“タスク“と“プロジェクト“と “スケジュール“が ごっちゃになっていたのだとわかった時
いくらやっても仕事が
減らない気がする。
自分がどこまでやったのか
わからなくなる時がある。
そんなふうに感じたことは
ありませんか？
フリーランスで仕事をしていると
スケジュールの管理から
仕事をこなすことから
書類作成、発送手続き、
さらに入金確認＆営業…。
基本全部一人でやることになります。
わたしは園芸の仕事をしています。
仕入れ業者のカタログや
お客様への提案途中の書類
話が進んでいる途中の書類
部屋はそれらの書類で溢れてきます。
やならければいけない連絡事項
新しいプロジェクトの進行確認
さらに、そこにレッスンなど頼まれると、
「材料の手配」、「材料が自宅に届く」
→「家が荷物だらけになる」
…というひどい状態になります💦
結局、自宅だと用途ごとにまとめておく
ようなスペースもないので、ひとまとめに
積み上げられ、レッスンの前日の夜中に
確定した人数分の材料をセッティングする
…という、何とも非効率な状態でした。
いつも探し物をしている感覚で
出かける直前になって
「ここにあったアレがない‼️」と
探しものを始めるのです。
焦りが重なることでその時点で
一日のエネルギーをかなり消費して
いました。
もし、同じような悩みを
抱えている人がいたら
先日教えてもらった方法が
素晴らしかったので
（ただ今わたしも実践中‼️）
皆さんにもお伝えしたいと
notoに書くことにしました。
あなたは“タスク”と“プロジェクト”と“スケジュール”が整理されていますか？
まず、わたし自身この分離作業が
できていなかった！
「やらなければならないこと」と
「○月○日に△△△さんと打ち合わせ」
というスケジュールを、同じ場所に
記載していました。
もちろんスケジュール帳にはアイディアを
書き込むこともあるので、タスクなのか
メモなのか、スケジュールなのか？？
まったくわからないただ汚い
ノートになっていました💦
書ききれないタスクは、コピー用紙に書き出し
あちこちに追加の紙が増えていきました。
きっと、不安から目についた紙に同じような心配事を
書き出して安心しきっていたのでしょう。
実際は何も進んでいないのに。
そのため、それらを整理するよい方法はないか、
といつも探していました
そもそも“タスク”と“スケジュール”の他に“プロジェクト”がある理由**
“タスク”と“スケジュール”があれば、
日々の用事はこなしていけます。
今、忙しいのであれば
それだけでもあっという間に
一日は過ぎていくと思います。
しかし、フリーランスで仕事を
している人はわかるかもしれませんが、
ただ“こなすだけ”の時間を過ごしていくと
確実に仕事は減って行きます。
ことの大小にかかわらず、絶えず何か
新しいことを探し、小さくてもいいから
チャレンジしていく作業というのは
事業を継続していくうえで欠かせない
のです。
この点に関しては、いろいろな
考え方もあるかと思います。
そして、この新しいプロジェクトに関する
タスクは今の自分にとって切羽詰まった
ものではないため、気が付くと
どんどん奥に押しやられていきます。
まず、日常のタスクとスケジュールがきちんと
こなせないと、新しいことにエネルギーは
向けられないからです。
そのためにも【仕事管理術】はおろそかにできない
技術だと思っています。
GTD理論と仕事の片付け方**
この理論、エンジニアの方々は普通に
使っているようです。
「GTD」はGet Things Doneの略。
意味はシンプル「仕事を終わらせる」。
結構直訳そのままの意味です。
これをこなす順序としては
①仕事をすべて紙に書きだす
②優先順位順に並べる
③１つ１つこなしていく
です。
①の書き出すという行為とその方法が
【仕事管理術】の中で最も重要だと思っています。
オンラインミーティングで教わった方法
先日オンラインミーティングの参加者の中に
お片付けの講師をやっている方がいました。
以前も仕事の道具や書類の片付け方法など
基本的な考え方とアドバイスをいただいたばかりです。
なのに、またわたしから仕事術に関する質問を
しました。
「どうやったら書類や材料ががごちゃごちゃせずに
仕事をこなしていけるか？」という心の叫びでした。
それに対する先生の答えはシンプルなものでした
今日やるべき仕事何かがわかっていないから
仕事のタスクも材料もごちゃごちゃするんじゃ
ないでしょうか？
そして、教えてもらったのがこの
【タスク管理表】です。
まず、ボードを準備し、自分が
管理しやすい項目を作って
マスキングテープで枠を作ります
付箋は「一つの項目に一つの仕事」と
決めて書き出します。
（ここがポイント！一枚にたくさん書いちゃダメ）
色別に“仕事”、“家庭”、“プライベート”に分けます。
パット見て何の仕事が溜まっているのか
一目瞭然です。
処理したものを✖つけて“完了タスク”に
移動させていくシンプルなシステムです。
リアルでやるか？ツールを利用するか？
実は、この方法 わたしのように付箋とボード
を利用するのではなくWeb上のツールを
使う方法もあります。
「trello」というツールです。
上記のボートのように仕事が縦に並んでいる
画面になっています。
「完了したタスク」→「今日やるべきタスク」
→「今やっているタスク」→「明日やるべきタスク」
→「今週やるタスク」のような配列になっています。
仕事が完了したタスクをマウスでつかんで
ドラッグアンドドロップで
「完了したタスク」に移動させていきます。
仕事が見える化して、達成感も感じられる
と思います。あと言えば、こちらの場合は
スマートに仕事をこなしたい方に
いいのではないでしょうか。
興味がある方はご覧ください。
わたしにはリアルが合っている
便利なツールはいろいろありますが、
結局のところ、わたしには“リアル”が合っている。
…ということで、ボードに付箋を貼って、
終わったものには✖をつけて完了タスクに移動、
一日の終わりにゴミ箱に捨てる、という作業にしました。
付箋がもったいないとか言ってはいけませんね。
反省しました。
これで良くなったなーと思うことは、タスクを
付箋にしてことで、スケジュール帳に貼って
外に持ち出すこともができるようになったということです。
家に戻ったら✖がついた付箋をボードの完了欄に
戻します。
これならあちこちに書いた紙を探すこともなくなります。
やってみて変わったこと
この方法を導入して確実に
仕事の管理能力が上がりました。
もう一つは、
タスクだけでも整理されると
心の余裕が出てきて、
スケジュール全体に目を配る
ことができるようになってきた
ということ。
そして、その余裕から
新しいプロジェクトの計画時間を
捻出できるようになり
アイディアを形にするための素材を
見つけやすくなったのです。
結果、トータルで気持ちに余裕が
出てきました。
仕事が溜まって消えていかない…
と嘆いている方。
是非やってみてください！！
先生ありがとう！！
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