経営者必見！業務効率化した会社の共通点とは？

多くの企業がリモートワークを実施していますが、出社せざるを得ない業務があり出社した人が6割以上という調査結果も出ています。
経営のアクセルを踏む日に備えて、業務効率化や業務プロセスの改善を始める経営者の方も多いのではないでしょうか。

業務プロセスを見直していく中で、明白になるのが外部へ丸投げしている業務の多さ。
本来であれば抜本的に改善点を洗い出し、改めて内製化に舵を切る方がコミュニケーションロスもなく業務効率化に進みますが、内製化にも課題があります。

「内製化したいが全体の進捗管理をできる中堅層がいない」
「全体をプロデュースできる社員がいないため、外部に丸投げしてしまっている」
弊社のお客様からよく伺う悩みです。 

今回は、外部に丸投げしてしまっている業務を内製化したいが、統括できる人材がいないと、頭を抱えている経営者や事業責任者が取るべき方法をご紹介します。
結論からいうと、「プロ人材を活用して内製化を推進する」という方法です。

１.内製化により業務効率化した企業

家庭用品を販売する商店として創業され、「100円SHOPダイソー」を運営する事業者である大創産業。
元々、ダイソーのシステムはベンダーに任せっきりの状態だったそうです。
改修コストの見積もりも、SIer出身者から見るとあり得ない高額が提示されたり、ベンダーへ何か頼もうとすると、“契約外”として断られたりする状況。
情報システム部の丸山氏は、AWSのマネージドサービスを最大限活用し、データ分析を含む自動発注システムや各種システム間の連携をつかさどるインターフェース統合システムなどを内製化しました。

内製化した結果、全体最適化を推進し、ITをコストセンターから“攻めの武器”へと変革に成功。

内製化により、タイムロスをなくし社内のペースで推進できるようになることは、大きなメリットと言えます。
変化が大きい現代で、外部の変化にすぐに対応できることは会社の大きな強みになります。

２.外注と内製化のメリットとデメリット

外注と内製化のメリットとデメリットを改めてご紹介します。

≪外注≫
■メリット
①優秀な人材を確保する手間が省ける
スキルの高い専門的な人材に依頼することができ、自社のクオリティーを担保することが可能です。優秀な人材を確保することは、どの企業にとっても大きな課題となっています。
②自社の弱点を補うことができる
自社のリソースでは対応が難しい分野の業務を補うことができます。社員の教育や補充などのために投資することなく、弱い分野の業務に取り組むことができます。

■デメリット
①タイムロスがある
希望するタイミングで、外注先が動けるとは限らないため、タイムロスが多々おきます。社内であれば、密にコミュニケーションを取れるためスピード感持って進めることができます。
②社内にノウハウが残らない
依頼したものが完成した形で共有されるため、完成までの経緯を把握することが難しいです。内製化であれば、過程そのものが企業の財産となります。

≪内製化≫
■メリット
①業務のスピードが上がる
スケジュール管理や意思疎通が行いやすいため、業務効率化につながります。外注の場合、変更や修正の際に即時対応が難しい場合もあります。
②ノウハウが自社の財産になる
社内で考えて実行することで、社員の育成につながり、技術やノウハウを蓄積できます。技術やノウハウが蓄積されれば、さらなる会社の成長に繋がります。

■デメリット
①専門の知識を持った社員を採用するのに時間がかかる
重要なポジションやニッチな知識を持った人材を採用するには、時間がかかってしまいます。プロ人材であれば、必要な時期に必要な期間だけ活用可能です。
②専門家の社員育成に時間がかかる
質を担保できる社員を育成するのにも時間がかかってしまいます。プロ人材であれば、教育なしで即戦力になります。

３.内製化の前にプロ人材活用

仕事を任せられる中堅層が少ないと、下記のような悪循環に陥ってしまうことが多いかと思います。
＜陥りがちなパターン＞

①中堅層が育たない→
②自分で様々なプロジェクトをまとめる→
③時間が足りないので外注
↓↓↓↓
④社内にノウハウが残らないので、さらに中堅層が育ちにくくなる
↓↓↓↓
＋さらに業務のタイムロスが発生

プロ人材をスポットで活用することで、プロジェクト推進や中堅層の育成が可能です。

＜プロ人材をスポットで活用し内製化に成功するパターン＞

①プロ人材を活用→
②中堅層がプロ人材とともにプロジェクトをまとめる→
③外注せずにプロジェクト推進
↓↓↓
④内製化に成功＋業務効率化

内製化することで、スケジュール管理や意思疎通が行いやすいため、業務効率化につながります。

実際に、内製化や外部とのディレクションにプロ人材を活用することで、業務効率化が進んだお客様もいらっしゃいます。

プロ人材活用で、業務効率化したとあるベンチャー事業会社様の事例をご紹介します。

４.事例：Web制作の内製化にプロ人材を活用

ベンチャーの事業会社に勤めるAさんは、「Webサイト制作を内製化したいが、社内でスキルがある人材がいない」という悩みを抱えていました。
外注して作成したWebサイトがイメージしていたものと違うため、修正したいという理由です。
正社員で採用するまでの間、社内にスポットでプロ人材を活用することにしました。

プロ人材を活用した結果、外部とのディレクション、Webサイトのリニューアルに成功。
社員育成しながら、外部と連携することで、Webサイト制作の内製化にも繋がりました。
社内にWebサイト制作のノウハウが残ったことにより、新サービスをリリースする度に外部に依頼する手間が省けたそうです。まさにプロ人材で業務が効率化した事例です。

プロ人材に若手育成を任せたマネージャーのお話も書きました。
よろしければこちらをご確認ください！

４.プロ人材を初めて利用するお客様からのよくある質問

質問１：依頼内容を考えることに、かえって手間がかかってしまうのでは？
答え１：問題点の洗い出しから行うことができます。
外注の場合、外注先の担当者が理解できるよう、背景や依頼内容を細かく決めて依頼する必要があります。
プロ人材であれば、“問題点の洗い出し”から一緒に行うことも可能です。
「問題があることは分かっているが、改善策が分からず依頼内容が決められない」
こういった悩みは弊社のお客様から伺う悩みです。
問題の洗い出し、場合によっては外注先の選定やシステムの選定までお手伝いすることも可能です。

質問２：アドバイスだけで、プロジェクトが進まないのでは？
答え２：実際に手を動かせる人材もいます。
コンサルティングファームを利用したことがある方が懸念するポイントです。
弊社のプロ人材は、コンサルティングファーム出身の方、エンジニアを経験されている方、事業会社出身の方、様々な方が登録しています。
ディレクション（上流）だけではなく、実際に手を動かせる人材（下流から上流経験者）も多数登録しております。
課題解決するまで、お手伝いさせていただきます。

質問３：結局、社内にノウハウが残らないのでは？
答え３：外注と違い、社員と同じ目線でプロジェクトを推進します。
問題の抽出から課題解決まで、社員と同じ目線に立ち巻き込みながら対応するプロ人材が多いです。
若手社員の育成だけではありません。
専門用語を役員にも伝わるように説明や、役員向けのアウトプット資料の作成することも可能です。

５.最後に

プロの人材を活用して、業務効率を見直してみませんか？
数多く事例もございますので、お客様に合わせたご提案が可能です。お気軽にお問い合わせください。
お待ちしております。

人材にお困りの際はお気軽にご相談ください
株式会社みらいワークス
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