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【ビジネススキル】新入社員向け 上司との1対1の会話を有効なものにする。

上司に話の内容を正しく理解してもらうためには
自分が伝えたい内容がわかりやすいか、どういう風に話を組み立てるかに気を付けますが、それだけではなく聞き手の状況を理解する必要があります。
上司に話を聞いてもらい、上司の判断と何かのアクションを期待する場合を想定して考えてみます。

聞き手の状況を理解する
1. 時間的な制限がないか
2. 上司にとって、今から話す内容の優先度や興味の度合いはどの程度か
3. 上司にとって、今から話す内容の前提(知識、条件)は
 自分と認識が合っている状況が作れているか

自分が話すことに頭がいっぱいであり、上司の状況を理解するのは難しいところです。

1. 時間的な制限がないか
  打ち合わせや報連相を行う際にミーティングとして事前に日時を設定して開始
  時間と終了時間がはっきりしている場合は、時間的な制約ははじめに設定して
  あるので良いですが、社外の方とのミーティング設定においては、意外と開始
  時間だけ約束されていて終了時間を設定していない場合もあります。
  また、上司はミーティング設定された話の目的から、例えば「15分くらいで終
  わるだろう」と判断してミーティングに出席し、15分も経過したら、何か他の
  優先事項に対する対応に気が散ってしまっていることもあります。

  時間的制約がないかを確認する
  話したい内容の重要度で、上司に話を理解してもらい話が終わってから、何か
  行動を期待する時は、終了時間の設定ができている場合でも、ミーティングの
  開始時に予定通り終了時間まで応対が可能かの確認をとることが有効になりま
  す。

2. 上司にとって、今から話す内容の優先度や興味の度合いはどの程度か
  上司から聞きたいと要求されたミーティングであれば、上司の優先度や興味は
  高いですが、自分から上司に話を聞いてもらい、何か行動を期待するものであ
  れば、ミーテイングに対し上司の優先度や興味を上げた方が話の目的を達成で
  きる有効な会話ができるようになります。

  ・事前に何々について相談をさせていただきたいと先出しで課題と
   話の目的だけでも上司に認識を持ってもらう。
  ・ミーティング前に上司に資料を送付する。

  などを行って事前に出来る限り自分の目的を理解してもらい目線が合うように
  準備をして、優先度や興味を上げてもらえるようにします。
  目線が合うについての補足ですが、話のレベル間や粒度が異なっていると、会
  話そのものが噛み合わないものになってしまいます。自分がわかっているこ
  と、わからないことが整理してあると上司の方は前提を把握できるので、会話
  が成立しやすくするための状況を作るということです。

3. 上司にとって、今から話す内容の前提(知識、条件)は
  自分と認識が合っている状況か

  話を理解してもらうためには、お互い、この言い方で相手は理解ができると思
  いがちですが、会話で使う単語を一つ取ってみても、自分とは違う認識を持っ
  ている場合もあります。
   ビジネス会話では、その単語は仕事の中でいろいろな背景や状況から関連付
  いて利用されている場合があるので、それらの関連についても想起されてし
  まい話の理解がずれていってしまいます。
  これには質問をしてもらい話の意図が理解されているかを都度、確認して、自
  分がわからないことは、わからないと言った方が話のズレが少なくなります。
  そして対話になるようにした方が上司も自分事として考えやすくなります。
  話す側と聞く側という構図ではなく、こちらからお願いしたミーティングでも
  対話し合う状況になることで、上司の判断とアクションが得られ易くなりま
  す。

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コンテキストをコンセプトにオンラインビジネス「動画制作・配信」、「教材作成」、「Webマーケティング」の企画と実行によりお客さまの価値を上げます。執筆:共著「ITを活用して顧客満足&会社満足」(すばる舎)  趣味:ピアノ
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