入力業務を効率化するための方法

こんにちは、ミントゴレです。
どんな業務をしてても発生する入力業務を効率化することができたら良いと思いませんか？
そこでこの記事では、入力業務を効率化するための方法について紹介します。

入力しやすいフォーマットを作成する

まずは入力しやすいフォーマットを作成しておくことで、作業効率を格段にアップさせることができます。
入力業務にエクセルなどの計算ソフトを使う場合が多いと思いますが、エクセルに数式や関数を入れ込んでおくことで自動で入力することが可能になります。

定型的なフォーマットを作り、保存しておくことで毎回一から取り掛かることなく作業をスムーズに始めることができます。
またフォーマットを決めておくことで、作業する担当者が変わってもスムーズに引継ぎができ簡単に理解することもできます。

OCRなどのシステムを使用する

データ入力支援のツール導入も、入力業務の効率化には適しています。
その中でも入力業務に用いられているのは、OCRとRPAです。

OCR(AI-OCR)を使用すると、機械が自動的に文字を読み取りAIの力で正確な文章を読み込むことができます。
目で見て、手で直接入力していた作業を一瞬で終わらせることができてしまいます。
また人的な入力ミスを防ぐことができる点も、AI-OCRを導入するメリットだと言えます。
MintGoreの一部であるKanda Suiteでは高い読取り率で、手書きの文書も正確に読み取ることができます。
Kanda Suite HP：https://kanda.ai/

またRPAを導入することでも、大幅な作業時間の短縮になります。
RPAを使用することで、OCR等で読み取ったデータを自動でエクセルやシステム上にアップロードしてくれます。
その他にも単純な作業を自動化させるシステムの事をRPAと呼ぶため、入力業務の効率化に役立つ取り入れ方は数多くあります。

ショートカットキーを使用する

入力作業にはマウスだけでなく、ショートカットキーを使うと作業効率が格段にアップします。
基本的なショートカットキーを覚えて活用していきましょう。
ショートカットキーを覚えることで入力業務だけでなく、全体的な業務の効率化にも繋がります。

まとめ：

この記事では入力業務の効率化に役立つ方法について紹介しました。
役立つ方法を取り入れて、入力業務に掛かっていた時間を短縮しませんか？
業務効率化によって生まれた時間を使い、より人にしかできない業務に注力することができるようになります。