【No.5 最高のパフォーマンスの出し方】
高校の時からインターンや小さなプロジェクトに良いのか悪いのかかなりの時間を費やし、その数も思い返せば10を超えるようになりました。
1つの場所に長く属すことが出来なかったとも言えるし、多くの場所を経験できたとも言えるのですが、ここ最近、やっと自分なりのパフォーマンスの出し方がわかってきた感じがするので、今日はそれについて共有できたらと思います！
"いかに短い時間で質の高い準備を行って業務に取り組めるか"
与えられた業務にすぐがっついていた自分が業務効率化とアウトプットの質向上を考えたときに、必要だと感じたたった3つの準備（思考）です。
引き続きFacebookでコメントお待ちしております🙇♂️
1. 目的と全体像を捉える
目的と全体像を捉えるとは
1つ目の準備は"目的と全体像を捉えること"です。
これが出来てこそ、これから書く2や3が可能になり、最終的に業務効率化やアウトプットの質が向上すると考えるので、私は何をするにしても最も必要な準備であり、大切な思考だと捉えています💪
プロジェクトに関わる上で捉えるべき目的と全体像は主に2つあると考えます。
①プロジェクト全体の目的と全体像
②日々発生するタスクの目的と全体像
①はマクロな視点で、自分のプロジェクトでの役職や立ち回りを明確にし、②を捉える上での前提となるため、まず確認すべきことです。
②はミクロな視点で、日々のタスクに取り組む際に要求された通りorそれ以上のアウトプットを出すために毎回やるべきことです。
今回は日常的な業務に取り組む際のパフォーマンスの出し方ということで、特に②の視点から説明していければと思います。とは言え①と根本的な思考法は特に変わりません。
ⅰ 目的（ゴール）やアウトプットの明確化
ⅱ 目的達成のために必要な自らのタスクの洗い出し
ⅲ 優先順位をつけてスケジューリング
※ⅰ,ⅱ,ⅲで自らの思考に誤りがないか発注者に確認を取る（初めての業務では確認回数を増やす）
この思考を行うことで、最終的なアウトプットを根本から誤ることは避けられるだけでなく、目的から導かれる自分なりのアイデアで付加価値をつけられ、発注者の期待値以上の成果も出すことが可能だと考えます👌
1つの1つのハウツー的なことは、一番下に記載してある本『イシューからはじめよ』等で読んでいただいた方が確実にわかりやすいと思うので、私からは私なりの視点で主に現実でよく向き合う②の視点からその必要性を説明していきたいと思います📚
ⅰ 目的とアウトプットの明確化
自分なりにそのプロジェクトや業務に携わる目的を考え、最終的なゴールをイメージします。
つまり、「どんな立ち振る舞いをすればチームに貢献できるか」「どんなアウトプットの形になれば発注者やその先にいるお客さんが喜んでくれるのか」を考え、言語化させます✍️（私は与えられたタスクが複雑な程、目的やアウトプットのイメージをノートに書き出して都度都度確認しています）
これを行わない場合、発注者が全く必要としていないことを行ってしまい、何の意味もない行動に時間を割いてしまうことになります。与えられる業務には確実に意味があり、その意味によってアウトプットの形は確実に変化するので、間違いなく必要な思考だと考えます。
ⅱ 必要な自らのタスクの洗い出し
次にⅰでイメージしたアウトプットを作り出すために必要なタスクを全て洗い出します。この際、①で自らの役割を認識していることで自らに必要なタスクを過不足なく洗い出すことができると考えます💭
また目的やアウトプットの形が想像できていると、絶対に必要なタスクを芋づる式に洗い出せると同時に、「これを加えてやればより良いアウトプットになる」という付加価値も加えることができると考えます。
ⅲ 優先順位とスケジューリング
必要なタスクを洗い出せたら、あとは早急に対応が必要なものから優先順位をつけ、スケジュールを立てるだけです🗓️
この際、時間に追われて出すアウトプットの質は格段に落ちるため、どの業務やタスクでも可能な限り余裕を持って取り組めるよう、提出期限を設定してもらうようにしています。（期限より早く出せる分には何の問題もなし！）
仮説を発注者にチェック
何より大切なのは、ⅰ,ⅱ,ⅲごとで考えた自分なりの仮説を発注者（上司やクライアント）の迷惑にならない程度で頻繁に確認することです。
肝は、ただ「目的は何ですか」や「何をすればいいですか？」と確認するのではなく、自分なりに考えた仮説から「この目的であっていますか？」や「この作業の流れで問題ないですか？」などというように仮説の確認の形をとることで、コミュニケーションを円滑に進め、発注者に工数を取らせないことです。
その上で間違いは簡単にその場で修正ができ、追加で必要な要素を付け加えてもらうこともできます✍️
【例】「Excelでイベントの顧客データをまとめて欲しい」と依頼があったとき
ⅰ 目的（ゴール）とアウトプットの明確化
→なぜその資料を作る必要があるのかを考え、確認する。
目的
①自社の事業紹介のプレゼンテーションに可視化された顧客データを盛り込みたいため
②クライアントに可視化された顧客データの提出を要求されたため
③来年度以降の施策のストックにするため
アウトプットイメージ
①遠くから見る人でも理解できるようなグラフや表を作成
②クライアントが必要としているデータのみで整理して作成。クライアントの要求に応じて表やグラフも作成。
③もし昨年度の例があればそれと同様の様式で作成。無ければ次年度以降の参考になるようなフォーマットとして必要な参加者属性などを明確にした表やグラフを作成
などなどが考えられると思います。上記を依頼を受けている最中に考えながら、なるべくその場で自分なりの仮説を持って上長に確認します。またこの際、スケジュールを立てるために提出期限も確認します✅
ⅱ 目的達成のために必要なタスクを洗い出し、優先順位をつけてスケジューリング
①の場合を考えると、
どんな機会のプレゼンテーションに必要なデータなのかを確認
ターゲットとなる聴衆が見てインパクトを与えられるデータは何かを整理
間違ったデータを引用しないよう引用元はどこで、どのように引用するかを整理
最終的な表やグラフをイメージして列、行を何にするかを整理
決めた方式でデータを引用（引用後も値が変わる可能性がある場合はなるべく関数を使って自動化）
表やグラフに変換
プレゼンテーションに載せたときに聴衆に伝えたいことが伝わるか／見やすいか確認（自分以外の人に確認）
要求された提出様式に併せて提出／完了報告
が考えられます。目的をまず考えることで上記のように必要なタスクは変わることはお分かりいただけたでしょうか。
そして2のように、発注者に要求されたデータだけでなく、場合によっては自分なりに考えたインパクトのあるデータを追加で設けることで自らの付加価値をつけることが可能になります。
自分で仮説を持って進めたり自分で調べたりしながら、いかに発注者の作業工数を減らしてアウトプットの質を高められるか。これが2の自らでコントロール可能な部分を見極める話に繋がります。
2. コントロール可能な部分を見極める
2は簡単に言えば、洗い出したタスクを自分ができる／わかることとできない／わからないことに仕分けることです🤔
確かに発注者や上長に確認すればわかることはほとんどですが、間違いなく相手は自分より時間がないので、自分にできるものは全て自分で行って相手の作業工数を減らす努力をする必要があります。
情報社会において、大抵のことはインターネットで調べたり、ChatGPTを使えば自分で解決できます。その中で、本当に人に聞いたり頼んだりしなければいけないことは限られています💻
例えば先程の例で言えば、1,2,8以外はほぼ確実に自らでコントロール可能なタスクです。1,2,8であっても場合によっては、議事録等に記載されており、聞く必要のないこともあり得ると思います。
求められることは、いかにアウトプットの質は保ちつつ発注者の時間を奪わないよう作業を効率化できるかです👌
少し話はずれますが、これは日常生活で幸せに生きる上でも必要な考え方のように最近は感じています。それはまた別の機会で書いていきたいと思います。
3. 勝負どころと確認時点を見極める
業務やプロジェクトに関わっていれば、ひたすらタスクに追われ、試行する時間もない忙しい時期がやってくると思います。
それを事前に察知して、準備ができているかいないかでその時のアウトプットの質はもちろん精神的な安定性も確保できると思います。
これは②日々発生するタスクの目的と全体像においても必要なことでありながら、特に①プロジェクト全体の目的と全体像の時点で捉えておくことによって、長い目で見て常に一定のクオリティやモチベーションを保ってプロジェクトに関わることができると思います。
100%フルのモチベーションで仕事を毎日継続するのは私にはまずできません。どんなにすごい人でもそうではないでしょうか。きっと必要なのは70％~80%程度のバランスを常に保ちながら、勝負所で100％を発揮できるよう準備しておくことなのではないかと考えています👌
さいごに
最高のパフォーマンスの出し方ということで、私なりのタスクに飛び込む前の準備の仕方／思考法を書いてきました✍️
とりあえず行動しなきゃと言われる時代であり、私自身そうやってとりあえず行動して失敗してブラッシュアップさせていくことを続けてきましたが、どうしてもそれを毎日のようにずっとやっている時間はなく、精神的にもまあまあ来ます。
そんな中で必要な準備を考え、私はこの3つに絞って準備（思考）を行い、無駄な失敗の数を減らすことができています💪
限られた時間を自分や誰かのために最大限に活かす。そんなことを仕事でもプライベートでも実現できるようになりたいものです。
結局、投稿滞ってしまっておりましたが、引き続き発信しながらバンバン色んな方に叩いていただこうと思います👊
私がしていない皆さんなりの準備の仕方や仕事の取り組み方、否定意見等々あれば、是非Facebookページのコメントにて教えていただけると嬉しいです！
▼参考にさせていただいた本のリンク
・『入社1年目の教科書』
入社１年目の教科書 | 書籍 | ダイヤモンド社 (diamond.co.jp)
・『イシューからはじめよ』
イシューからはじめよ――知的生産の「シンプルな本質」 | 安宅和人 |本 | 通販 | Amazon
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