【ビジネススキル】　若手社員向け：効果的なプレゼンテーションの準備

上手なプレゼンテーションを行いお客様に対し期待した理解と
行動を得るためのポイントを７つあげました。
ここでは、企業のお客様に自社サービスの提案を行えるという想定で進めます。

1. 準備
2. 情報収集
3. 情報整理
4. 構成
5. 練習
6. 想定質問
7. 確認

1. 準備
　プレゼンテーションを行えることが決まったら、資料の内容を見返して
　多少の修正などで準備完了にしていないでしょうか。

　お客様（聞き手）を知る
　　- お客様は何故、自分のプレゼンテーションを聞いてくれるのか
　　- お客様が持っている課題と期待は何か
　　- どのような思考の優先順位を持っているか、参加者の身になって考えてみる
　
　自分としては、自社サービスを導入してもらうのが目的なので、サービスの良さ
　をアピールして理解して貰えば良いと思いがちです。

　どんな相手であろうと同じ資料を使ってプレゼンテーションするだけでは、
　お客様は、サービスの概要を聞かされるだけで、他社サービスとの違いが伝わり
　にくく退屈なものになる可能性が高いです。

　お客様は何がお困り事で、何を必要としており、それを解決するためには何を優
　先するのか。
　これだけでもプレゼンテーションの構成が変わってきます。
　決定にあたり、優先事項は、予算なのか、サービス内容なのか、導入のしやすさ
　なのか。
　もちろん、考えられるメリット全てが導入を決める上で、大切であるとなるのが
　大方ですが聞き手は、全ての情報を聞き取れないと考えて、何かキーとなる部分
　だけでも印象に残りそれをきっかけに導入に至る。と構成の緩急をつけることに
　つながります。
　
2. 情報収集
今、サービス提供を行っているものなので特段、必要に思わないかも知れませんがお客様は色々と情報収集されていて、同じ理解をしているか、パートナーとして価値があるのかどうか、ということも導入を決定づける要因になります。

- 競合が参加するのか、参加する場合は何を提案してくるのか
- 市場の将来も見据えた動向
- 自社のサービスはどんなメリット、デメリットがあるのか

 など難易度が高い情報収集項目もあるので、あまり情報収集にこだわると時間がなくなりますので、時間や情報源へのアクセスができるのかどうか、バランスよく取捨して取組ます。　

市場に関することであればGoogleで検索すれば大抵の情報は得られますし、　自社のサービスメリット、デメリットという視点でも検索キーワード次第で何かヒントとなる検索結果があると思います。

3. 情報整理
集めた情報をどのように整理付けるか。情報過多になっても、不要な情報をプレゼンテーションしても誰の得にもなりません。ここでも集めた情報がプレゼンテーションの目的を達成するために有効となるものなのか見極め無いといけないですし、利用する価値があるものにするために、どの内容に対して関連付けると効果的になるのか見せ方も含め検討し整理を行います。
この整理次第で、お客様からの質問への回答にも説得力が増したり、共感を得ることができるかも知れません。

4. 構成
完成されている普段使っているサービス案内資料を構成し直す必要がなければ不要ですが、プレゼンテーションを行うのであれば、お客様の視点や志向に合わせた構成にした方が、効果的なプレゼンテーションになります。テーマから結論、まとめまでの流れがストーリーだっているか。テーマ、要約、詳細、結論、まとめなど構成にもいろいろな方法論があるので自分が話しやすいものを選んで構成するのが良いでしょう。
構成の方法論について別の機会にまとめてみます。資料の構成だけではなく、視点を拡げてどんな構成がプレゼンテーションを効果的なものにできるかを考えると

・話手である自分の信頼を得られること
・ノンバーバルコミュニケーションが有効となります。

誰だかわからない人からの話なのか、どんな人間なのか自己紹介があって人物理解があった方がお客様は話を聞きやすくなります。
また、振る舞い（ノンバーバルコミュニケーション）も大切です。
プレゼンテーション中には、背筋を伸ばし、フラフラしないで、顔をあげて相手の目を見るタイミングを作る、この場面では強調づけるために身振りを入れるなど、このようなことも”構成する”として取り組みます。

5. 練習
一番良いのは、同僚を相手にモニター等の環境も本番環境に近い状態にしてリハーサルを行うことですが、なかなか難しいと思うので意図したことが話せるかを全ページ通して声に出してプレゼンテーションの練習をしてみることを少なくとも2回は行った方が完成度が上がります。
話にくいところがあれば、スライドの順番を変えたり、記載している単語の表現を変更したり、資料と話し方の改善を繰り返します。

6. 想定質問
よくある質問と答えが既にあるかも知れませんが、1.でお客様を知り、３で行った情報収集から知識の質や量が増えているのでこのお客様であれば、こんな質問があるかもな。と考えてみます。これで資料の精度も見直せますし、プレゼンテーションに対する安心感も得られます。

7. 確認
今は、Web会議が増えてますのでWeb会議で資料の共有がうまく出来ない、自分の声が聞こえて無い、動画で声がでないなどあると、せっかく準備してきたプレゼンテーションが台無しになってしまいます。どのWeb会議ツールを使うのかは、前もってわかっていると思うので操作方法の確認を怠らないようにします。　
また、会議室等でのプレゼンテーションでは端子が合わない、モニター出力がうまく出来ない、紙の資料の必要性や部数なども事前に確認する事項となります。

最後に
上記、７つ全ての項目を要領よくこなし、プレゼンテーションの完成度を上げるためには、何をするかの詳細タスクをリスト化し、実行計画を立て、”終わた”、”終わっていない”を毎朝、チェックし消し込んでいくことが限られた時間の中でうまく進めていくコツになります。
プレゼンテーション日が決まったので、それまでに完成させ練習まで終わらせます。というだけでは、それぞれの項目に使える時間を全て使ってしまい、時間ばかり経過してしまいます。
詳細のタスクに分解して、一つ一つ消化して完成させることにで要領よく準備を行い、より良いプレゼンテーションを行ってください。