【勉強】ビジネス文章のダイエット方法
こんにちは、御堂筋です。
IT企業でキャリアアドバイザーをしております。
以下の書籍と記事を読みました。
学びが多かったのでアウトプットしながら定着させようと思います。
・文章が長くなり、相手から「何を伝えたいのか分からない」と言われている方
・意識していても、どうしても文章が長くなってしまう方
・日々部下の文章を添削されるマネージャーの方
など、何かヒントになると幸いです。
文章を意識する上での前提事項
「文章は基本読まれない」と思うこと
言いたいことが伝わらない際にこう思ったりしていませんか？
「読んだら分かるのに・・・！」
「自分が書いた文章だから、しっかり読んでくれている」 と思い込んでしまっているパターンです。
ではご自身が他者の文章を読むときはどうでしょうか？
少なからず一度は、
「長いなぁ・・・」
と感じたことがあるはずです。
「自分の書いた文章は、読んでくれない」 そう思うと楽な気持ちで伝えたいことに集中できます。
「読んでくれる」という前提を捨ててみましょう。
「情報は減らさず、言葉を減らす」が鉄則
逆のパターンもあるかもしれません。
「ここ、読んでくれなかったらどうしよう・・・分かりづらいから補足しておこう」
文章量が増えてしまい、結局読まれない可能性が高いです。
一方情報量は何も変わっていないことが多いのです。
投稿する前に、
「減らせる言葉は何だろうか？」
と考える習慣を付けてみると、文章がスッキリするかもしれません。
ダイエット方法①：🙅♂️「形式名詞」「当たり前のこと」「リズム感だけの言葉」は使わない → 🙆♂️ 削除する
× 形式名詞
・「〜という」「〜こと」→ 削除する
・「〜することができる」→ 「〜できる」
・「〜することが可能」→ 「〜が可能」
にするとスッキリします。
× 当たり前のこと
・「多様性が重要視されるこの日本では〜」
・「混迷を極めるこの現代、」
など
× リズム感だけの言葉
・「〜については〇〇で・・・」→ 「〜は〇〇で・・・」
と、話し言葉で何となく使っている言葉は削除できます。
ダイエット方法②：🙅♂️ 抽象論は使わない → 🙆♂️ 具体的に書く
人や状況によって定義が異なる表現を指します。
× 例
・「品質」「何年にも渡って」「高品質な」
以下を意識することで抽象論を排除できます。
・具体的な言葉に置き換える(「品質」→ 「顧客満足度」)
・数値を入れる(「何年にも渡って」→ 「10年以上」)
・客観的事実を入れる(「高品質な」→ 「利用満足度No.1の」)
ダイエット方法③：🙅♂️「こそあど言葉」「接続語」は連発禁止 → 🙆♂️ 削除する
「こそあど言葉」：「これ」「それ」「あれ」「どれ」などの指示語のこと
「接続語」：「一方」「なぜなら」「しかし」など、文と文を繋げる言葉のこと
非常に使いやすい言葉ですが、連発すると幼稚な印象を持たせてしまいます。
まとめ：言葉を減らすことでイイタイコトが伝わる
伝える側は本当に伝わっているか不安になるのでつい言葉を重ねてしまいます。しかし重ねてしまった結果伝わらないことがよくあります。
「どんな表現を使おう・・・？」
と考える前に、
「何を削除しよう・・・？」
という思考で文章に向き合うと相手に伝わるかもしれません。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
(再掲)参考書籍・記事
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