＃2 このまま進めて大丈夫？DXを用いた業務改善案を５W1H分析
こんにちは！
私はとあるスーパーマーケットの本部で店舗の営業活動をサポートする業務に携わっております。
以前にもDXやIT技術を用いて仕事やプライベートをの生産性を上げることができないか考察しておりましたが
今回は業務の課題について関係者へのインタビューなども実施し深掘りしてみました。
以前の記事も良ければ見てみてください。👇👇
1．手作業はおさらば！まとめ売りの売価登録はおまかせ！
スーパーでよく「2点まとめて○○円」「よりどり3点○○円」という売られ方している商品を見たことありませんか？
いわゆるまとめ売りです。
普段何気なく買い物をしていると気づかないかもしれませんが、
レジで商品の種類と個数が判定され自動で値引きされるって地味にすごいと思いませんか？
ただこれ売価の登録方法がめんどくさいんです…
通常のチラシなどの安い商品の売価はチラシ企画などで設定することによって全店一斉に設定した売価が登録されます。
まとめ売りは個店別に実施する企画という想定でシステムが作られているため全店一斉の売価配信機能が無いんです。
なので売価登録の仕方は
①事前に店舗へ連絡し、各店舗で登録してもらう。
②本部側で1店舗ずつ店舗の売価登録画面に入り登録する。
前者は店舗が登録を漏らす可能性があることと店舗には営業に専念してもらうため私の部署では後者のやり方で登録しています。
②のやり方は数店舗だけならいいのですが何十、何百と店舗数がある場合は非常に時間がかかります。
仮に1店舗5分として300店舗あるとすると25時間！？
約3日間ずっと登録作業していることになります
5Wで分析
How：解決方法
①Excelに事前にまとめ売り登録する店舗、期間、売価、登録する商品リストを作成する。（図1，2）
②RPAを用いて①のリストを読み込み自動で売価登録システムへの登録作業をさせる。
同じことを繰り返す定型業務であればRPAが得意です。
休憩時間前や退勤前に実行ボタンを押して次にパソコン開いた時には完了登録作業が完了しているという感じにしたいです。
関係者インタビュー
自分が以前所属していた部署の同僚（RPA推進などを担っている部署）
❌ リストの抜け漏れは大丈夫？リストをしっかりと管理できないと
RPAは動かないしメンテナンスが大変なんじゃない？
⭕できると人時削減になると思う。
⇒確かに…そもそものリストの管理に不備があると終わりますね
自部署は年末やお盆などの予約商品の時期にしか使用しないため
リストの不備はあまり無いと思うけど商品部などに今後展開し
頻繁に使用するということになると心配があります。
実際に登録作業しているパート従業員
❌前回の登録作業の時はうまくいかなかったけど一括登録できるように
システム部が登録システムを作っていたのでそれができたら要らない。
⭕人手でやっていると登録漏れがあるのでいつも確認作業もしている。
それも無くなるのですごく楽になる。早く作ってください。
⇒そもそものシステム改修ができれば要らないですね…
システム部に要確認！
2．簡単チェック！売価チェック表の自動作成
母の日のギフトやお歳暮ギフトなどギフト商品の予約をしたことありますでしょうか？
早めに予約すると早得割引で安くなっていることありませんか？
会社のやり方や企画にもよるのですが基本的には商品個別で安い売価が設定されています。
売価配信自体は全店舗一斉にできるのですが、実はそれが正しく売価配信されているかどうかを確認する作業をしています。
商品リストにある商品を一つずつJANを入力して画面上の各店舗の売価の配信状況を目視で確認していきます。
1商品確認するごとに約1分程度かかります。
多い時は1,000商品くらいあります。
つまり確認作業に約17時間！？
2日間ずっと売価確認作業をしていることになります。
5Wで分析
How：解決方法
①Excelで商品リストを準備します。
②RPAで自動で売価登録システムを開く。
③リストを読み込み売価確認画面を開く、画面上に表示されている各店舗の
売価を商品リストの店舗売価欄にコピペ。
関係者インタビュー
自分が以前所属していた部署の同僚（RPA推進などを担っている部署）
❌読み取る位置が少しでもずれるとうまくリストが作れない。
画面上の数字コピペは難しそう。
そもそも一括で売価状況が出力できるものをシステム部に
作ってもらった方が良い。
⭕確認作業を何とかしたいという気持ちはわかる。
正しくチェック表が作れたら売価確認がより正確になると思う。
⇒画面の数字のコピペは確かに難しそう…
そもそも画面上のこの部分をコピーするってどうやって指定するかが
課題ですね。
実際に確認作業しているパート従業員
❌チェック表に全店分表示されてもたぶん多すぎてスクロールして
確認しないといけないのでパッと見れるような表にしてほしい。
⭕現状は一部を見てOKとしているのでチェックが正確になる。
チェックにかかる時間が減りそうで良いと思う。
⇒チェック表が長くなりすぎるとパッと見でわかりづらいですね
違う売価のみ色を付ける、そもそも売価が違う店舗のみチェックリストに
記載するなど見やすくする工夫も必要ですね
3．いつでもどこでも勤怠確認
スーパーという職業上、勤務形態がシフト制なので年間の休日数は他の業種と変わらないものの休日がいつなのか決まっていません。
シフトが月ごとに登録なので最長でも1ヶ月先までしか休みが決まっていません。
基本的には会社のパソコンを見ないとシフトは確認できないため、多くの人がシフトを手帳に書き写したりシフト表を印刷して持ち歩いたりしております。
ただ急に友達から誘いが来たり、病院などの予約をするときなど休みがわからず困ることが多々あります。
また急にシフト変更の依頼があったりした時は会社パソコンを開き勤務計画を修正しなければなりません。
自身のスマホで勤怠の確認や修正ができれば従業員満足度が向上し働きやすくなるかと思います。
5Wで分析
How：解決方法
①LINE Botと勤怠システムをAPI連携する。
②LINEで自身や所属部署の勤務計画を答えてくれるようにする。
③勤務計画の修正もLINE Botと勤怠システムの連携でできるようにする。
関係者インタビュー
自部署のパート従業員
❌私は自分の休みの日がほぼ決まっているから特に要らない。
他の人の勤務状況も勤務時間中しか確認することがないから
今まで通りパソコンで確認すれば十分
⭕リモートで勤務している人の勤務状況がすぐわかるのは良い
出張が多い社員の方なら使えるかも？
⇒勤務曜日、勤務時間が決まっているパートさんには確かに
あまり必要無いですね
所属部署の同僚
❌LINEで入力する時に苗字もしくは名前のみで反応してくれるように
してほしい。フルネームは覚えていない。
勤怠の修正は修正権限がついた人しかできないようにしないといけない。
⭕シフトをすぐ忘れちゃうので、いつでもどこでもシフトを確認
できるのは便利
⇒曖昧検索と勤怠修正権限は確かに課題です。
またそもそも勤怠システムはセキュリティが堅いので連携できるのかが
一番の問題。
勤怠システムと連携できなければ所属部署のメンバーのシフトを記入
したスプレッドシートをドライブで共有すればいいだけですしね…
まとめ
今回は3つの楽をするための業務改善アイディアについて深掘りして考えてみました。
インタビューした人には概ね実現できると便利そうとの言葉をもらいましたがやはり業務改善なのでどうしても社内のシステムとの連携がネックになってきますね💦
いろいろ学んでいくうちにこのうちのどれか一つでも実現していければと思います。
楽をするための楽じゃないDXの道のりはまだまだ続きます。
以上最後まで読んでいただきありがとうございます。
この記事がみなさんの暇つぶしくらいになれば幸いです。
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