【メールの書き方】ビジネスメールに「！」を多用するようにしている話
フリーランスの日常的な話でも一つ。
現在、僕は仕事上のやりとりでChatwork、Slack、Messenger、LINEなど複数のチャットツールを使用していますが、ちょうど昨日「OneChat」という一元管理アプリがお誂え向きにリリースされたので早速使っています。
自分にメンションが向いている限りどのツールでもメッセージの確認漏れを起こしたことは今までほとんどありませんが、こうやって1つのツールで管理ができるようになると更にミスが減っていくような気がします。月額220円で使えるのでお買い得です。
今日1日は「OneChat」を使って全てのツールにアクセスしてみましたが、肌感覚としてはかなり使いやすかったです。
チャットツールが流通して利便性が高まっていく中で、いまだに「メール」という文化が日本に残り続けています。というか、関係性が希薄であったり初めましての企業に関してはメールでコンタクトをとっていくしかないですから、これから先もしばらくメール文化は残っていくでしょう。
…さて、ビジネスメールを打つとき、皆さんはどんなことに気をつけていますか？
当たり前ですが、メールこそ送信相手に自分の感情や意図していることが伝わりづらいツールだと思っています。文章を書くことを生業としている自分ですら、メールでの認識齟齬が起きてトラブルが生じたことが往々にしてあります。
過去、営業時代にメールセールスが得意だったという内容の記事も書きましたが、今回は僕がビジネスメールを打つ際に心がけていることでも紹介しようかと思います。
＜メールを打つ際に心がけていること＞
①どんな相手でも「！」「。。」「、、」を多用する
②結論から書く（メリット・デメリットの提示をする）
③署名を自分流にアレンジする
では、1つ1つ紹介していきます。
①どんな相手でも「！」「。。」「、、」を多用する
メールには絵文字の機能やスタンプの機能がないため、「いつもお世話になっております」「平素よりお世話になっております」から始まり、句点で終わる内容はどれも定型に近いものになり、大変堅苦しい印象を植えつけます。
そこで、僕はなるべく「！」を多用するようにして内容の中で抑揚をつけたい点を強調しております。（もちろんメールを打つ相手との関係性にもよりますが）
また、少し低姿勢でメールを送りたいときには、「。。」「、、」もよく使っています。
例えば、こんな感じ。
「先ほどは、お電話にてありがとうございました！」
「本件、ご依頼いただきありがとうございます！」
「ご招待いただいたリンクからアクセスができない状態です。。」
「申し訳ありませんが、今一度ご確認いただけますと幸いです、、！」
ほんの少しだけですが、句点だけで終わらせる文章とは違って感情の見え隠れがあるので、僕はこういったアクセントを好んで使っています。
あとは、自分自身が「！」をメールに使ってくれるお客様の方が親しみやすいという点もありますね。
②結論から書く（メリット・デメリットの提示をする）
メールの基礎的なことだと思いますが、僕は長々しい文章がかったるくて嫌いなので、基本的には「結論→理由→よろしくお願いいたします」で簡潔に済ませることが多いです。
また、「なぜこの内容がいいのか」の商品提案を行う際などは、具体的にメリット・デメリットの両方を提示することを心がけています。
③署名を自分流にアレンジする
署名に関しては最初に設定したら以降は変えないケースがほとんどだと思うんですけど、僕は新卒で旅行会社の営業をやっていたときから特にこだわりを持って制作していました。
例えば、メールの一番最後尾に、
「夏休みを利用して国内47都道府県制覇してきました！」
「GW中はインドまでバックパッカーで一人旅してきました！」
「まずは旅行の雑談からしませんか？」
など、日常の自分自身の旅行体験談のようなものは入れていた記憶があります。
営業なので、少しでも話のネタがお客様から振られるとチャンスでしかないんですよね。ブランド力があまりない中小企業の畑で新規開拓を任されていたので、とにかくどんな手を使ってでも自分のことを知ってもらおうというのは日々意識していました。
なので、今でもメールの署名は極力ラフにリンク先に飛んでいただけるように制作しています。
＜実際に今使用しているもの＞
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松澤 拓也 Takuya Matsuzawa
Mail：××××××××@gmail.com
TEL：070-××××-×××× / 080-××××-××××（私用）
Facebook：https://www.facebook.com/mattak0120
（Messengerだとスムーズに連絡がとれますのでお気軽にご申請ください！）
★まったり更新しているnoteはこちら！★
note：https://note.com/mattak0120
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これは★などを使うことで相手の緊張を緩和させる効果を狙っています。Messengerは実際にビジネス的な連絡が一番とりやすいツールなので、Facebookへ流入していくことも効率化を最大限考えたものになります。
他にも心がけていることは結構ありますが、ビジネスメールを打つ際に大きく意識していることはこの3点ですかね。
少しでも参考になれば嬉しいです！
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