WEB面接対策
多様な働き方が広がっている現代では、新卒採用・中途採用を問わず、WEB面接を実施する企業が増えています。新型コロナウイルスの影響で、さらに多種多様な業種でWEB面接の導入が加速しました。
今回は、WEB面接対策として、「必要な事前準備」「面接を成功させるための基本マナー」「オンラインならではの注意事項」を紹介します。オンライン面接とも呼ばれるWEB面接では、対面式の面接とは異なる準備や注意点が存在します。
【WEB面接の特徴とは？】
初めてWEB面接を受ける人のなかには、WEB面接がどのように行われるのか把握できていない人もいるでしょう。まずは、WEB面接の特徴をしっかり理解し、面接に備えましょう。
WEB面接は、ネット上でビデオ通話ができるツールやサービスを使って行われます。特に、SkypeやZoomのような無料サービスがよく使用されています。面接場所までの交通費や移動時間を削減できるため、求職者にとっては魅力的な面接方法といえるでしょう。
■基本的な注意点は通常の面接と同じ！
WEB面接と対面面接を比べてみても、面接官からの質問・面接時のマナー・面接の流れに大きな違いはありません。言葉遣いに関しても、変わらず丁寧な敬語が求められます。ただし、WEB面接の使用ツール上でログイン・ログオフが入退室の代わりとなる相違点はあります。
対面面接と注意点はほぼ同じWEB面接ですが、オンラインだからこそ発生するトラブルや注意点については、あらかじめ把握しておくことが重要です。
【要注意！WEB面接でよくある3つのトラブル】
WEB面接は便利な面接方法であるものの、トラブルや失敗が発生しやすい側面をもっています。面接前に対策を講じるために、WEB面接の予定がある人はよくあるトラブルを確認しておきましょう。
特に、初めてWEB面接に臨む人は要注意です。
■音が聞こえない
WEB面接では、相手の声が聞こえない・相手に自分の声が届かないというトラブルがよく起こります。音が聞こえなくなる主な原因として、「周りの雑音が大きい」「通信環境が不安定」「デバイスやマイクに不具合がある」「声の音量が小さい」などが挙げられます。
いずれの原因でも、周辺環境や使用機器の準備を十分に行えば、簡単に防ぐことができます。
■時間通りに開始できない
時間通りに面接が始められないというトラブルも、準備不足の場合によく発生します。WEB面接では、移動時間がないことから「油断して寝坊する」「準備開始が遅くなる」など、気が緩みがちです。いざ面接を始めようとしたら、使用ツールのログイン情報がわからなかったというケースもあります。
WEB面接であっても、緊張感をもって、事前準備をしっかり行っておくことが大切です。
■接続が途中で途切れる
WEB面接では、通信環境によって、面接中に接続が途切れるトラブルも発生します。接続が途切れる・繋がりにくい・ビデオの画質が悪いといったトラブルの多くは、「回線の通信速度が遅い」ことが原因です。
例えば、Skypeのビデオ通話を問題なく使用するためには、300kpsのダウンロード速度・アップロード速度があるネットワーク環境が推奨されています。2人の面接官と3人でグループビデオ通話を行う場合には、ダウンロード速度2Mbps ・アップロード速度512kbpsが推奨されています。高画質の通話や、グループに参加する人数が増えれば、それだけ必要な回線速度が上がります。
WEB面接には、ネットワーク環境の整備が欠かせないことを覚えておきましょう。
【WEB面接に向けて用意すべきアイテムと準備のポイント】
それでは、WEB面接で起こりうるトラブルは、具体的にどのような準備を行えば防ぐことができるのでしょうか。
ここからは、WEB面接が決まった際に用意すべきアイテムと、準備するときのポイントをまとめて紹介します。「スマホでも面接が受けられるのか」「マイクは購入すべきなのか」という、WEB面接でよくある疑問も解決します。
■パソコン：使用ツールの登録・ダウンロードを行う
WEB面接に向けて、まずは使用ツールへの登録や、ダウンロードを済ませましょう。
すでにアカウント登録が完了している場合は、すぐにログインできるよう、IDやパスワードが正しいか確認します。
WEB面接で使うデバイスには、パソコンを用意しましょう。
「スマホでもいいのでは？」という疑問もよく聞かれますが、スマホの利用はあまりおすすめできません。スマホが推奨されていない理由は、「電話がかかってきて通話が中断される」「画面が小さく顔が切れてしまう」「スマホがぐらつく」など不安定要素が多いためです。また、面接中にトラブルがあっても、スマホが使えなければ、緊急の電話もできません。
どうしてもパソコンが用意できない場合は、画面の大きなタブレットを使用する、またはパソコンがある個室のレンタルスペースを利用するのがおすすめです。
■有線マイク：音声を確認する
パソコンで使用ツールの準備が整ったら、マイクに音声が入るかテストを行います。できれば、家族や友人に頼んで、相手に声が届いているかを確認してください。この時点でしっかりマイクテストを行っておけば、通信状況・使用機器の状態・適切な声の音量を確実に把握することができます。
また、通信相手の環境によって、音の聞こえ方や大きさが変わるため、状況に応じてすぐに音量を調節できるようテストしておくことも重要です。
WEB面接の通話では、有線マイクの使用が基本となります。マイク付きのイヤホンを用意するとよいでしょう。Bluetoothで接続するワイヤレスイヤホンは、音声の遅延が起こりやすいため、有線のものがおすすめです。
マイクとスピーカーが搭載されているパソコンを使用する場合は、イヤホンを付けない方が相手の声を聞き取りやすいことがあります。ただし、パソコンのマイクは、音質が悪かったり、周囲の音を拾ったりする可能性があるため、使用する前に必ず音声を確認し、必要であればマイクを別途購入しましょう。
■カメラ：自分の顔や背景のカメラ写りを確認する
ビデオ通話で行うWEB面接では、カメラの準備も欠かせません。表情やリアクションによって相手に与える印象が大きく変わるため、自分がどうカメラに写っているのかを必ず確認してください。カメラ写りを確認する際は、自分の背景が散らかっていないか、照明が明るすぎないか暗すぎないか、についても確認しましょう。
カメラが搭載されているタイプのノートパソコンであれば、そのまま使用できます。しかし、デスクトップパソコンなどカメラが付いていないデバイスを使う場合は、WEBカメラの設置が必要です。WEBカメラの購入が必要な場合は、設置には時間がかかる可能性も考慮して、面接が決まったらすぐに準備を始めましょう。
また、新型コロナウイルスで在宅勤務が増加し、WEB会議をする人も増えたため、WEBカメラの品薄・売り切れが発生しています。急ぎでWEBカメラが必要な場合は、スマホをWEBカメラ代わりに使えるサービスやアプリを試してみましょう。
■ネットワーク環境：通信速度を確認する
オンラインで行われるWEB面接では、ネットワーク環境のトラブルは致命的です。通話ができない、何度も途切れて迷惑をかけてしまえば、面接官に悪い印象を与えかねません。
まずは、使用するツールにどの程度の回線速度が必要なのかを調べ、現在使用している通信機器の規格を確認しましょう。
「Wi-Fiよりも有線の方が通信速度が早い」と思っている人も多いでしょうが、現在はWi-Fiの方が有線より早い場合もあります。ただし、古い機種では最大通信速度が低いこともあるため、Wi-Fiであっても有線であっても通信速度は確認してください。
また、Wi-Fiを使用する際には、親機の設置位置と受信デバイスの位置によって、電波が届きにくかったり、電波干渉が起こったりして接続にブレが発生する場合があります。可能であれば、安定性が高い有線を使用しましょう。
スマホのテザリング機能も、通信速度が遅かったり、テザリング中に通話ができなかったりするため、あまり利用はおすすめできません。
【WEB面接を成功させる9つのマナー】
必要なアイテム・設備が整ったら、WEB面接で注意したいマナーを確認しましょう。
＜WEB面接の基本マナー＞
①背景は「壁のみ」にするのがベスト
②プロフィールには自分の写真・名前を設定する
③周囲の雑音・着信音を拾わないよう準備する
④カメラは上半身が映るよう目線の高さに設置する
⑤10分前にはスタンバイしておく
⑥聞き取りやすいようはっきり話す
⑦メモはキーボードで打たずに紙を使う
⑧リアクションや表情は少し大げさにする
⑨挨拶・お礼は丁寧に伝える
対面面接よりも細かなコミュニケーションがとりにくいWEB面接では、上記のマナーをしっかり意識することで、面接官に好印象を与えることができます。内定を目指すためにも、ここから詳しく紹介する9つのマナーをぜひ守っていきましょう。
■背景は「壁のみ」にするのがベスト
WEB面接では、カメラに映る背景にも配慮が必要です。背景は、できるだけ「壁のみ」にしましょう。物が多少映り込む程度であれば問題ありませんが、ポスターや洗濯物が見えると、生活感が出すぎてしまいます。プライベートな雰囲気を出さないよう、背景に写り込む物を減らしましょう。
「背景は真っ白じゃないとダメなの？」という疑問がよく聞かれますが、「白でなければならない」というルールはありません。企業側から、白色の背景を指定された場合は、淡色のカーテンやシーツを利用すれば、背景を白に近づけることができます。
どうしても、物を動かせない、背景を淡色にできない場合は、ネットカフェの個室やレンタルオフィスの個室を活用するとよいでしょう。
■プロフィールには自分の写真・名前を設定する
Skypeなど普段から利用しているビデオ通話アプリを利用する際は、プロフィール画像やアイコン名を自分自身のものに変更しておきましょう。
プロフィール画像には、好きなキャラクターやアイドルのイラスト、ペットの写真を設定している人が多いのではないでしょうか。しかし、オンラインであっても、面接はビジネスの場です。面接官に失礼がないよう、就活用の証明写真などフォーマルな印象を与える顔写真を設定してください。
アカウント名には、本名をフルネームで設定します。対面面接で、ニックネームやイニシャルを名乗る人はいないでしょう。WEB面接でも同様に、しっかりと自分の本名を設定し、求人に応募した本人であることを提示してください。
■周囲の雑音・着信音を拾わないよう準備する
環境周囲の雑音・着信音を拾わないよう、面接を受ける環境を整えましょう。カフェやコアワーキングスペースは周囲の音を拾いやすく、面接に集中しにくいため、WEB面接は自宅で受けるのが基本です。
しかし、自宅にも家族が生活している音や、来客のインターホン、電話の着信音など面接時に雑音となる音が多数存在します。家族がいる場合は、面接時間を共有して、配慮してもらいましょう。宅配便は宅配時間を確認し、必要であれば変更してください。音の出る電子機器は、マナーモードにするか、電源を切ります。
万が一トラブルになった際に電話が使えるように、スマホは着信音・バイブレーション機能をオフにして近くに置いておきましょう。
■カメラは上半身が映るよう目線の高さに設置する
カメラが自分の目線よりも下にある場合、画面には自分が面接官を見下ろしているアングルで映ってしまいます。「上から目線」によって失礼な印象をもたれないよう、カメラは目線の高さに設置しましょう。
ノートパソコンのカメラを使用する場合、パソコンラックもしくは、本や雑誌を積み重ねた上にパソコンを置くのがおすすめです。通話中にぐらついたり、崩れたりしないよう、平らで安定した場所を選んでください。やむを得ずスマホやタブレットで面接を受ける場合は、画面が揺れないよう三脚を用意しましょう。
また、自分の上半身がすべて画面に収まるように、身体とカメラの距離を調節してください。顔がアップになったり、頭や顔が見切れてしまったりしないよう配置します。
■10分前にはスタンバイしておく
対面面接で早めに面接場所へ行くのと同様に、WEB面接でも10分程度は余裕をもってスタンバイしておくことが重要です。
指定のツールを使い慣れていない場合は、ログインに手間取る可能性があります。また、ビデオ通話サービスや会議ツールの多くは、ログイン状況が表示されるため、時間ギリギリにログインすれば時間にルーズな印象を与えてしまうリスクもあります。
10分前に背景・身なりを整えてスタンバイしたら、カメラの位置やカメラ写りをもう一度確認します。使用ツールにチャット機能がある場合は、準備が整い次第、挨拶とログインしたことを伝えましょう。ただし、企業によって進め方が異なるため、事前に面接の始め方や進行について詳細を確認しておくことをおすすめします。
■聞き取りやすいようはっきり話す
しっかり通信が繋がっていても、マイクを通すことで、声が小さく聞こえたり、こもって聞こえたりすることがあります。そのため、WEB面接では対面面接よりもはっきりと話すことを意識しましょう。
通常の面接でも、ぼそぼそ話す人より、ハキハキと受け答えする人が採用されます。自分に自信をもって、自分の意見をはっきりと伝えることが重要です。一方で、ハキハキとした話し方を意識しすぎるあまり、早口になったり、声が大きくなりすぎたりしないよう注意も必要です。「結論から話す」「1文を簡潔にまとめる」「適度な”スピード感”と”間”を意識する」など、伝わりやすい話し方のテクニックを取り入れてみましょう。
相手の声がはっきり聞き取れない場合は、そのまま放置せずに、聞き取りにくいことを面接官に伝えてください。音声に問題がある場合は、音声のみ電話に切り替えて面接を続けることもできます。
■メモはキーボードで打たずに紙を使う
WEB面接では、パソコンを使用することもあり、パソコンに直接メモを残したくなるものです。しかし、オンラインであっても面接は面接、相手に失礼がないよう、紙とペンを使ってメモをとりましょう。
実は、キーボードのタイピング音は、自分が思う以上にマイクに拾われています。キーを打つカチャカチャという音は、人によっては不快感・イライラの原因となるため、面接官に悪い印象を与えてしまう可能性があります。また、パソコンでメモをとるのは「失礼だ」と感じる人もいるため、キーボードを使ってメモをとるのは控えましょう。
■リアクションや表情は少し大げさにする
お互いの顔が見えるとはいっても、表情の微妙な変化や動きは実際に会わないと伝わりにくいものです。面接官の話す情報をしっかり受け取ったことを示すために、相槌や頷きといったリアクション、表情の変化は少しオーバーに行うよう意識しましょう。
笑顔は、相手に対して「親しみやすさ」「社交性がある」「元気がある」といったポジティブな印象を与えるため、特に意識したいポイントです。自分では真剣な顔をしているつもりでも、面接官が「不愛想だ」「暗い」と感じてしまえば、印象が悪くなります。画面越しでは、表情が硬く見えてしまいがちなので、いつもの倍の笑顔を意識しましょう。
事前に、スマホのインカメを使って、画面越しの笑顔や驚いた表情の練習をしておくのも効果的です。笑顔を作る際は、自然な笑顔になるよう、しっかり歯を見せて笑いましょう。
■挨拶・お礼は丁寧に伝える
自分のために時間をとってくれた相手に挨拶やお礼をするのは、社会人として必ず守りたいマナーです。ビデオ通話では場の空気が読みにくいため、挨拶やお礼のタイミングを逃しやすくなります。面接が始まったら冒頭に挨拶をして、続いて面接実施に対するお礼を伝えましょう。
面接官の話への相槌や返答のなかに、「ありがとうございます」の一言を混ぜるだけで「些細なことでも感謝を伝える丁寧な人」という印象を与えることもできます。
面接の終了時には、面接の場を設けてもらったことに対するお礼を重ねて伝えましょう。挨拶するとき・改めてお礼を伝えるときは、画面越しであっても軽く頭を下げるとより丁寧です。
【WEB面接時の注意点とそれぞれの対策】
最後は、WEB面接で「見落としがちな注意点」と「面接で失敗しないための対策」を紹介します。
WEB面接は自宅で受けられる・移動時間がないなど便利な反面、思わぬポイントが落とし穴になることもあります。細かいところにも気を遣って、面接合格を目指しましょう。
■スーツを上だけ着用するのはNG
WEB面接でやってしまいがちなのが、「上半身だけスーツを着用する」というNG行動です。
相手には見えないだろうと、下がパジャマや部屋着のままだと、ふとした拍子に画面に写り込んでしまうリスクがあります。実際に、スラックスを履いていないことをうっかり忘れて立ち上がり、面接官にバレてしまったという事例も発生しています。
思わぬトラブルが起こる可能性もあるため、上半身しか映らない場合でも、スーツは必ず上下とも着用し、身だしなみをしっかり整えましょう。
■会話するときはカメラを見ないと視線が合わない
画面越しに会話する際に、ついつい忘れてしまうのが「相手と目を合わすためにはカメラを見る必要がある」ということです。
相手の目を見て話すことは、コミュニケーションの基本であり、目線が合わないと自信無さげに見えてしまいます。また、画面に映る相手の顔を見ると、うつむき加減になり、表情が見えない、もしくは暗い印象を与えてしまう可能性もあります。
常にカメラを見ている必要はありませんが、面接官が話しているときや、面接官に熱意アピールしたいときは、カメラを見て相手と目を合わせましょう。
■カンペやスマホを見るとすぐにバレる
WEB面接は、メモを見ながら受けることもできるため、「緊張で話す内容を忘れてしまった」というトラブルに備えることができます。
ただし、手元に置いたカンペ見たり、メモを残したスマホをいじったりすると、目線が画面やカメラから外れるため、すぐに面接官にバレてしまいます。カンペを見ていなくてもWEB面接では座りなおす・上を見上げる・横を向くなど大きな動作は、対面面接よりも気になりやすく、自信なさげに見えるため注意が必要です。
カンペを使用する際は、顔の向きが変わらない・目線がカメラからズレない位置にカンペを貼るようにしましょう。メモはパッとみて内容がわかるよう、要点のみ箇条書きにするのがおすすめです。
■通信切断・サインアウトが起こっても慌てない
十分に準備を行っていても、通信が切断されたり、使用ツールからいきなりサインアウトされたりする可能性はあります。
しかし、予期せぬトラブルが発生しても慌てず対応することが重要です。
面接官も、WEB面接で通信機器やデバイスの不調が発生しやすいことは承知しています。トラブルが起こってしまった場合は、トラブルの内容よりも、トラブルにどう対処するのかという「対応力」を見られることになります。冷静に対応し、しっかりと謝罪をすることを心がけましょう。
また、万が一のトラブルや通信が復旧しない場合に備えて、事前に緊急連絡先の電話番号やメールアドレスを確認しておくことも重要です。スマホや携帯に切り替えて面接を継続するなど、緊急時の対応も事前に相談しておくことでトラブルの際に慌てずに対応できます。
【まとめ】
今回は、WEB面接を成功させるためのマナーや注意点をまとめて紹介しました。
正しい知識を身に付け、万が一に備えた対策を講じることができれば、他の被面接者と差をつけることができます。現在求職活動をしている人がWEB面接を受ける機会は、1度や2度ではないかもしれません。需要が高まる今だからこそ、対策に力を入れて内定を勝ち取りましょう。
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