定例会議の時間管理、まだ人間がやってるんですか？
こんにちは。会議計測ツール「minmeeting」を開発している伊勢川です。
このたび、定例会議の効率化に特化したアプリ「AgendaShare」をリリースしました。
minmeetingでいろいろ実験をしている際に気づいたのですが、定例会議はアジェンダを共有して時間を計測するだけで、自然と会議時間が短くなっていきます。以前、小規模なチームで3ヶ月実験したところ、40%以上の時短になりました。
そこで、会議を短くするエッセンスだけを抽出して、「AgendaShare（アジェンダ・シェア）」というアプリをリリースしました。
AgendaShareは、会議のアジェンダを共有し、時間管理を自動的に行うツールです。
3つの機能
AgendaShareは、主に3つの機能があります。
1つ目が、アジェンダの共有機能。これは、会議の目的とアジェンダを参加者に共有するためのものです。一時URLで社外の人にでも安全に参加できます。会議の全体像が可視化され、ゴールの見えない、ふわっとした会議を予防できます。
2つ目が、自動タイムキーパーの機能。アジェンダごとに設定した時間で、自動的に時間管理を行います。タイムキーパーは機械的に全自動で進行をするため、忖度なく今話すべきテーマをお知らせします。
3つ目が、会議の評価機能。会議が終了した際に、会議時間と概算の人件費を表示し、参加者に評価とふりかえりを促します。評価をすることで、無駄な会議を継続せず、改善したり、なくしたりするアクションを取りやすくします。
どのような場面で使えるのか
利用シーンとしては、社内の定例会議、顧客との商談、社外イベントの時間管理の3つを想定しています。
まず、社内の定例会議について。社内だからと油断しがちで、いろいろと無駄なことをやっている場合もあるでしょう。アジェンダを明確にし、時間管理をすることで、無駄な時間が減ってかなり会議が効率化されます。
次に、顧客との商談について。商談ではアジェンダが不明確だと、忙しい顧客にとってはストレスになります。会議の全体像を示した上で、スムーズに進行することで、顧客の信頼を得ることができます。
最後に、社外のイベントについて。社外向けの勉強会やワークショップなどのイベントでは、会場の都合などもあって、簡単に時間を延長をすることができません。時間どおりに進行をする際の助けになります。
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