業務を構造化する意義　その①

はじめに

本日は、「業務を構造化する意義」について、前半・後半の2部構成でお話しします。前半では業務とは何を指すのかを深掘りしていきます。

業務とは・・

業務とは本来しっかりと定義され、従業員に割り当てられるものです。しかし、「業務の見える化」という言葉が存在するのは、業務が曖昧になり、その全体像が把握しづらくなっているためです。本来定義されているはずの業務を、なぜ「見える化」しなければならないのでしょうか？

まず、「業務」とは何を指すのかを確認する必要があります。
会社内では「業務」「作業」「タスク」「ジョブ」など、さまざまな言葉が使われていますが、それらの用法にも定義は存在していますが、部署や人によっても解釈が異なることが多いです。

【例】見積書作成

例えば、「見積書作成」という仕事がありますが、これは「業務」なのか「作業」なのかどちらか考えてみます。

見積書作成のプロセスとは

1. 見積依頼の受領

2. 見積依頼内容の確認

3. 見積書作成ソフトの起動

4. 内容の入力

5. 入力内容の確認

6. 確定ボタンの押下

7. 承認依頼の実施

これらの工程を考慮すると、「業務」と「タスク」と「ジョブ」は同等と考えられ、その下に「作業」が存在していると考えられます。
また、「見積依頼の内容を入力する」はプロセスの中の作業でありひとつのアクティビティです。

1. 顧客コードの入力

2. 商品コードの入力

3. 数量の入力

などと、さらに細かく分解することが可能です。
つまり、業務とは「アウトプット」を得るために「インプット」を処理する一連の行為であると捉えることができます。

「ジョブディスクリプション」という言葉もありますが、これは日本語では「業務記述書」とされ、会社内で従業員が行うべき業務内容を示したものです。自社内にある業務一覧や業務分掌を確認すると、その粒度が統一されていないことに気づくかもしれません。

例えば「在庫管理」という業務を考えた場合、それは「適正在庫を保持するための管理業務」であるが、その下に「現在庫数量の把握」「入庫・出庫予定の確認」など、数多くの作業が含まれます。

では、なぜ「業務の構造化」が必要なのでしょうか？ その理由は次回の執筆で詳しくご紹介させていただければと思います。

次回へ続く・・・

最後に

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