私の周りの仲間たちの困りごとについて考えてみた話

こんにちは、いらっしゃいませ。（ペコリ、30°、30℃、笑顔は5分咲き）小売業で品質管理のスタッフしております。会社のエクセル・パワーポイント以外でさわることのなかったデジタル。2024年から様々なデジタルを通じて業務改善を目標に試行錯誤をしていこうとチャレンジ中です。

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私の周りの困りごとを紹介したいと思います

私と仲間たちのゴール

・ゴールは、店舗に足を運んでいただくお客さまに安全・安心で、また来たいと思っていただける店舗を増やしていくことだと思っています。
・各々の立場で、改善できること・できないことを確認しデジタルを通じて効率化・簡単便利を増やしていくこと。

目的を共有する時間が大切

私の仕事内容と仲間たちの紹介

①私の仕事と内容　

・仕事は、A県・B県の約50店舗を管轄する事業部のスタッフです。主に品質管理を担当しています。
・内容は、①店舗巡回での改善・指摘　②事故予防の提案　③会議での情報発信　④事業部の応援（新店・改装・繁忙期の店舗フォロー）と店舗巡回を中心に店舗のあるべき姿を標準化していく仕事をしています。

②自分の周りの仲間たち

事業部スタッフ（後方業務の教育・サポート）と店舗教育スタッフ（販売業務の教育・サポート）の2種類のタイプの仲間たちがいます。今回は、店舗教育スタッフの仲間たちにスポットを当てて紹介します。

③参加してくれた店舗教育スタッフの仲間たち

今回は惣菜の教育スタッフCさんとFさん、加工食品の教育スタッフのDさんとEさんと話をしました。
できるできないは別にして、店舗での困りごと・自分自身の仕事の中での困りごとを教えてください。

5人で悩んでみました。

困りごとについて聞き取り

①指導教育したい対象者が店舗にいない

惣菜の教育スタッフ　Cさん　スタッフ歴５年
Cさんは、普段おとなしいが指導はテキパキされている印象。報告書も真面目に提出するタイプ

・巡回時に担当者不在が多い
・店長さん、パートさんでは伝わりづらい事もある
・若年時社員や他県からの人事異動してきた者には、教育をしたい
・店舗勤務者のシフトの確認は、パソコンで探すのは時間がかかる。
店舗に行くと、指導したい売場責任者が不在でパートさんや店長さんに伝達することが多い。教育というか、伝言ゲームでは思いが伝わりづらい。いつ出勤してるのかわからないため店舗を巡回しても会うことができないことが多い。ると助かるんだけど・・・。
特に若年時の担当者や他の県から異動してきた責任者には、現場で説明したい。
現在の会社のツールでは、個人の勤務情報をとりにいくのは時間がかかる。
【対策として考えられるのは】
各店の売場責任者のシフトが確定した段階で集計できる方法があると便利。
出勤時間と退勤時間もわかれば、タイミングを見計らいで電話や午後に巡回しようか等　対面で話す機会が増えるのでは！より簡単に確認できるのが大事。
責任者の出勤の有無・勤務時間帯が店舗別に簡単に把握できるツールほしい

さみしい、今日もいないの？

②賞味期限チェックができていない

加工食品の教育スタッフDさん　スタッフ歴3年
Dさんは、いつもニコニコしているが仕事の話をすると冷静に一歩ひいて相手を見ているタイプ
・店舗の人員不足で指示できない
・店舗内の応援体制が不明確で管理ができていない
・賞味期限チェックについては、やり方理解しているか謎
・最終の管理者のチェック体制ができていない
店舗の人員不足で、賞味期限チェックができていない。店舗では、店内応援のある・ないでは売場の管理状態が違うし、そもそもやってないのでは。優先順位や温度差があるけど。店舗内の応援者も、理解してチェックできているのか不安。
管理者によるチェックもされていない形骸化が問題でもある。
【対策として考えられるのは】
賞味期限チェックリストと売場レイアウトのデジタル化。チェックしたところをチェック者が簡単に色を変えて消し込みができれば、チェックの進捗管理が見える化できるし、ゲーム感覚だったり管理者が従業員に協力のお願いがしやすいかもしれない！
期限チェック後、デジタル入力し店舗のチェックしたい場所を色で埋めていく参加型のツールがあると便利

期限チェックは、A3用紙の図面に消込みしていくのが主流

③移動方法の事務手続きが大変

加工食品の教育スタッフEさん　スタッフ歴20年
Dさんは、元気いっぱいで大きな声でハキハキ話す陽キャなタイプ

・巡回は、車で移動するが、報告が大変
・パソコンで申請・報告・紙にレシート添付して報告
・申請が月に15回以上と高頻度で固定業務
・ペーパレスの詰めが甘い（紙で出力し、メール便で本社）
店舗巡回する手段はマイカー。パソコンで出張報告申請をして、事後で報告書提出する。駐車場料金のレシート添付・移動距離の申請等、結構時間をとられる。気が付くと、たまったレシートで財布の中がいっぱいになる。
巡回メインの業務なので月間15回以上の申請をしなくてはいけない。作業は、すべてパソコンでするが領収書が必要な書類は紙を印刷し、本部へメール便で送付。結局、パソコンで完結しない。
【対策として考えられるのは】
まずは、こまめに申請してください。時間がかからない手があれば助かるけど・・・。
移動距離を計算して転記できるツールやレシートのコインパーキング名の読み取りで取り込めるツールがあればいいかもしれない！
車での移動距離を計算して報告書に転記できるツールがあると便利

④巡回報告書作成・反省書の集計に手間取る

惣菜の教育スタッフFさん　スタッフ歴10年
Fさんは、強面の職人さん風ですが話すと気さくなお兄さんタイプ

・巡回報告書を店舗・上司・部長と色々なところに提出する
・店舗へは紙で、他はメールで送る
・固定の報告については、簡単にしたい（出来てる・出来てない）
・反省書は、集計が大変。今と違うやり方があれば知りたい。
店舗巡回時の巡回報告書の作成がめんどくさいから口頭で言いたい。いろんなところにメールもしなくてはいけないから2度手間だなとも思う。基本的な確認と特記事項がかける手頃なものがあれば、時間を有効に使うことができる。いいかも。
反省書等の集計作業は、エリア別の担当でも集計は一人の作業。
【対策として考えられるのは】
簡易的な報告書のテンプレート作成し、モバイルを通じて評価を入力していくツールで集計してくれるものがあれば便利である。かもしれない。店舗別の特記事項の入力欄も設定できればなおいい。セミナーアンケート的な書式で集計できそうかもしれない!
店舗巡回の報告書をモバイルで登録して、集計していけるツールがあると便利

最後に

人員不足が常態化する現在の店舗では、これから先も劇的によくなることはないでしょう。いかに、選択と集中を明確にするかがポイントではないでしょうか？私の仲間たちは、デジタルを有効に使うことで自分自身の非効率な作業を減らして、店舗へ教育する時間をいままで以上に費やすことで、お客さま満足の向上につなげていけたらいいなと話し合いました。
デジタルを通じて、仲間の困りごとを解決していきたい。
まず、ひとつづづ挑戦していきます。

挑戦については後日、報告してまいります。

今回参考にさせていただいた記事は、こちらになります。