仕事が早い人は「見えないところ」で何をしているのか？を読んでみた

仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?

おはようございます。今日も良い一日をともに過ごしましょう〇

著者は、木部 智之さん:日本IBMシニア・プロジェクト・マネージャー。
横浜国立大学大学院環境情報学府工学研究科修了。2002年に日本IBMにシステム・エンジニアとして入社。入社3年目にしてプロジェクト・マネージャーを担当。2009年に役員のスタッフ職を経験し、2010年には 最大級の超大規模システム開発プロジェクトにアサインされ、大連への赴任も経験。現在もそのプロジェクトを担当しており、日本と大連に数百人のメンバーを抱えているのだそう。

個人的によかったポイントをリマインドしておきます。

仕事を早くする３つの原則
①早くやる（物理的に：手を動かす速度）
②ムダを省く
③確実にやる（仕事は一発で仕留める）

仕事に要する時間が同じなのであれば「初動」が早い方が終わるのが速い。
同じことを２回やるのは、絶対的な時間のロス

仕事を早くする段取り６ステップ
①仕事のゴールを決める
目的は何か、どのレベルで完了させればよいのか、これから取り掛かる仕事のゴールを設定する。
②仕事のゴールまでをいくつかの作業に分解する
着手してから完了するまでを、いくつかの作業に分解する。
③作業ごとの時間を見積もる
分解した作業にかかる時間を肌感覚（10分、１時間、半日など）で見積もる
このレベルで精度を突き詰める必要はない
④一番時間のかかる作業を見極める
それらの作業の中で一番時間のかかる作業を見つける。仕事の段取りはこの一番時間のかかる作業を中心に組み立てる。
⑤作業の依存関係を見極める
どの順序で進められるか、その作業が平行してできるかを見極める。
⑥作業の段取りを決める
最後はこれらの作業をどういった順序でこなせば最速でゴールにたどり着くか、作業のパズルを組み立てれば段取りは完了。この最後のパズルのときに一番時間のかかる作業を中心に組み立てる。

この段取りを習慣化するために普段の生活からトレーニングができる。

例えばコンビニで支払いをするとき、どうすれば最速で支払いを済ます事ができるかを段どってみる。など

遅れグセをつけない
デコミットしてしまった後に、新たな予定日を明確にきめること。そして、２回目は、それを絶対に守ること。

メールは一度しか読まないと決める

メール送信はマウスを使わない
GmailはCtrl＋Enterでメール送信ができる

メールは用件から書く

伝わるメールの基本は短く伝え、短く返す

メールを送信した人にとっては、返信がかえってこないとその仕事が終えられない

役立つExcel技
セルの書式設定▶[Ctrl＋1]
再計算▶[F9]

・チームのスピードが遅くなる原因は人と人の間で発生する「アイドルタイム」▶その時間が一番発生しやすいのが「決める」とき
・チームで仕事をするときは即断即決する
・リーダーの立場にある人は、ひとつひとつの仕事を明確に完了させ、チームのメンバーが他の仕事に100％集中できるようにすることが大切
・打合せの「持ち帰り」をゼロにする
・打合せ中に確認が取れることは取り、話を進める・決める
・コミュニケーションミスが発生する原因の9割が「長い」ため
・聞いてもらえる話、読んでもらえるメールはすべて短い。
・速くて強いチームをつくるにはメンバーに課すハードルは下げていけない
・「どうしたらいいですか？」には「どう思う？」で返す
・「とりあえず」と「いったん」は禁句
・「暫定的」「一時的」な仕事は、その後でいずれ仕上げの作業が必要になるから
・忙しいと思うことで余裕がなくなる
・忙しいと言うことは自分の限界を示しているようなもの
・無駄な物全てをその日のうちに捨てる
・最速で答えに辿り着くために「まず」必要なこと。それは、「正しい情報」をインプットすること
・人の発言を「憶測」「意見」「事実」の３つに分類しながら聞く
・事実を捉えるために「視点（どこを見るか）」「視野（どの範囲を見るか）」「視座（見る立場）」を変える
・「良い質問」ができるということは、「良い結果」が手に入ることと同義
・「何を知りたいのか？」を明確にする
・広げる質問と深堀する質問２つのベクトルを使う