その名刺、どうしてますか？ LayerXの展示会名刺管理術 3選
こんにちは、LayerXのMJです。
iPhone13を買ったところ、Netflixがはかどって仕方ありません。
基本、アニメしか見ません。
さて、今回はご質問いただくことが増えた展示会運営についてのお話です。
なお、こちらはLayerX Advent Calender 2021の38日目の記事です。
どんな人にお勧めか？
・”初めて展示会に出展するけど、進め方よくわからん”な方
・前回出展で来場者の追客がうまくいかなかった方
・他社の出展動向・活動内容に興味のある方
展示会で名刺を頂戴した後のデータ化～フォロー開始までのTipsをシェアします。
デザインの話は当社デザイナーがnoteにて触れているので、こちらをご覧ください。
わかりにくい内容があればコメント等でご指摘ください。
Meetyもございます！
誰がこの記事を書いているのか？
B2Bのリード獲得～ナーチャリング～商談獲得をメインとした業務に6年強従事しております。
展示会出展は大小含めて80～90回くらいだと思います。
あと、ボルダリングとスニーカーが大好きです。
以下、本題です。
その名刺、どうしてますか？
展示会出展の目的は大きく3つに分類されると思います。
１．サービス・企業の認知やロイヤルティ向上
２．リードの獲得
３．商談機会の獲得
リード獲得をメインとした場合、多くの企業は名刺を集めることが最重要KPIになっていることでしょう（当社もそうです）。
たくさんあつまった名刺、そのままにしてませんか？
名刺のデータ化、ほんとに面倒ですよね。
デジタル化が進んだ昨今で、手入力をされている企業は多くないように思われます。
クラウド名刺管理サービス（またはソフト）を活用したり、外部委託のパンチングサービスを利用することもできます。
当社はSansanを活用しています。もうこれなしでは考えられません。
※Sansan社の回し者ではありません。
Tips①：Sansanのタグ活用
上記のリンク内でも説明がありますが、タグ機能を活用することで流入元やアフターフォローの内容を簡単に整理・データ化できます。
当社では次の内容でデータを管理（タグ付け）しています。
１．名刺交換日（タグ不要・自動追加）
２．展示会名
３．アフターフォロー種別
※3については後述
名刺はデータ化された後、CRMやSFAにデータを同期し、追客を開始するフローを取ります。
Sansanを活用することで、前回10月に開催された展示会では、名刺交換した翌日からインサイドセールスのアプローチを実施することができました。
細かいですが、”！”を文頭につけるとタグ管理の先頭に表示できます。
会期中だけ”！”をつけておくと、現場でタグを探す時間が省けるのでおすすめです。
Tips②：Sansanのデータ化速度上限の開放
Sansanは非常に便利なサービスですが、展示会運用ではデータ化速度の上限がネックになってきます。
１アカウントにつき、20枚／日は即時データ化
それ以上登録するときはベストエフォート
例えば、1,000枚の名刺を１アカウントで登録した場合、20枚のみがすぐにデータ化され、残りの980枚はデータ化に何日もかかってしまいます。
※これは11月21日に登録した200枚くらいの名刺の一部です。
様々な企業のブースに来場された方は、展示会後すぐにアプローチしないと当社のことなど忘れてしまいます。
やばい！自分でもデータ入力しないと、競合に先を越されちゃう！
やばい！やばい！やばい！！！！
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安心してください、対応してますよ。
実はSansanには特急対応というオプションがあります。（すいません正式名称わかりません）
これは指定した日付に登録された名刺を翌日までにデータ化してくれる、というものです。
数十円／枚の追加料金がかかりますが、そもそも名刺獲得に数千～数万円のコストをかけているので、大きな費用インパクトではないと思われます。
むしろデータ化が遅れることによる損失の方が大きいです！
前もって展示会の予算に、獲得目標分の追加料金を入れておけばよいと思います。詳細はSansanの担当営業さんにお問い合わせください。
Tips③：接客内容の共有とアフターフォロー
名刺に記載された個人情報はスピード感を持ってデータ化されました。
”早速電話しよう！”とインサイドセールス（以降IS）メンバーにデータを共有します。
が、本当にそれだけでよいのでしょうか？
当社でISを主務とする私はこんな形で情報共有されても困ってしまいます。
なぜって”温度感がわからない”からです。
当社は受領請求書処理SaaSを提供しています。
名刺をいただいた方が導入担当者なのか選定者なのか決裁者なのか、導入目的は何なのか、いつまでに利用開始したいのか、など展示会での接客時に様々な話をしたはずです。
しかし、名刺1枚だけでは何もわかりません。
そこで我々は、名刺シールを活用することにしました（Yappliさんに教えてもらいました）。
接客時にうかがった内容を簡単に書き留めるための自前ツールです。
ご案内毎に交換した名刺に、ヒアリング内容を記載して裏面に貼り付けます。
例えばこんな感じです。
これを見るだけで、利用中の会計ソフト、請求書の枚数、検討いただける当社サービス、ネクストステップなどがわかります。
当社では特にネクストステップ（画像右上）を重要視しています。
この内容を元に対応するチームを分けており、ISは架電してより深いヒアリングを実施したり、マーケメンバーから日時調整メールを一斉配信したりします。
上の写真は”当社がヒアリングしたい項目”を設けていますので、各社にあった項目を検討しなければなりません。また、回を重ねるごとに内容も変化していくと思います。画像のシールはVer.5です。ぜひ自社にベストの形を探してみてください。
なお、シールはこちらで購入しました。費用は20円／枚くらいです。
また、名刺は貯め込まず1回のご案内毎に内容を記入することをルール化して、”何話したっけ・・・”を回避すべきです。
このため、ブースの表側にシール記入スペースを設けることも強くお勧めします！
まだまだたくさんある展示会Tips
さて、名刺の扱いだけでも3つもTipsが出てきてしまったので、その他のTipsはMeetyにてご質問ください。
こんなテーマでお話できます。
・目につくチラシ、持って帰りたいチラシ
・自社メンバーはキャッチをするな！適材適所の展示会THE MODEL
・事例ロゴがなくても集客力抜群の壁面デザイン
・獲得名刺ストッカー〜デジタルとリアルの折衷こそ展示会の肝〜
この記事が好評だったら、続編も書きます！（おわり）
追伸：
当社ではメンバーを大募集しております。
最近公開された会社紹介がわかりやすいので、ぜひご覧ください。
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