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【ワークハック ＃01】仕事もプライベートも可視化が大事

あらぱぱ

「上司に頼まれた資料って、いつまでだっけ……」
「あとでメモしておこうと思ったことって、なんだっけ……」
「やること多すぎて、なにから手をつけていいかサッパリ……」

仕事だけではありませんが、いろんなところから矢継ぎ早に質問やら依頼やらが飛び込んできます。

小規模な案件や、自分だけで完結することを忘れてしまう程度であれば問題ありませんが、そうでない案件もあります。

「〇月〇日までに、△△△のプレゼン資料を完成させておくように！」と言われ、すっかり失念してこっぴどく怒られたのは数年前のわたしです……。

そんな失敗を起こさないために、そして常に頭のなかをスッキリした状態で仕事をするためにも「可視化」することはとても大事。

今回は仕事の生産性と作業効率をあげるための「可視化」について、わたしなりのやりかたについて紹介していきます。

「可視化」の方法は十人十色なのですべての人に合うわけではありません。
自分なりのやりかたが絶対に見つかるので、最初は簡単なことから始めてみてください！



まずはとにかく書き出す

「可視化」と言われると、難しい内容をイメージしてしまう人もいるかもしれません。
（過去のわたし自身がそうでした……）

  • チームメンバーのタスク管理表

  • プロジェクトのガントチャート

  • 業績や実績の表やグラフ

  • など

これらも可視化の一部ですが、はじめから難しい内容をつくる必要はありません。

まずはとにかく書き出しましょう！

  • 自分が今日絶対にやらないといけないこと

  • 今日中にやれたらいいと思うこと

  • 将来的にやってみたいこと

  • 上司や同僚からの依頼事

  • 取引先と打ち合わせした内容

  • 仕事中に気が付いたこと

  • 休憩中に思い浮かんだアイデア

  • 行ってみたいお店や場所

  • 仕事帰りに買ってきてと妻に頼まれたモノ

  • 読んでみたいと思った本

  • などなど

全然仕事に関係ないようなこともありますが、とりあえず頭のなかで思い浮かんだことは書き出しておくといいです。

一見するとどうでもよさそうなことが、素晴らしい企画に結びつくことだってあります。

注意点としては「可視化すること自体のハードルを上げすぎない」ことです。
可視化そのものがタスクになってしまうというのは本末転倒……。

可視化することは、仕事の目標や目的を達成させるための手段でしかありません。
可視化（一覧表やグラフなど）がゴールにならないように注意しましょう。


内容は気にせずどんどん書き出す

さきほどもお伝えしましたが、書き出す内容は選別する必要ありません。

  • こんなこと書いてもな……

  • 絶対にこんなこと必要ないだろ……

  • どうせ実現できないし……

  • 上司にバカにされるだろうな……

といった感じで「書き出そう！」と決めても、ゼロ秒でやらない理由（言い訳）を生み出せます。

そんなことは一切考えずに書き出していくのがポイント。

わたしは
①仕事用のインボックス
②プライベート用のインボックス
と2つのインボックスにわけて書き出してますが、分ける必要はないと思っています。

あまりにもインボックスに入るモノが多いため、仕分け効率を考えて分けているだけ……。

  • 頭のなかで考えたこと

  • 人から言われたこと

  • 教えてもらったこと

  • YouTubeやSNSを見て気が付いたこと

とにかくなんでもいいので書き出してみるところから始めてみましょう。


だれに？ なにを？ いつまでに？

「とにかくなんでもいいから書き出しましょう」と言いました。

その書き出した内容に、3つのことを追加するだけでそれっぽくなってきます。

  • だれに？

  • なにを？

  • いつまでに？

この3つです。

□ プレゼン資料をつくる

このように書かれたことを、上の3つに当てはめていきましょう。

⇩

  • だれに？→ 部長に提出

  • なにを？→ 新規クライアントの説明資料

  • いつまでに？→ 今週の金曜日まで

もし書き出した日（部長に依頼された日）が提出週の月曜日なのであれば……

  • 資料に必要な情報収集

  • 資料の構成づくり

  • 資料素案作成

  • 資料作成

  • 内容確認

  • 修正など

といった具合になるかと思います。

どうですか？
ただ「プレゼン資料をつくる」と言っても、その目標を達成させるためには必要なタスクがもろもろあります。

その必要なタスクが漏れたり、遅れたりしないようにするための可視化です。

□ 仕事帰りに妻に頼まれたものを買う

このような内容であれば、3つの要素に当てはめなくていいかと思います。

あなた自身のなかで「これは比較的重要なことだな」「もうちょっと整理したいない」「深堀して考えたいな」と思うことは、3つの要素に当てはめるようにしてみてください。


まとめ

ということで、今回のまとめです。

  • わたしなりのワークハックを紹介してきました

  • 仕事もプライベートも「可視化」が大事

  • 難しいことをやろうとしなくて良し

  • まずはとにかくなんでもいいので書き出す

  • 良いアイデアも忘れてしまっては意味がない

  • 言い訳を考える前にとにかく書き出す

  • 書き出した内容は3つの要素に当てはめる
    ①だれに？
    ②なにを？
    ③いつまでに？

  • 3つの要素に当てはめると、いま取るべき行動が見えてくる

そんな感じです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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