人に引き継ぐときに必須！自分の仕事内容の分解！

月末が近づいてきました。退職や異動のタイミングで誰かに仕事を引き継ぐことはありませんか？僕も過去に何度も経験してきていますが、課題はひとつ！自分ひとりではうまくできてた仕事を、誰かに頼むと急に回らなくなります。理由は、仕事内容が正確に分解されていなくて、引き継いだ相手が再現できないからだと推測しています。
これまでの経験を通して、引継ぎ時に大切にしてきた仕事の棚卸、感覚的にできていたことの具体化、参考資料の整備といった３つのポイントお伝えします。特に、組織が急拡大する時に、人の入れ替わりが発生します。そうなったとしても、再現性を生むためにぜひとも押さえておきたいポイントです。これらは実は、相手にも自分にもメリットがあります。

１．とにかく書き出して仕事の棚卸

自分の仕事をブレストレベルでよいので、まずは、全部エクセルに書き出して整理します。理由は、自分の仕事を客観的に把握することで、抜け漏れを無くすためです。具体的には、１日や１週間を振り返って、朝からやっていることを思いつく限り書き出します。
書き出したものを、仕事内容や頻度ごとに分類しておき、引継ぎ相手も理解しやすくします。

２．惰性や暗黙のうちにできていたことを明文化

さらにひとつひとつの業務を細分化していきます。その際に、特に感覚的にできてしまっていたことを、より具体的に明文化していきます。理由は、なんとなくでは相手に伝わらないからです。例えば、SNSの運用で言えば、毎日投稿といいねをお願いします。目安xx回投稿してoo回いいねしてくださいといったように、目安を伝えることが大事です。僕も、引継ぎを受ける側の時に、毎度相手にどの程度？と質問しています。

３．参考資料のリンク先を整備する

過去の記録などの参考資料の保管先を追記していきます。理由は、自分がいなくても相手が自ら調べて自走する状態を作るためです。このひと手間が、引継ぎ後もなお、鬼のように問い合わせが来るか、スムーズに業務が回るかのポイントかと思います。実際にやってみるとわかりますが、大変面倒くさいです(笑)過去の記憶を頼りにリンクを探し当てて張るのは骨の折れる作業ですが、頑張りましょう。

４．さいごに　資料整備は引継ぎ者、前任者双方にメリットがある

以上のように、仕事内容の書き出し、暗黙知や感覚の明文化、参考資料の整備をすることが再現性を生むために、引継ぎ時に大切にしてきたことです。
再現性があればさらにメリットがあります。引き継ぎいだ相手がスキルを習得して異動や転職ができる可能性もあるからです。
また、引継ぎを受ける人だけでなく、前任者にとってもメリットがあります。自分の仕事を振り返ってまとめた資料は、自分の仕事の実績を客観的に説明できる資料です。その資料があれば、転職で新たな案件を獲得しやすくなる可能性があります。
最後に大事なことをひとつ。引継ぎ直後から完璧は求めずに、温かく接していきましょう！仕事仲間が、今後も活躍し続けられるように、今日も挑戦していきます。

今日はこの辺で。ありがとうございます。

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