使い分けられるといいと思います。とはいえ、個人的には、居心地のよいツールを使い続けよう、という考えは避けた方がいいと思います。

具体的には、タイピングが苦手だからといつまでも電話に頼り続けること、などです。これでは、いつまでたっても成長できなくなってしまい、気がつけば時代に取り残されるかもしれません。

リモートワークをますます効率的に行うためにも、状況に応じて最適なツールを使い分けられるよう、挑戦してみてください。

以上、お読みいただきありがとうございました。

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