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「限られた時間にグッと集中したい」。そんな人と相性のいい時間管理術

※去年の今ごろ書きかけて、下書きに入れっぱなしとなっていたnoteを仕上げて公開することにした。まさか一年後、気軽に外出もできない世の中になっているとは思いもしなかった。慣れないリモートワークに集中できないとお悩みの方のお役に立てたらうれしいです。

ポモドーロ・テクニックとは?

飽きっぽい性格だが、気になったことは一度は自分でやってみようと思っている。ビジネス書で紹介されている○○術や○○法の類いは、興味がわいたらとりあえずトライ。合えば続けるし、合わなければすぐ放りだす。たいていのものは長続きしない。

なかでも「ポモドーロ・テクニック」は、めずらしく続けている時間管理術だ。

現在、わが家では義父の在宅時は彼から目を離せない。物音がすれば様子を見に行くし、音がしなければしないで心配になり、様子を見に行く。

義父がデイサービスやデイケアに行っている5〜6時間のあいだにグッと集中して仕事を終わらせたい。そんなときにぴったりの方法がポモドーロ・テクニックだ。

休校中のお子さんがずっと家にいを中断しなければならない環境ではむずかしいかもしれない。が、慣れないリモートワークが突如始まり、家で集中できないとお悩みの方はぜひ一度ためしてみてほしい。

ポモドーロはイタリア語でトマトの意味。開発者が、トマト型のキッチンタイマーで時間を計って仕事をしたことからその名がついた。

その名のとおりトマト色の赤い表紙の公式本、『どんな仕事も「25分+5分」で結果が出る  ポモドーロ・テクニック入門』(フランチェスコ・シリロ、訳・斉藤裕一、CCCメディアハウス)が出ている。

25分仕事をし、5分休憩する。それが「1ポモドーロ」

ポモドーロ・テクニックの要諦は、「25分仕事をし、5分休憩する」こと。この30分を1単位とし、「1ポモドーロ」と呼ぶ。

公式本を読むと、さまざまなことが書かれている。

4ポモドーロごとに15分〜30分の休憩をとる。
1日の仕事を日付、時刻、種別、具体的な作業、その作業にかかったポモドーロの総数、付記にわけてシートに記録しておく。
ポモドーロを中断してしまったときのシートへの記録のしかた。
ポモドーロ・テクニックのチームへの応用のしかた。

などなど。

本をひととおり読み、私はこの時間術が自分に合っているか見きわめることにした。25分のタイマーをかけて仕事をし、5分の休憩をとる。それを何度もくりかえしてみた。

慣れないうちや集中力に欠ける日は、アラームが鳴る前に「あと何分かな」とタイマーをのぞき込んだり、近くにある携帯に手を伸ばしたりしてしまう。ついブラウザを開いてしまったり、メールをチェックしてしまったりもした。

だが、続けていると、タイマーをスタートさせたとたん、グッと集中できるようになっていった。集中力をさらに高めようと、ポモドーロを始める前にブラウザとメールを終了させ、スマホは視界に入らない場所に置いておくようにした。

そうなると、25分はまさにあっという間だ。せっかく調子が出てきたのだから、もっと仕事を続けたいと思う。でも、それをがまんし、5分の休憩をとる。そのとき、なるべくPCをさわらない。立ち上がってストレッチをしたり、庭に出たりして、仕事から離れる。

続けられるよう、方法をシンプルにする

こうして何度かポモドーロ・テクニックを試し、本から自分にとって必要なところだけをいただくことにした。そのほうが続けやすいと思ったからだ。

・その日する仕事を、シートにリストアップする
・それぞれの仕事に、どれくらいのポモドーロが必要か見積もる
・タイマーをかけ、「25分+5分」のポモドーロ単位で仕事と休憩をする
・1ポモドーロ終えるごとに、シートのマス目に×をする

この4つの柱を基本に、方法をシンプルにしたのだ。

1日の始めには、まずシートをつくる。

シートに今日の日付を振り、仕事をプロセスごとに分割してリストアップし、それぞれにポモドーロを割り振る。文字起こしの読み込みに4ポモドーロ、要素出しに3ポモドーロ、というふうに。

あとは黙々と仕事を進める。基本的には25分仕事をしたら5分休憩するようにしているが、進捗に勢いがついてきたら休憩を挟まずに一気に2ポモドーロ、3ポモドーロすることもある。

ときどき、見積もりより難渋する仕事にぶち当たる。そのときはその日のポモドーロを足したり、翌日に回したりする。慣れると、見積もりと現実のギャップはだんだん小さくなっていく。

はじめてよかったこと

ポモドーロ・テクニックをはじめてよかったことがいくつかある。

一つには、タイマーをスタートさせたら自然と集中できるようになったこと。集中できる方法をもっておくことは精神的な安定にも一役買っている。

もう一つよかったことは、仕事にかかる時間や労力の見積もりが正確にできるようになったこと。

いま持っている仕事の総量を俯瞰し、各仕事にかかる労力を見極めるくせがついた。各仕事を分解し、それぞれの工程にどれくらいの労力が必要かの見積もりができるようになった。予定していたポモドーロが余ることはあっても、足りない(見通しが甘い)ことは減っていった。

必要なもの2つ

この時間管理術にあたって、必要なものはタイマーとシートの2つだ。

タイマーは、アップルウォッチを使っている。1分、3分、5分、10分、15分、30分、1時間、2時間のタイマーは標準で表示されている。

「カスタム」というボタンがあって、自分の好きな時間でタイマーをデフォルト表示できるので、25分のタイマーを設定した。音は鳴らさず、手首でぶるぶると震えるだけにしている。

今日やることやポモドーロの見積もりを記入するシートは、ネットでダウンロードした。シートは数種類あるが、実際に使っているのは「TO DO TODAY」のシートのみ。

公式本巻末に記載されている開発者のウェブサイトからもダウンロードできる(有料)。巻末にシートの日本語版が印刷されているのでコピーしてもいいし、Excelで自作してもいいだろう。

わたしはダウンロードしたシートを裏紙に印刷して、毎朝、仕事を始める前に手書きでリストをつくる。ポモドーロを消すときも手書きで。PCに打ち込むより、小さな達成感を得られる気がして気に入っている。

追記 : 講談社「マネー現代」の記事でnoteを紹介いただきました。
『150人のフリーランスに聞いて厳選!「自宅で集中する」7つの方法』(重田 玲)

うれしいです!
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鹿児島生まれ、鹿児島在住。会社員を経て独立。書籍やWEB記事のライティングをしています。仕事のことや本の感想など、日々のあれこれを書きつけます。上阪徹のブックライター塾第3期修了。