文具マニアによるデキる大人のメモ術 〈上手なメモの取り方編〉
今回は前回に引き続き、文具が好きすぎて週一で文具を買い漁り、ついには作り手になってしまった僕が仕事や普段の生活に役に立つメモのコツについて書いていこうと思う。
普段持ち歩いて使うのにおすすめのノートと文具について書いた前回の記事はこちら。
また次回の記事ではメモしたものの保存や整理について紹介する予定です。
メモにいちばん大事なマインド ※220310追記
一番大事な事を書いていなかったので先に書いておきます。
メモとは
・綺麗に書かなくていい
読めればいいです。字が汚いとか文句は言いません。最初から綺麗にやろうとする気持ちは痛いほど分かります。特に新しいメモ帳の最初。
・一時的なもの
その日やその週みたいな短い時間でいらなくなるものが多いです。そういうもんです。無駄じゃないです。大事です。もちろんこの先ずっと大事なこともメモして下さい。
・大事な情報は後で整理
大事な情報は保存しますよね？メモ帳も後から重要な情報を抜き出して別のところにまとめます。めっくて見返せばいい？いいえ。その情報は前のメモ帳の中です。あーあ。
別の場所にまとめましょう。〈メモのまとめ編をご覧下さい。〉
・スピード大事
書き逃したらさいご。次はありません。頭の中のクリップボードはすぐ曖昧になるしペーストする前によく消えてなくなります。だから！はい！！書きましょう！！！
いつメモをするのか
職場や使い方によって書かれる内容は変わってくるが僕の場合はこうなる。
1．仕事の指示や内容を忘れないための記録
これが一番多く基本的な使われ方だと思う。
簡単で覚えて居られるような内容でも書くようにしよう。
聞いた時は、そんなのその時考えれば思いつきそうだなと思っても他のことに気を取られて忘れてしまったりする。簡単な事をミスるのはへこむし無駄なのでのでめんどくさがらずにに書いておこう。
2．誰かに何かを伝える
割と多い。簡単な図を書いてみたり紙を使って説明するとわかりやすい場合がある。
また、切り取って伝言を残したりする使い方も前回の記事で紹介したノートなら綺麗に切り取れる。
3．アイディアを書き留める、考えを整理する
僕はこの使い方が一番多いかな。思いついた事を一回忘れてしまうとなかなか思い出せないし、思い出したとしてもなんかまだ大事な事を忘れているような…そんなモヤモヤが残る。
また、思いついた事を頭の中であまり長い間保持しようとすると頭の中がごちゃごちゃになって物事に集中できなくなる。
常に脳内の作業台の上をなるべく広く空けておけばいつでも新しい事に集中できるようになる。
思いついたアイディアについて一つ。
思い浮かんだその瞬間に書こうとするとアイディアに逃げられることがあるので一拍おいて考え、落ち着いて言葉にしてから紙に書く事をおすすめする。
大物だ！！と興奮して思考そっちのけでメモを開いているとあっという間にいなくなってしまうこともしばしば。
4．仕事の軌跡を確認しモチベーションを上げる。
上記３つのよくある使い方にプラスしてこの効果も大きいと考えている。
物事はマラソンと同じだと考えていて、最初からゴールのとこを考えるとなかなかにしんどい。でも「そこの電柱まで」「そこの曲がり角まで」と小刻みな目標をたてて、後ろを振り返れば長い道のりを走ってきたことに気付く。
日常も仕事も同じでこなしてきた仕事や考えた事、アイディアなどが積み重なっていく。
普段はそんなに意識しなくても少し振り返るチェックの入ったToDoがたくさん並んでいるのはモチベーションや自信に繋がる。
メモの取り方のコツ
これから紹介するメモはバレットジャーナルや手帳術などを参考に日常的に、一冊のノートでなんでもかんでも記録してやろうとシンプルに組んだノウハウなので誰でも簡単んい真似できると思います。
自分なりにアレンジしてメモの参考にしてみてください。
日付大事
その日初めて開いたタイミングで2本線を端から端まで引き、日付を書く。
これがすごく大事。メモや記録における一番大事な要素は時間。いつその内容を聞いたか、書き記したか、いつやったのか。
日付は6桁でYYMMDDの形式がいい。
年はいらないだろと書いた時は思う。でもあとでメモを見返す必要があった時「これって何年のメモなんだろう…書いておけばよかった」と後悔する。最初から6桁書いておけば生きているうちの大体の範囲はカバーできる。
僕はこのフォーマットが好きすぎて至る所で多様している。スタンプを買って押しまくっている。
項目はひと目でわかるように
Todoは四角。
ちょっとしたメモは丸。難しくない。
『資料の印刷』は完了したので一本線を引く。
『Aさんに電話』はしなくて良くなったので中止、不可能のバツをつけてよう。
会議の日程は手帳に書き写した。もしくはスマホの予定表に入力したので項目全体に線をひいて他の場所に移動したことがわかるように先を矢印状にしておこう。
アイディアや雑記もどんどん書いていこう。
メモは誰かに見られた時綺麗な方がいいとか、理想のノート像のようなものを目指して書いていると必要な情報を記録できない使えない文字列になってしまうので必要なものをどんどん書いていこう。自分で分かればいい。
次の日
開いたらまずは2本線を引き、書き始める。
必要があれば新しいページでも構わない。
このような感じで書いていくとどのメモがいつ書かれたかがひと目でわかる。ページをこえても二重線まで遡ればそのメモの日付に簡単にたどりつける。
ToDoの四角は中にいろいろな記号を書くことで変化する状態を表すことができる。
慣れてくると色んな情報の中で空白の四角を見つける事でやり残したことがひと目で分かるようになる。
スピード大事
話を聞いていたらなんか重要な話を始めた！！やばいこれは書いとかないと！！！
こんなシチュエーションはザラにある。
そんな時、メモを素早く取り出せても続きがなかなかひらけない。。。
空いていると思ったらたまたま白紙が多かっただけだった。。。。
そんな人には付せんを使う小技を紹介。
紙だとすぐに折れたり破れたりしてしまうのでフィルム素材の付せん(インデックス)を使ったところに貼っておく。経ったそれだけ。
付せんを抑えながら開けば一瞬で白い紙が開ける。
ちょっとしたことで劇的に使いやすくなってこれに気付いた時は天才かと思ってしまった。システム手帳のリフターと同じことだけど付せんなら簡単に移動できるしどんなノートでも使える。
（移動を忘れると秒で古いページを開くことになるので注意しましょう。）
またノート自体も常に持ち歩くか机やカバンの一番取り出しやすい位置にしまおう。
また、毎日持ち歩くことも重要。時系列順に何があったか見れるのも役に立つことがある。
上記で使用したノートと付せんはこちら
KOKUYO ソフトリングノートA5 70ページ
スリーエム ポストイット
話をメモするときのコツ〈パンくず式メモ〉
メモがうまく活用できない人の中には、話を聞いて何を書けばいいかわからないという人ががいる。一通り話を聞いた後、メモはまだ白紙のまま。どんどん話も頭から抜け落ちていく…
そんな人には僕が昔からやっているメモの方式を紹介する。
パンくず式メモと呼んでいて小学生の時の国語の聞き取りテストからこの方式でやっている。この方式で書くと話の内容をほとんど再現することができるようになる。ただこれで不自由したことがないのでもっといい方法があるかも分からない。
（一応書いておくが、「パンくず」とは童話の中で道しるべとしてパンをちぎってまいた話から何かをたどるときの目印という意味。最近ではWEBサイト用語として使われるのをよく見かける。）
まずは相手の話を聞く前になんの話をするか分かっていればタイトルとして書いておこう。わからなければタイトルは後でもいい。
相手が話はじめたら何を話してるか常に先を予想しながら話す。
全く予想できない、もしくは予想に反した場合、それはあなたにとって全く新しい情報であるか、1人で考えても分からないものの可能性が高いのでメモしよう。
全部新しい？？文章が長すぎて追いつかない？？
文章を全部書く必要はないし、早く書けない文字はバンバン省略しよう。
文章も断片的でも重要な言葉や聞いた事ない言葉をパンくずのようにポツポツとメモしていく。
相手が話終わったら記憶が新しいうちにそのメモを見返して相手が何を話していたか頭の中でリプレイしよう。
そこで意味がわからなかったら聞くしかない。わからないものをわからないままにしておくと後で大変な事になる…。
上の文章でやるならこんな感じだ。
【メモ コツ】
相手の話 予ようしてきく
→できない 知らない→ メモ！
文章 すべて 必要ない
文字 省リャク ok
重要，きいたことない ことば
パンくずみたいに 書く
話おわったら 見返し，
頭の中で 話をさいげんする
分からないこと→きく
人によっては書くのを待ってくれる人もいるがそうじゃない人もいるので雑でもいいので書いてみよう。
メモして終わりじゃない
メモの内容にはその日だけ、その週だけあればいいような一時的な内容とたまーにお世話になる取引先の担当の人などとっておくべき情報などの内容がごちゃ混ぜに書かれる事になる。
次回の記事はそれらを保存し、まとめる方法を一例として紹介したいと思います。
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