150人規模でのオンライン社員総会の企画準備に携さわってみて～社員総会をDXしてみた～
皆さんこんにちは。Marvel株式会社で広報を担当している渡邊です🌸
先日5/24(金)、弊社では社員総会が執り行われました🥳
社員総会は半期に一度行われており、前回は11月末の実施でした👀
2023年10月入社の私は今回2度目の参加でしたが、なんとこの度広報として社員総会の企画準備に携わらせていただきました🙌🏻🙌🏻
当日の様子はまた後ほどお届けいたしますが、
今回は企画準備にあたってどのような過程があったのか。何を意識したのかなど、広報としての取り組みをありのまま皆様に共有いたします！
準備過程でまだまだ改善の余地があるなと感じた部分も多くありましたが、少しでも参考になる部分があれば幸いです🌷
１｜社員総会概要
実施日時：5/24(金)16:00~18:00
所要時間：2時間
参加人数：約150名
ツール：Google Meet
エンジニアはオフィスではなくリモートワークもしくはプロジェクト先での勤務のため、弊社の社員総会はオンラインで行われます💻
北海道から沖縄まで、日本全国からの参加です😎🙌🏻
冒頭でも触れたように、実施頻度は半期に一度であり、オンラインとはいえ普段別々の場所で活躍しているMarvelの社員が一同に集まる大変貴重な時間です🔥🔥
２｜企画から当日までのスケジュール
社員総会から遡ること2か月以上前の3/13。週次で行われている広報定例にて、代表直々から社員総会の企画メンバーに任命していただき、即週次での企画MTGを設定。
毎週月曜日の30分間、代表の河畑さん、キャリア管理部（元エンジニアによるエンジニアのキャリアを支援する部門）主幹の海野さん、私の3人で白熱した話し合いが繰り広げられました🔥🔥
■ 第一回企画会議（2024/03/25）
【議題】
・開催日をいつにするか
・いつ告知するか
・所要時間はどのぐらいか
・ツールは何を使うか
・取り入れたいコンテンツ案の出し合い（大枠）
第一回では大枠の概要を話し合いました！
第一に開催日を決定し、そこからの大体のスケジュールを決めました。
1時間枠で開催した前回の社員総会を経て、時間の不足を感じた点や、開催後のアンケートにて、主に会社の実績面の発表内容について、より具体的に知りたいという意見が多かった点から、2倍の2時間枠で実施することに決定しました✨
また、時間延長に伴い、リフレッシュや社員同士の交流の機会を増やす目的から、グループディスカッションもしくはゲーム企画案が出ました😳😳
■ChatGPTの活用と内容精査（3/29）
社員総会のコンテンツや流れについて、今回はChatGPTを活用してみました🫢💡
ChatGPTから出たアイディアに対し、第一回企画会議で出た意見を取り入れたり、不要なもの、重複しているもの、併合するものなどを精査していきました💡
■ Slido導入のための打ち合わせ
第一回企画会議にて、グループディスカッションやクイズを取り入れるにあたって、「Slido」というツールを導入してみては？という河畑さんからの提案が😳💡
SlidoはリアルタイムのQ&Aと投票を実現するインタラクティブサービスです。
海外のサービスのため、HPはすべて英語（Googleの機能で日本語に訳すことは可能）…
日本支社等も現時点では存在していないようです。
お恥ずかしながら、私は英語が苦手なため、まずは代理店を探し、詳細を伺うべくお問い合わせフォームから打ち合わせを組みました😎🔥
実際に打ち合わせをして、導入にあたってのメリット・デメリットをまとめ、河畑さん、海野さんへ共有した結果、Slidoを導入することとなりました🥳🥳
■ 第二回企画会議（4/1）
【議題】
・コンテンツの選定
・順番決め
・担当決め
実際に行うコンテンツを選定し、各コンテンツの順番を決め、ざっくりと全体の流れを構成しました。
前回の社員総会では全体的に河畑さんが代表としてメインでお話しする形で進行しましたが、複数人の社員で役割分担をする構成にしました！
ここで決まった全体の流れはこのようになりました✅
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OPムービー
注意事項・司会挨拶
代表による会社のビジョンや目標の発表と説明
感謝の声
半期の取り組み発表（営業・キャリア管理部・採用部）
休憩
クイズ
Marvelアワード（社内表彰）
社内交流について
総務連絡
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【前回を踏まえての新たな取り組み】
・OPムービーを作り、リラックスして総会を楽しめる空気を醸成する
・司会を設けることで、新入社員の露出機会を増やし、話しかけやすい空気を作る
・お客様からのFBを回収・一部展開し、各メンバーが価値の高い仕事をしていると実感してもらう
・各部門からのスライド作成と発表をその部門の社員が担当し、より臨場感のある発表にする
・クイズコーナー（Slido）を取り入れることで、受動的になりがちな総会を是認参加型のイベントにする
・表彰の項目を増やし、社員表彰の機会を多くする
（前回はリファラル採用のみだった）
■ お客様アンケート実施
お客様の声をエンジニアに直接お届けしたいと思い、有志でご協力いただけるお客様からのメッセージや評価の声をいただきました😳🙌🏻
Googleフォームで一か月ほど募集いたしました！
御協力いただいたお客様、心から感謝いたします😳🙌🏻
■ 渡邊、初めてのムービー作成！？
なんとムービー作成未経験の渡邊がOPムービー担当として任命していただきました🙌🏻🙌🏻
それから約一か月は隙間時間を見つけて動画編集をしていたので、
ちょっとしたYouTuber気分を味わうことができました😎💻
■ 全社員に告知
必ず一か月以上前には告知をいたします📣📣
5月の初めと前日にもリマインドを行います！
■ 当日使用するスライドの作成（4月後半～）
社員総会1か月前から、実際に使用するスライドの作成に取り掛かります。
今回は一つのGoogleスライドを共有し各々が自分のパートを更新していく方法で進めました。
こまめに進捗具合を確認し、
遅延している場合は個別に声かけをして管理しました👀🧐
■ 全体スクリプト作成（5/10）
当日のスクリプトと共に司会のセリフをドキュメントにまとめ、司会担当に共有🤝
スクリプトを作成することで一気に全体像が見えてくるので、
2週間前には作成することをお勧めします💡
■ 最終修正と司会との打ち合わせ（5/20～）
スライド全体の細かな修正、司会との打ち合わせを行い本番に備えます！
スピーカー全員で、一度だけでも通しでのリハーサルを行いたかったのですが、
全部門なかなか時間が合わず、各々でのイメトレで本番に挑みました！👀
果たして結果は…
当日の様子はまた今度🫢
■ 社員総会の満足度アンケート実施（社員総会直後～）
次回以降の質向上のために、総会直後から一週間の期間で満足度アンケートを実施しました👀
頂いた意見をしっかりと展開し、今後に繋げていきます！
３｜私が意識したこと・こだわり
今回Marvelとして企画にあたってのゴールを設けていました。
それが、「オンラインでも全社員が同じ場にいるような、各々が当事者意識をもって参加できる社員総会」です🙌🏻🙌🏻
その実現にあたり、私個人として
管理部（オフィス出社メンバー）だけでなく一人でも多くのエンジニアさんに発表してもらう事。
スクリプト作成において、セリフの一言一句、とにかく詳細に記載すること。（準備を妥協しない）
スクリプト作成などは早めに着手し、全体像をなるべく早く、余裕をもって理解できるようにする。
小さな内容でも報連相を徹底する。
余すことなく社員への感謝を伝える場にする。
飽きさせない！⇒スピーカーを分ける。クイズを取り入れる。後半にお楽しみコンテンツを設ける。
という事を意識しました。
なかなか無い、全社員が集合する場なので、少しでも楽しんでいただけたらなという想いが根底にありました😳🙏🏻
最後まで軸をブレさせることなく遂行できたのではないかと思います。
４｜企画準備をしてみての所感
今回企画準備から担当して感じたことは、「オンラインって難しい」というのが正直な感想でした。例えば、社員同士の交流を深めたいという目的があり、グループディスカッションを取り入れたい気持ちがあったのですが、オンラインかつ150名規模となると限られた時間でうまく誘導できるのか。グループ分けはどうするのか。各グループのリーダー的役割はどのように設けるのかなど様々な課題もあり、今回は個人戦のクイズ企画といたしました。
ただ、そういった中でも社員総会に対する自分なりの軸をもって準備すること、自分が主体となってアウトプットを出す意識を持つことで自然と案や策は出てくるものなんだなと感じました😳🙌🏻
Slidoなどのツールを取り入れるのも大正解だったと思います◎🙆🏻♀️
また、改めてなるべく早いうちに全体像をつかみ、解像度を上げていくことが重要だと感じました。初めての挑戦だったので本番上手くいくか、準備は間に合うかと漠然とした不安もありましたが、スクリプトを作成し全体像がつかめた時点でその不安はほとんどなくなりました💡
５｜さいごに
いかがでしたか？
今回は約150名規模でのオンライン社員総会の企画準備を初めて経験してみて、所感と共に取り組んだことをご紹介いたしました😳🙌🏻
初めての企画、勿論すべてがスムーズに進んだわけではなく、
社員総会前日になってもスライドが揃わなかったり、
スライドにあまりにも各々の個性が出すぎてしまっていたり（それはそれでよかったのですが👀）、直前でのバタバタもありましたが、なかなか良い社員総会になったのではないかと思います！！
今回はスピーカーである皆さんのスキルに支えられた部分が大多数だったので、今後回数を重ねて、よりスムーズに、よりクオリティを追い求めて、何より私が主体となってリードできるようになりたいです🔥
最後まで読んでいただきありがとうございました😳🙌🏻
少しでも参考になったら嬉しいです🙏🏻