[業務改善]業務のマニュアルは、自分の頭だけに保存せず、Notionで共有すべき

業務のやり方を、新人に伝える時に口頭や担当者のメモベースで、伝達するルールとしていると、担当者ごとにばらつきが生じるのと、担当者が急に対応できなくなった場合に、誰も伝達できる人がいなくなり困ってしまいますよね。

なので、業務内容は個人の頭にしまっておかず、基本的には共有ファイルに保存しておき、その内容をみればある程度把握できるレベルにしておくことで、効率性もあがり、担当者依存とならずリスクを軽減する仕組みになるかと思います。

今回の記事は、「知見やナレッジは各個人で保持せずに、なるべく共有スペースに貯めていこう！」という話で、Notionにナレッジを共有する例で説明していこうと思います。

すべてマニュアル化するのは難しいが、やっておいたほうが安全

すべてマニュアル化、手順化するのも難しく、特定の項目についてはスペシャリストに聞かないと分からない！というものもあるとは思いますが、なるべくそのような体制とならないように、少しでも共有化しておくのが安全かと思います。

共有スペースは慣れているツールを使う

ナレッジの共有をする際の共有スペースとして、慣れているツールを使うで良いかと思います。
色々なツールがありますが、今回はNotionを使って業務内容のナレッジをまとめていきたいと思います。

Notionは多機能あるが、必要になったときに覚えるで良い

Notionは機能が多くどこからやっていったほうが良いか迷ってしまいますが、すべての機能を覚える必要もなく必要な機能を、必要になったときに覚えていくで良いかと思います。

私はNotion初心者でまだ使い慣れていないですが、10分程度でサンプル用の業務ナレッジページを作ることができましたので、興味があるかたはぜひやってみてください

「小売業の在庫管理や顧客情報の運用マニュアル」をNotionでまとめる

「小売業における在庫管理や顧客情報のデータ入力に関する運用マニュアル」を例に、Notionにまとめていきます。
「小売業の在庫管理」は専門外ですが、マニュアルの元ネタはChatGPTで聞いたものです。（サンプルネタを作成するのにもChatGTPは便利ですね！）

マニュアルの作成イメージ

テキストベースの元ネタがあれば10分程度で作成可能

現状のマニュアルが、テキストベースで保存されていれば、コピーしていけば良いので、上記ページレベルであれば10分程度が完成するかと思います。

とりあえず、見出しの設定だけ覚える

Notionは機能が多すぎてどこから覚えるのかが悩ましいところですが、一旦難しく考えず、文章を見やすくするために「見出しの設定」だけ覚えるだけでも十分使えるツールとなるかと思います。

Notionでのページ作成と、見出しの設定方法について

新規ページを作成する

左メニューから「ページを追加」リンクを押下すると新規ページが作成されます。

新規ページが作成される

見出しを設定する

/（スラッシュ）を入力するとフォーマット選択ができるので、「見出し1」を選択します。これで大きいフォントの見出し設定が完了です！簡単ですね

見出しに背景色をつける

見出しの左箇所にカーソルをあわせ、右クリックをするとメニューが表示されます。

「カラー」「背景色」から、背景色を選択すると見出しに背景色がつきます。

見出しに背景色がつきました。

おわりに

最後まで読んで頂き、ありがとうございます！

業務改善をすることで、トータルの労力が少なくなり、時間も増えれば他にできることも増えますので、少しずつでも業務の改善はしていたったほうが良いかと思います。

会社によっては使用できるツールが決まってたりするのでそのあたりは使えるツール内で実施するか、ボスを説得していくかとなります。。
なんだかんだで、現状を変える場合に周りを説得するのが労力がかかるところでもあるので、そのあたりが一番難しいですよね、、

今後も業務改善ネタや、Notionなどのツールネタについて発信していこうと思います！

おまけ

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