チームワークで勝つ！！進捗管理の『極意』
おはようございます。ゼロです。
「行動は人生を変える」
本日は、パーキンソンの法則の話です。
締め切りまで仕事は膨張する話。
できればギリギリではなくて
早めに終わらせたいよね。
それでは、いってみよう。
音声文字起こし。
■仕事はギリギリまで膨張する
今日は、仕事は追い詰められないとできない。そんな話をしたいと思います。
今、会社のイベントを企画しております。いよいよ近くになってきました。
11月は、体感、その仕事しかしてないイメージです。日常の仕事が破壊されております。
といっても、ココ数年、毎年です。
期日は決まっているわけです。
もっと早く準備していれば、済むのにと毎年思っています。それなのに追い詰められないとできない。これを繰り返しています。
やっと対策を思いつきました。
それを共有したいと思います。
仕事を早く終わらせるために
大切なポイント２つ
① 全体像を把握する
仕事が多すぎてテンパる。
何をして良いのか分からなくてテンパる。
締め切りギリギリになる理由の多くは、手を動かさないこと。
作業が多いどんどん処理する。
とにかく作業を進めていくのが大切なはずなのに、多すぎてなぜかやらなくなる。変なことが起きます。
何をしていいのかわからない。
何からすればいいのかわからない。
止まらないようにまず全体像を把握しましょう。そのためにまずアウトラインをつくる。
仕事が増えるのは、やり直しと抜けもれ。
一人で抱え込んでテンパる。
やり直しが発生すると時間がとられます。
まずは、全体像を把握するアウトラインを作ろう。
それがないと何からすすめるか
誰に相談するのか
分からなくなります。
アウトラインを作る。
めちゃくちゃ面倒くさいけど、つくろう。
仕事が一つ増える気がするから
作り慣れていないと抵抗感があって当然。
②スケジュールを共有する
2つめのポイントは進捗の管理。
アウトラインとチェックリストを作って、進捗管理、どこまで終わっているかが把握できるとかなり楽になります。
アウトライン通りに進むとちゃんと終わるはず。チェックリストで進捗管理をする。
いま、ここまで
あとどれだけ。
を見える化する。
ただ、一人で黙々だと、そこまでできないと思います。進んでいると安心して油断する。遅れていると焦ってテンパる。どんな状況でも時間が奪われます。
その対策に人と一緒にやる。
仲間にスケジュール共有をしましょう。
プラスアルファの仕事をする時は、緊急のクレーム対応など日常業務が忙しくなるとすぐに滞ります。
その時、機械的に進捗の管理をする人が必要です。
「今、忙しそうやから仕方ない」
「確認したら悪いな」
など、上司部下で感情に配慮しすぎる遅れてしまいます。
感情は横に置いて、機械的に定期的に確認しましょう。 その仕組みがないと、ズルズル間延びする原因になります。
また、日程調整も人に任せましょう。
スケジュール管理、進捗の管理をしてもらう人と調整をする人を別に分けましょう。
打ち合わせなどメンバーの召集が必要なときにその日程調整がめんどくさいとすぐに滞ります。
幹事的な役回りです。
多部署連携などはスケジュールの調整がホントにめんどくさい。それをアイデアを考える人がすると、アイデアを考える時間が奪われます。
秘書的にスケジュールの調整する人の役割を作りましょう。人が集まらない。忘れてたとか、ミーティングがめんどくさいので一人で抱え込んだ。
そして、時間が溶けた。
を避けられます。
日常業務にプラスして何かをするとき
行事や新しい作業をするときのポイントは二つ。全体像を掴むこと。進捗を掴むこと。
その進捗管理は、他の人にしてもらう。
一人で抱え込んこまず、仲間とする。
すると、締め切りギリギリまで時間を使う。
パーキンソンの法則に少しでも抗って、早く仕事を終わらせましょう。
スケジュール管理の仕組み作り。
一人で抱え込まず仲間とすすめよう。
今日もステキな１日になりますように
楽しんでいきましょう。
では、またお会いしましょう！
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