仕事の成否は〇〇で８割決まる

こんにちは！

並想メンターのむらけん＠Catali屋です！

最近、嬉しいことがありました。

オンラインで商談をしているので、地域関係なくお客様と接点を持てるのですが、先日、鹿児島の企業の人事とお話をさせていただきました。

アイスブレイクがてら、「私は大学の５年間、鹿児島に住んでいたんですよ〜」と話していたところ、まさかの同じ大学の学部学科だった事が判明しました！
４学年違いだったようです（笑）

時期は被っていないですが、それでもお互い共通に知っている教授の名前が飛び交い、すっかり親近感を持ってしまいました笑
コロナ禍がなければなかったご縁と考えると、大変貴重な出会いでした・・・！

さて、本日のテーマは、仕事の成否は段取りで８割決まるというお話です。

仕事を効率よく進めていくためにはどうしたら良いか？という議論はさまざまあります。
中でも、私は「段取り」が大きな鍵を握っていると感じています。
そこで、私が働いている中で経験した事例をもとに、何がポイントになるのかまとめてみました！

働き始めた当初の状況

私が入社当時に行っていた仕事の進め方は、非常に場当たり的なものでした。

仕事の予定は、動かせない予定が先に埋まっていきやすいです。
例えば、お客様との商談や、社内MTGなど、さまざまな関係者と調整された時間です。

自動で決まる予定もありますが、自分でコントロールできる時間に関しては、自分で設計をする必要があります。
私の場合、例えば新規のお客様へのテレアポをしたり、研修実施のための準備時間を設計していました。

自分で設計する、それ自体はできていたのですが、問題はどうやってスケジューリングしていくか？にありました。
当時の私は、前日に明日の予定を見て、空き時間に何をしようか？と決めていたのです。

一見、きちんと前日に予定を立てられていて良いのでは？と思うかもしれません。

しかし、実態としては、空いた時間を埋めることに注力してしまいがちになっていました。
自分で設計する分、自由度が高いので、無意識に優先度の低いタスクを詰め込んで、あたかもやる事がいっぱいのように見えます。

それをこなせば1日での達成感や一生懸命働いている感があったので、意外と気づきませんでした。

しかし、そのような仕事の設計をしている限りなかなかやりたいことや成果を出すというところまで行きつきません。

私が「うまく回らないな・・・」と気付いたのは、「あ、あれやっていなかった・・・！」という事が出てきたり、先輩とのMTGの直前になって「打ち合わせ内容についてちゃんと考える必要があった・・・」と失敗を繰り返したからです。

気付いたその時にはすでに遅く、全体の進捗を遅らせてしまっていました。

２週間前のスケジューリング

そこで、私がまず変えたのは、１週間単位で計画を立てるということです。

１週間のうちにやらなければならないゴールは何か？というイメージを膨らませ、そのために月曜日には何をしておく必要があるのか？火曜日は？水曜日は？・・・と設計したのです。

私の場合は、テレアポを１週間で100件するために、どの隙間時間を使って電話していくか？を設計していました。
その時は、部署の方針からKPIを架電数と設定していたため、テレアポを重要事項としてスケジュールに落としていました。

そのように、あらかじめ１週間単位で設計しておけば、１週間の間は全体イメージを意識せずに働く事ができます。
その時間で〇〇をやる！と決めて打ち込むことで、自然と集中力が増し、かつ、物事もうまく進んでいきました。

ただ、それだけでは問題は解決しませんでした。

１週間先の予定を立ててもうまくいくケースは、１週間以内で終わるタスクの場合です。
それ以上かかるタスクの場合は、うまくいきません。

例えば、お客様への提案の場合、何を提案するのか？どうやって提案するのか？いつ提案するのか？など、検討事項がたくさんあります。
そのため、研修講師とのすり合わせのMTGを組んだり、提案書を作成したり、アポイントを調整する時間も必要になります。

そのような場合、タスクは２週間以上に渡ります。

２週間先のゴールから逆算して、いつまでに、何を実行する必要があるか？を想定してスケジューリングしないと適切に進めていくことはできません。

今は、次の１週間でのスケジューリングではなく、２週間先を見据えて、TO DOを明確にしています。

大きな石と小さな石

これは、何を優先的にスケジューリングしていくか？の例え話です。

タスクをクリアするために必要なTO DOには、濃淡があります。

重要な意味を持つTO DOを大きな石と表現し、さほど重要ではないTO DOを小さな石とします。

あなたはスケジューリングする際に、どちらを先に配置しますか？？

お勧めしたいのは、大きな石を先に置き、それから小さな石を置くことです。

例えば、「お客様に提案する」というタスクを考えるとき、「提案の方針を決めるMTG」は重要であり、大きな石です。
しかも、これができなければ他に進捗できるTO DOがないため、緊急性も高いです。

研修講師の予定もあるでしょうから、先にスケジュールを確定させておかなければ、どんどん納期が遅れてしまいかねません。

そう考えると、「提案書作成」「商談時のプレゼンにおける役割分担」は大きな石として考えられます。

これらは早々にスケジューリングしておいた方が安心です。

一方で、小さな石はなんでしょうか。

「提案書のデザインを決める」「提案書の草案を講師に共有する」「見積もりを出す」といった、細々としたTO DOがこれに当たります。

これらは大きな石の間で、できる時にササッと済ませてしまいましょう。

他者と連携して進めるタスクはマイルストーンを設定する

そのタスクが
・一人の作業で完結しているのもの
なのか、
・複数の人とのやり取りで進めるもの
なのかによっても、段取りは変わってきます。

一人の場合は、何をやるのか？を明確にしておき、それを粛々と進めていけば、タスク完了まで到達できます。

しかし、複数の方とのやりとりが発生する業務の場合、きちんとマイルストーンを設定して、いつまでに、何を行うのかについて、共通認識を持って進めていかなければなりません。

きちんと相談をした上で、事前にスケジューリングをしておくことで、一緒に進めている相手も安心できます。

私の場合は、Googleカレンダーで管理しているのですが、先輩と納期をカレンダーに反映させることで共通認識を持って進めいています。

（おまけ）目的・目標から逆算してやることを明確にする

以上でお話ししてきたことは、タスクの達成に向けてTO DOを明確にして、正しくスケジューリングしていくポイントでした。

事前準備が鍵を握っている仕事においては、少し違った目線で考えることも必要です。

それは、やる必要があるTO DOなのかどうか？という視点です。

仕事はその性質上、やることを増やそうと思えばどんどんTODOは増えていきます。

営業職の私は、「お客様のためになるから・・・」「効率よく顧客対応できるから」という合言葉に、あれもこれもやらなければ・・・とTO DOを増やしてしまう癖があります。

そのような意欲は大事だな（笑）とは思うのですが、そのために自分が忙しくなって首が回らなくなり、価値を届けたいお客様に迷惑をかけてしまっては、本末転倒です。

目指す目標を達成するために直結するTO DOなのか？を見直すことで、優先度が低いTO DOが見つかったり、逆にこれだけは外せないTO DOが見つかったりします。

「なぜこのタスクを実行する必要があるか？」と問いかけて、明確な答えが言えるようなTO DOを増やしていくことが、本質的な仕事をしていくために必要だと私は思っています。

本日は以上です！

いかがでしたか？？
仕事を進めていけば、なかなか進められなかったり、事前準備ができていなかった！と焦る場面もあると思います。

きちんと達成するためのシナリオをイメージして、一つ一つクリアしていくスケジューリングができれば、仕事で成果を出していくことは難しくありません。

場当たり的に仕事をこなしていると、忙しい・・・という気持ちばかりが募ってしまいかねないので、落ち着いて仕事に取り組めるための事前準備をしてみましょう！

とはいえ、まだまだ私もしっかりできているわけではありません（笑）

あなたのスケジューリングのコツがあれば、ぜひ教えていただけたら嬉しいです！

それでは、また次回お会いしましょう！

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