説明力を鍛えるにはこれだけ意識する
社会人になると、誰かに説明をする場面が多いかと思います。
同僚であったり、上司であったり、部の会議だったり、お客さんに対してであったり、と様々な相手がいます。
そんな時にうまく説明できない時ありますよね。
私も説明が上手い方ではありませんでした。
新人の頃は上司に「何を言っているのかわからん」とよく言われました。。。
とある時に説明力を磨き直そうと思い立ち、色々取り組んだ結果、これを意識しておけば、伝わりやすくなる説明の仕方をご紹介します。
まずは結論を15秒で話す
もう耳タコかもしれませんが、やっぱりこれに尽きます。
とにかく結論から話しましょう。
結論から話さなきゃ、と分かっていてもその結論を話すのが長くなってしまって結局なんだっけ？言われてしまう人もいるかと思います。
結論から伝える、の重要なポイントは「15秒でまとめる」です。
人は基本的に長い話を聞くのが苦手です。
集中力がそんなにもたないので。。。
ですが、ほとんどの人でも15秒は集中して聴けるようです。
なので、最初の15秒間に結論をまとめこみます。
これさえうまくいけば、あとの説明もすんなりつながって理解してくれます。
逆にここでつまづいてしまうと、相手も「こいつは何が言いたいんだ？」となってしまうので、15秒で言いたいことをまとめるように意識しましょう。
ちなみに私は仕事をする上で、要約力を常に意識しています。
そちらについては以前書いた記事がありますので参考になれば嬉しいです。
説明の順番は、結論→理由→事例→結論
説明はこのフレームワークに当てはまることが基本です。
まず結論。これを15秒くらい。
次に理由ですが、結論や伝えたいことには必ず理由や背景があります。
それをさらに15〜45秒で伝えます。
これも簡潔にすることが重要です。
特に上司やお客さんへの説明の場では、この理由、背景、思い、という部分が重要視されますので、明確な言葉で伝えられた方がいいです。
次に事例です。
これは例え話を挟むことで相手により伝えたいことをイメージしてもらうことができます。
これは伝え方のコツでもあるのですが、相手のイメージできない物を伝えても、結局相手がイメージできないから伝わらないんですね。
最初の結論、理由が伝わりにくかったとしても、事例がよくイメージできる物であれば一気に相手に伝わります。
最初の結論、理由が点でバラバラだったものが、一気に線につながっていきます。
最後にもう一回結論を持ってきます。
冒頭にも書きましたが、人は集中力がもたないんです。
なので冒頭に結論を話したとしても、途中の事例などが長かったら、結局なんだっけ？となってしまいます。
なので説明の最後も必ず結論で締める。
このフレームワークをまずはひたすら意識して取り組んでいきましょう。
誰かに話す時にこのフレームワークで話すこと、もしくはブログやnoteなどで文章としてこのフレームワークを練習するのもいいかと思います。
基本的には今回ご紹介した「結論を15秒で話す」「結論→理由→事例→結論の順番で話す」の二つを意識して伝えるようにするだけでも、だいぶ変わってきます。
伝え方や報告、は永遠のテーマだと思っています。
どんなに上手い人でも完璧ではない、常に意識して行動した人だけが上手くい続けられます。
自分もこれを機に、もう一度説明力は鍛え直していきたいなと思います！
今回参考にしたのは以下の本です。
斎藤先生の本はわかりやすい言葉で書かれているのでとても参考になります。
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