「コミュニケーションが苦手なあなたへ」～HSPが考える、コミュ障のためのがんばらない処方箋 day11～

こんにちは！
ほいみんです。

今回で11回目。
ここまで読んで頂いた方、本当にありがとうございます！

本日からようやく実践編に入っていきたいと思います。
メンタルや心構えについて長くないですかって？
確かにそうかもしれません。
けれどいくら技術があっても、メンタルがきちんと確立されていなければ、
力を発揮することは難しいですよね。
(スポーツ選手のスランプなど見ていると、よくわかります)
心を整える(長谷部 誠選手の著書にもありますが…)ということは、
それだけ大切なんですね。

それはさておき…
会話には２つの種類があります。
ゴールのあるものと、そうでないもの。
この２つに分けてお話をしていきたいと思います。

まず、ゴールのある会話から見ていきましょう。
仕事の上で交わすビジネス会話と言えば、話が早いかもしれません。
ゴールは用件を正確に伝達すること。
ある意味、とてもシンプルなコミュニケーションと言えるでしょう。

逆に、ゴールのない会話って？
これは雑談ですね。
思ったことをお互い喋りあったり、聞きあったり。
そこにゴールはありません。(だから雑談なのです)
けれど、雑談は方向性が見えないぶんだけ難しい。
実は非常に高度な技術が要求されるコニュニケーションなんですね。

だから、雑談なんてカンタン！ 系の書籍が本屋に並んでいるのを見ると、
ぼくは違和感を覚えてしまいます。
そんなに簡単じゃないのにな…と。

雑談はお互いの話すレベル、聞くレベルが一定以上でないと、
なかなか成立しにくいコミュニケーションだと思っています。
ですので、この記事ではいちばん最後に触れるつもりです。

実はコミュニケーションが得意でない人には特徴があります。
話をしている最中、自分がどこに向かって話を進めているのか、
わからなくなる「コミュニケーション迷子」の法則です。

たとえば、
いま何の話をしているかわからなくなったり　とか…
話の前後の脈絡がつかめなかったり　とか…
本題に入るタイミングがズレていたり　とか…
ぼくも散々やらかしました(笑)

迷子になる原因は一つしかありません。
自分がいま、どこにいるかわからないから。
これしかないんですね。

どうすれば、「コミュニケーション迷子」にならずに済むのか？
そうならないよう、会話の中で交わされる話題に、
タイトルをつける習慣をつけてみましょう。
いわば「ラベリング」です。

「ラベリング」というのは、その名の通り、
話の内容にタイトルをつけること。
中身をわざわざ見なくても内容がわかるように、
仕事で使うファイルには「〇〇様 資料」とか「✕✕会議 議事録」とか
ラベルを貼っておきますよね。(若干、古い話で恐縮です…)
エクセルやワードなどで資料を保存するときも必ずタイトルをつけますが、
それと同じことです。

話の上手な人はこの「ラベリング」が上手です。
たとえば上司が、

「〇〇君、営業の進捗状況だけど…
先日、訪問してくれた取引先の✕✕様の件はどう？」と

話を始めてくれれば、
✕✕様についての営業の進捗状況だな、と
部下の〇〇さんは一発でわかります。
「✕✕様の営業の進捗状況」、これがラベリングなんですね。

ところがラベリングが下手だと、
何についての話をしているのか、
聞く方はいちいち考えなくてはいけないんですね。

「〇〇君、上の指示で急ぎの案件が発生したんだ。
(ふ～ん、何の案件だろう？)

今週末までにやってほしい。
(今週末？　こっちも色々と忙しいんだけどねー)

君が現在、抱えている取引先は２０件ほどだよね。
(２０件？　もうちょい多いんですけど)

△△様と▢▢様と…(以下略)様を回ってもらってると思う。
(回ってますよ。ひょっとしてクレームでも発生したのかな？)

それで、先日、✕✕様を訪問してもらったよね。
月末までに契約が交わせそうかい？
(はいはい、✕✕様の契約状況ね～)

いちばん知りたいのは「✕✕様の営業の進捗状況」のはずですが、
そこに行き着くまでが、やっぱり長い。
もちろん、筋道立てて話をしてはいますが、
聞いている方はあれこれと勘繰るわけです。

「急ぎの案件」とラベリングされているんじゃないの？
そう思われるかもしれません。
けれど部下としてそう言われると、
思い当たる節ははいくつかあるのではないでしょうか。

ここで大切なのは具体的かどうか　です。
フォルダに「緊急案件」と名前がつけられていても、
何の「緊急案件」かまではわからない。
初めて開く人は何についての「緊急案件」か、
フォルダの中まで探しに行かなくてはいけないですよね。

これが「緊急案件(★★の◆◆について)」などと書かれていれば、
中身は一発でわかります。
わざわざフォルダを開く必要はありません。
(そのために具体的に書く必要があります)
初めて資料に触れる人の手間を省いてあげるわけですね。

これは自分が話す場合も同じです。
前置きが長い　とか、
何の話をしてるの？　とか、
結論がよくわからない　とか、
ぼくもさんざん怒られました(笑)

これを
「◇◇さん(上司の名前を入れましょう)、～～についての件ですが…」
などと最初に具体的にラベリングしてみましょう。
上司も忙しい。
端的に結論に入ってもらった方が手間も取らせませんし、
ロジカルに話を進めてくれる、とこちらの株も上がります。

もう一つ。
伝える側のポイントとして、

①主張
②理由
③結論

の順番を意識してみましょう。

たとえば、
家族の入院に付き添うため、休暇を取りたいとします。
であれば…

①休暇の件で急ぎ、話がある
②家族が急遽、入院することになった
③付き添いのため、数日、休みが欲しい

という順番になるわけです。

ここでのラベリングは、「急ぎの休暇依頼」ですね。
そう、「ラベリング」とは～～についての話という主張にあたるんですね。
あとは流れに沿って
　
②理由
③結論　

の順で話を進めていけばいいだけです。

「ラベリング」は慣れです。
慣れてしまえば、ここはどこ？ といった「コミュニケーション迷子」になる可能性は格段に下がります。

それどころか、この順番で話を進めた方がもっと説得力が上がるのになぁ
など、人の話を客観的に分析できるようにもなりますよ。
場数を踏んで少しずつ慣れていきましょう。
(時間はかかりましたが、ぼくも少しずつできるようになりました)

それでは本日はここまで。
お読みいただき、ありがとうございました！