会議の貢献者になる！オンライン議論の効率を上げるテクニック

こんにちはこんばんは。スクラムマスターの いのもえ です。

普段は専属ファシリテーターとして MTG に参加することが多いのですが、先日「オンライン MTG の中ではオフラインに比べて参加者側の貢献する余地が大きいかもしれない」と思いました。
今回は、参加者側から貢献できるポイントについて記載してみようと思います。
普段参加者側で MTG に参加する方の参考にはもちろん、アジェンダづくりの参考にもなるといいなと思います。

これまで書いたファシリテーション関連の記事は以下からお読みいただけます。
オンライン MTG についての悩みがある方の参考になれば幸いです！

ファシリテーションのヒント｜いのもえ（moe）｜note

はじめに

「もしかするとこの記事を読んだ後に萎縮してしまう方が出るかも」と思ったのでもう少しこの記事を書く意図をお伝えしたいです。

MTG では、その場に居る全員が協力しあってより良い結論を導くことが大前提と考えています。あなたの考えはその場において尊く、検討されるべきものです。例えば言語化に自信がない人は、ファシリテーターや他の参加者の力を借りるのが良いと考えています。

しかしながら、何でもかんでも考え無しに発言することで MTG を不要に発散させてしまうことがあるのも事実です。今回の記事は不要な発散を減らすヒントになればと思ってます。

自分の発言の意図や目的を把握する

意図がわからない発言を聞いた人は意図を汲み取ることに集中するため、議論自体がストップします。また、意図を汲み取るための質問により、議論が不要に発散します。
「自分が発案したものを採用してもらいたい」「自分が内容についていけてるか確認したいだけ」などいろいろあると思いますが、そういった意図を明確にして発言することで議論に時間を回せるようになります。

自分がよく見かける場面として、問に対する答えでないものを回答するというのがあります。たとえば、「取り扱いたい課題は何でしょうか？」という問に対して「こうした方が良いと思います」と解決策を答えるシーンなどです。
解決策には、前提である課題があります。他の参加者は、「なぜその解決策をとりたいのか？」「課題を聞いているのに解決策を挙げるのはなぜか？」と、アジェンダ上取り扱いたい「課題」とは別のことを考えなければならなくなります。
また、前提の揃わない議論は同じ結論に至ることが難しく、非常に発散しやすくなります。

改善のアイディア

「思いついたから言う」は避けるようにし、自分が発言しようとしているものをよく観察しましょう。問に対する回答になっているでしょうか。
問と関係ないと自分で判断できたら、その場での発言を見送りましょう。時間の限られた場で、関係ない話を出す必要はないです。
そもそも、自分が発言しようとしているものが曖昧だと感じる場合には、他の参加者やファシリテーターの力を頼りながら言語化していきましょう。

具体的な発言を心がける

例えば「承認フローが複雑なことを課題に感じる」と発言したくなったとします。こういった発言には注意です。「複雑」という言葉にはいろいろな意味が含まれるので、参加者間で合意が取りづらいのです。また、具体化のための質問に時間が使われていきます。自分である程度具体化できるのであれば、具体化したものについて議論するほうが有意義でしょう。

改善のアイディア

この例の場合であれば、「具体的にどうなれば課題を解決したと言えるのか？」と自問自答してみるとよいです。このとき、「シンプルになればよい」といった表裏の言葉で表現しないように注意してください。

アジェンダ一つ一つの目的を把握する

会議全体の目的はもちろん、アジェンダの各工程の目的も把握することは的を得た発言をする手助けになります。
会議の場であなたの思いを無制限に聞くことは物理的に不可能です。自分の意図と照らし合わせうためにも、工程の目的を知っておくのが重要です。

改善のアイディア

各工程や会議全体の目的が明確にわからない場合、ファシリテーターに質問してみましょう。目的が明らかになることは他の参加者にとっても助けになります。

extend: 他の人の具体化を手伝おう

他の人（ファシリテーターも含め）が発言した内容が曖昧だと判断できたら、具体化するための質問を投げかけてみましょう。
いろいろな観点から質問することで、素早く具体化できることに繋がります。具体化することで本質的な議論ができるようになります。

〆

オフライン MTG と比べて、オンライン MTG では同時の発言がかなりしづらいです。ブレイクアウトルームなどを利用して並列に議論することもできますが、それでも準備などに時間がかかりやすいです。
だからこそ、ファシリテーターと参加者で協力し合うのがより必要だと感じています。

今回の内容が、より協力し合うためのヒントになれば幸いです！