Work From Home のはじめかた

2020年4月23日 12:55

B to B向けのSaaS「Teachme Biz」を運営している株式会社スタディストのタイ法人、Studist (Thailand) Co., Ltd. の豆田裕亮です。

弊社、Studist (Thailand) では、社員全員が Work From Home（以下、WFH）となり 2020/04/23 で6週間目となりました。結論から話すと、一部フォローしきれてないところがありますが、総じてうまく進められていると感じています。

3月の上旬頃、コロナがタイ国内でも拡大し始め、社員から「家で仕事がしたい」と相談をもらっていましたが、他社、顧客の動きを確認し、実施はしませんでした。

3月16日（月）に再度相談をもらったので、実施を決定し、以下の3つの要望を社員のSさんに伝えました。

・リモートは自宅のみ
・常にオンラインであること
・常に電話に出れること

社内に「明日からWFH を始めます。詳細は S さんから連絡があります」と展開しました。

その1時間後、Sさんからガイドラインが公開されます。すごく早いし、サクッとこれを作れる社員を尊敬します。

社内ガイドラインを複製し、サンプルとして公開しています（画像をマスキングし、各ステップについているシート類のリンクは消しています）。

その後、ガイドラインは翌日開始までに複数回ブラッシュアップされました。有事のときはルールが変わりやすいので、コミュニケーションツールに決まったことを順次展開していくのではなく、ストック情報の場所を一旦公開し、走りながら必要な要素を加えて、社員がいつでも最新を確認できると非常に便利です。

ここからガイドラインについて詳しく説明していきます。これからWFHをはじめる、ガイドラインを改善する方々に参考になれば幸いです。

１．Working hours

通常、弊社では11時〜16時をコアタイムとしたフレックスでした。これは天候や渋滞を考慮して、より少ないストレスで通勤ができるようにしたものです。WFHでは通勤がなくなるので、開始時間は全社員統一で9時としました。ランチのズレがなくなりやすいのと、オンライン終礼を17:30にできます。

２．作業内容のリアルタイム共有

これ毎回説明するたびにエグいですね、社員嫌がりませんか？って言われるのですが、発案は社員からで、「お互い、今やっている作業を把握して、タイムリーに質問、依頼ができるようにしたい。」とのことでした。聞いたときは「え、本当にやる？」って思いました。

結果、今でも（04/23）続いているのと、WFHが終わっても振り返りが楽なので続けたいとコメントもらっています。Asana等のSaaS入れるのもいいですけど、プロジェクト管理的な感じでもないので、しばらくスプレッドシートで続けようかなと思っています。

３．Always online

普段からコミュニケーションツールとしてslack使用していたので問題ないですが、常にslack開いてオンラインであることを求めています。また、コロナ前と同様、始業前に「やりたいこと」、始業後に「やること」を投稿してもらっています。

４．Always answer the call

全員に会社携帯もしくはSIMを渡していますので、基本常に出るようにしています。急ぎでない時はSlackでメンション無し、急ぎのときはメンション有り。今聞きたい時は電話もしくはZoomという流れにしています（一番最後のステップに説明有）。

５．Home only

感染を避けるためなので、もちろんカフェ等は禁止で自宅のみ。その後、WFHが延びて、実家に帰った人もいます。一人暮らしは相当ストレスかかっていると思うので実家移動は賛成。

６．If necessary, please go to the office

社員が出社したい場合は、特に止めてません。業務上必要な作業がオフィスしかできない場合があるので。別のタイミングで公開しますが、管理部も月のルーチンワークのみであれば、月に一回の出社のみで運用できることがわかりました。

７．Ask Teachme Biz first

業務手順についてはもちろん Teachme Biz を見る。タイ法人だけで大体130ほどのマニュアルを活用しています。現在の新人研修もこのマニュアルを更新、ブラッシュアップすることから始めています。

８．Keep contacting

いつでもなんでも相談できるように、ZoomのパーソナルミーティングIDを記載しています（社内マニュアルでは＊外してあります）。Slackでもサクッと顔合わせて、画面共有で３分ディスカッションができるように辞書登録（「むーず」で登録）しました。

以上、弊社のWFH ガイドラインでした。次回、Work From Home での管理部新人研修について紹介したいと思います。

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