ピボットテーブル活用術(1)弥生会計データを活かす実践事例
経理とシステムの実務経験45年、Excel30年の探求から生まれた
理想のエクセルによる実践サンプルをご紹介します。
このサンプル・ファイルは、弥生会計の売上データを用意すれば、
どの会社でも「顧客管理」ができる汎用テンプレートです。
エクセル実践テンプレート開発の想い!
ゴール=実践を知らなければ、感動できない!
100mの山に上がるのに、2000m級の山に登る準備は不要です。
小さい山なら、雨具と飲み物があれば大丈夫ですね。
500m・・の山なら、地図、靴、服など、レベルに合わせて必要なものを準備する。
知識も大事ですが、経験も大事ですね。
Excelは、どうでしょうか?
レポートを作るのに、沢山の関数、自動化のプログラミング、
操作を早くするためのショートカット・キーなど、
「準備」が大変で、しかも、どんどん、高度化していきます!
知識や資格で、実践で役立つのは何%?
実践で必要なのは、応用力ですが、紹介されていません。
個人差が大きく、比較できないのです。
どんな小山=簡単なエクセルでも構いません。
ゴールへの行き方は、頂点に立たないと、見えないのです!
登る途中では、判らなかった最適な「登り方」が判ります。
これは、「ゴールした人」だけが授かれるご褒美です!
簡単なエクセルでも、実践経験を積み重ねると
応用力が身につきます。「知識」との違いです。
私は、みんなが使えるように「汎用化」してきました。
「使って、慣れて、身につける」エクセルで十分!
この実践テンプレートは、関数・マクロは使用していません。
Excelを使いこなすには、知識や資格が必要と思われていますが、
高度な知識は不要で、どの会社でも直ぐに実践で使えます!
皆さんにゴールを体験して欲しい=実践テンプレート!
会計ソフト 売上集計 ⇒ 顧客管理には不十分です。
売掛金、摘要・・会社によりバラバラ →Excelで管理は難しい
ピボットテーブル、パワークエリと組み合わせた実践テンプレート
Excelの関数・マクロをほとんど使わずに、マウスで設定して、
毎回の作業もデータを揃えるだけで「更新」クリックで完了します。
このテンプレートは、販売管理ソフトを導入していない会社
・・中小企業、個人商店さん、
Excelの実践事例を学びたい方に、お薦めです!
「会計ソフトのデータ」を活用する「ゴール」を紹介します!
サンプルは、無料で配布します。
独りで作成した試作ですが、みなさんに試していただき、
「安心して使える実践テンプレート」を実現したいと願っています。
弥生会計以外の会計ソフトでは、 ジョブカン会計、Freee、商奉行などの
実践事例があります。他のソフトへの応用は、驚くほど簡単です。
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90分で解説、実習しましょう!先ずは使って、慣れましょう!
サンプルのダウンロードと設定方法
エクセル・実践テンプレート
弥生会計・総勘定元帳.txt [CSV形式] テスト用
手順1:「専用フォルダー」を作成、ファイルを保存
①フォルダーに移してください。
フォルダー 例: C:¥弥生顧客管理
これがファイルパスです。
手順2:事前操作 弥生会計の本番データで行う前に
①エクセル・テンプレートを開きます。
②弥生会計データを取り込む「ファイルパス」を登録します。
③データ/すべて更新 1回 実行
⇒得意先の登録を確認・・設定等
④データ/すべて更新 1回 実行
⇒ピボットテーブルのレポートが更新されます
手順3:本番操作 弥生会計の本番データで行います
動画、下記の解説を参考に行って下さい。
YouTube動画で解説しています
実践事例(1) 弥生会計/売上データを活用
手順は、弥生会計での操作と、エクセルでの操作に分れます
1⃣ 弥生会計 ・・ 元データをエキスポート
1.総勘定元帳 ・・売上高、割り戻しなど
2.CSV ダウンロード
2⃣ エクセル ・・ データを読み込んでレポートを「更新」
3.データ読込 パワークエリ 得意先の判定
4.得意先マスタ ・・住所、分類など 事前準備
5.エクセル 顧客管理表 ピボットテーブル
1.弥生会計 集計表から始めます
総勘定元帳の売上集計、補助残高一覧表で売掛金管理ができます。
しかし、会計ソフトの課題としては、
①複数年での管理、②売掛金対象外の得意先管理、③分類を追加して管理、
これは、どの会社でも、共通の課題です。
2.データ エキスポート
①総勘定元帳/ファイル/エクスポート
②出力先 ・・ パスの選択・・サンプルファイルの保存先
➂勘定科目 ・・複数可能 売上高、戻し・・
サンプルデータと「本番データ」
弥生会計・総勘定元帳.txt [CSV形式] テスト用
ダウンロードしたら、ファイル名は、総勘定元帳.txt (固定)
区切り文字 カンマ(CSV)形式 です。
エクセルでの事前準備 ・・パスのコピー で貼付けます。
3.Excelシート 総勘定元帳に取込み
4.得意先マスタ と 連係
①新規取引先が発生すると、追加一覧表に表示されます。
得意先マスタに登録済なら、「得意先総括」が表示されるので、
「最新得意先」に登録します。
②得意先マスタの管理情報を利用するだけでなく
③個別に分類することも可能です。
5.ピボットテーブル 全管理レポート更新
①すべて更新で、ピボットテーブルの全レポートも更新されます。
②スライサーなどで、絞り込みなどが可能です。
③レポートをコピーして、使いやすいレポートを追加しましょう!
⇒ 拙書「Excel実践ピボット革命」などをご参考にして下さい。
6.使って、慣れて、身につける
実践テンプレートは、「使って、慣れて、身につける」ことが大事です。
このテンプレートを使い始めれば、メリットが上がります!
①レポート作成時間の削減 年間 10時間以上
Excel 1時間 実践テンプレート 10分 として
月の途中でレポート作成しても、10分だけで済みます。
②分析・・レポートの 追加・修正
Excelをピボットテーブルに切り替えた成果が発揮されます。
データ分析で情報の共有など、これまでできなかった段階に進みます。
事業に役立つので、成果が上がります。
ピボットテーブルの「使いこなし方」は、使って、慣れて、身につける
専門書などで、知識を得ても、実践は別物です。
応用力=「実践スキル」を身につけましょう。
7.実践テンプレートのカスタマイズ
ピボットテーブルは、元のデータで活用のレベルが左右されます。
分析のレベルアップには、元データに遡って見直しが必要になります。
そこで役立つのが、「パワークエリ」です。
①元データのデータソースの変更・追加 [取得]
②データ項目の構成、加工 [変換]
さらに、パワークエリとピボットテーブルの組み合わせ
③「実践テンプレート」の最適化
「システム的な思考」も必要です。
私は、経理、システム、表計算を40年続けてきたので、
これが、体に染み込んできましたが・・。
深い知識を深めることも役立ちますが、それぞれの意義・違いを理解して、総合力を高めることを、みなさんにお勧めしたいです。
8.実践事例を紹介します!
弥生会計のデータ活用は、
総勘定元帳=売上だけでなく、様々な応用が可能です。
仕入管理、原価管理・・
残高推移表データ P/L、B/S データを組み替える
⇒ 部門・損益、CF管理 のサンプルも試作しました。
他の会計ソフト、ジョブカン会計、Freeeのテンプレートを試作しています。
販売ソフトを導入しても、顧客管理はハードルが高いです。
データ活用ができれば、実践テンプレートは、容易に行えます。
MISOCA、flam、 ツカエル・オンライン、弥生販売、大塚smileでの
実践事例があります。
SAP社のERPデータベースを活用した事例など、
管理レポートをテンプレート化して全社員に使う=システムにしました。
これらのテンプレートは、全て、関数やマクロを使わずに、パワークエリとピボットテーブル=ノン・プログラミングで作成可能です。
9.Excel実践ピボット革命 第10章
実践テンプレート、パワークエリを紹介!
実践テンプレートをシステム化へ、エクセルの理想形を紹介しています。
この記事にご興味のある方は、是非お問い合わせください!
ピボットおじさんの無料相談窓口 30分ZOOM 受け付けています!
noteの記事について直接聞きたい・・
ピボットテーブルを使っていても「使いこなせない!」
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是非、コメントや、応援をおねがいします。
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