【ｵﾌｨｽ/IT】煩わしい電話対応から解放された。外出中も問合せを取りこぼす心配なし
ソフトウェア開発や、開発に関するコンサルティングを行う株式会社めぐみソフトさま。不動産から医療まで、幅広い領域の開発に携わった実績があります。代表自らエンジニアとして動いているため業務することもあり、業務中の電話対応に課題を感じていたそうです。
今回は、同社の代表取締役 中庄谷さまにマヤイを導入いただいた背景や導入後の変化について、お話を伺いました。
導入前の課題
・外出で電話に出られないことが多く、問合せを取りこぼしてしまう不安があった
・営業電話の対応に時間を取られていた
導入後の効果
・マヤイが電話の一次対応をするため、社内のメンバーが電話に出なくても問合せを受け付けられる
・必要な用件のみ対応できるため、営業電話に出なくて良い
業務中や移動中は電話に出られず
問合せをとりこぼす不安があった
マヤイ導入前、電話に関する課題は何でしたか？
中庄谷さま 仕事中に電話に出られないことに課題を感じていました。マヤイを導入するまで、公開している会社番号は私の携帯番号だったのですが、私自身、エンジニアとしてお客様のオフィスで仕事をしたり、外出することが多かったため、電話が鳴っても出られないことが多々ありました。作業中や移動中に電話に出られないことで、問合せを取りこぼしているのでは？と不安に感じていました。あとは営業電話がかかってくることですね。毎月10-20件の問合せのうち、7割くらいが営業電話で…。数自体は多くなかったのですが、ちょこちょこ掛かってきて面倒だな…と思っていました（笑）
電話での問合せが受注に繋がることは多かったのでしょうか？
中庄谷さま 受注に繋がる問合せは電話よりメールの方が多かったのですが、会社としてホームページに電話番号を載せておいた方が良いと思っていました。先日、医療機関向けのサービスをリリースしたのですが、医療機関の方って電話で問合せてくださる方が多いんです。そういった問合せを取りこぼしてしまう懸念と、リリースによって営業電話が増えることを考え、会社の電話問題を解決しようと動き始めました。
受電数に見合うサービスを探していたところ、マヤイを発見
自分たちにぴったりのサービスだった
最初から電話受付サービスを検討されたのでしょうか？
中庄谷さま 検討を開始した当初は、着信があったら各メンバーが持つ携帯に転送されるサービスや、コールセンター代行のようなサービスも検討しました。ただ、機器などで初期費用がかかったり、アウトソースでも人が対応するものは人件費がかかりますよね。受電数も多くないですし、そこまでコストをかけなくてもいいかな…と考えていたところ、マヤイを発見したんです。
毎月かかる費用はなるべく抑えたいですよね。
中庄谷さま そうですね。あと、資料請求したりトライアルすると、普通は先方の担当者から営業されますよね。会社としては当たり前の行動なのですが、それが少し煩わしいなと思っていて（笑）マヤイはそういった売り込みが無かったというのもポイントでした。
ありがとうございます。導入に関して、何か悩んだ点はありましたか？
中庄谷さま 導入する側の私たちは抵抗がありませんでしたが、電話をかけてくれた側の人が自動音声の対応に困惑してしまわないかな？と少し不安でした。特に高齢の方だと戸惑ってしまうかもしれないと思っていました。ただ、使ってみて今のところはスムーズにメッセージを吹き込んでいただいています。もし電話が途中で切られても「電話があった旨」と「着信番号」が通知されるため、必要な時は折り返せば良いと分かったので安心しました。
サービスの質が高いのにリーズナブル
共有漏れもなく効率的に対応できる
実際にマヤイを使ってみてどうでしたか？
中庄谷さま 無料トライアル*1でテストした際、「サービスの質もいいし安くてめっちゃいいやん！」と思いました。通知がテキストで来るので、必要な情報が一目で分かるのが便利ですよね。文字起こしのクオリティも高く、録音データを聞かなくても内容が理解できたのも良かったです。
*1…全てのプランを対象に、2週間の無料トライアルを提供しております。お申し込みはコチラから。
マヤイ専用の050からはじまる電話番号はどのように使っていますか？
中庄谷さま 050番号はそのままコーポレートサイトに掲載しています。公表するのは050番号で、もともと会社番号として使用していた携帯番号は、既存のお客様からの連絡用に使っています。050番号宛の電話はSlackに通知が来るようになっており、スレッド上で誰が対応するかやりとりできるので便利ですね。
マヤイ導入後は、電話に関する課題は解決されましたか？
中庄谷さま 解決されました！最初に話した通り、新サービスのリリースでたくさん問合せが来たらどう対応しよう…と思っていましたが、マヤイを導入したお陰で新規の問合せも漏れなく対応できました。営業電話も取る必要がなく、通知を見て必要な用件のみ対応すれば良いので助かっています。また、AIが自動でSlackに通知してくれるので、共有漏れがないのもありがたいです。人が電話を受けると、他の業務を優先して共有が遅くなったり、共有を忘れてしまうこともありますよね。マヤイは受電したらすぐに通知が来て、内容を皆で共有できるので、そこも良いところだと思います。
ありがとうございます。最後に、マヤイへの要望があれば教えて頂きたいです。
中庄谷さま 現状のサービスで満足しているので、絶対こうしてほしい！というのはないですね…。強いて言えば、弊社ではDiscordを使っているので、それが通知先に追加されたら嬉しいです。あとは、今はマヤイ専用の050番号は受電専用ですが、この番号から発信できるようになるともっと楽になると思いました。しかし、そこを突き詰めると営業ツールになってしまいますし、マヤイは全ての電話を受けてくれる防弾サービスだと考えているので（笑）、多機能すぎず、今のようにシンプルで使いやすいことが1番だと思います！
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