メリットばかり！オンライン会議にすべき８つの理由
緊急事態宣言で、エッセンシャルワーカーの方以外はテレワークや自粛との要請が出ており、オンライン会議も一気に身近なものになってきた感がありますが。
オンラインで実施することにまだまだ抵抗がある人もたくさんいるようで、「緊急事態宣言が出ているけど先方から打ち合わせで呼び出された」なんてケースも少なくないようです。
オンライン会議はいいことづくめなので、ぜひ躊躇している方に知っていただき、「こんなにメリットがあるなら・・」と考えていただくきっかけになれば・・・と思いこの記事を書きました！
１）時間ロスがなくなる
外部との打ち合わせでこちらが出向く場合、まず移動に時間がかかります。
遠方の場合は、移動だけで何時間もかかるということも。
また遅れないように早め行動をするから、その分の時間も取っておく必要がありますよね。
オンラインだとそんな時間ロスがないため、より時間を有効に使うことができるようになります。
また、
10:00~11:00は大阪、11:00~12:00は東京
などと遠方との会議も連続で実施することができるように。
またPCでなくスマホ・タブレットでもOKなので、出先でも参加することが可能に。出先からわざわざ会議のために会社に戻って・・という手間もなくなります！
２）経費削減にもつながる
時間のほかにどこか一箇所に集まるということで交通費がかかるケースも多いですよね。
近場ならいいのですが、遠いとこれが結構負担になるんですよね。
（特にフリーランスの場合）
東京で打ち合わせ、という場合、関西在住の私は行くだけで新幹線往復3万円近くかかります（！）。
それに比べてオンラインだと遠方でも交通費が一切かかりません！
利用料については、基本無料。
ZOOMだと無料だと1回の会議の制限時間が40分なのでそれを延長するために、有料プランに登録しても月額2000円〜2700円。
今週だけでセミナー、打ち合わせ、飲み会など11回は使っていることを考えると全然元は取れている、という印象です。
今回はZOOMを紹介していますが、Googleハングアウト、チャットワークLIVEなど無料で使えるオンライン会議ツールは他にも色々ありますよ！
３）打ち合わせ実施へのハードルが下がる
時間ロスも交通費もない。
だから遠方でも「じゃあ今からちょっと打ち合わせしましょうか？」というお声かけがとてもしやすくなります。
４）画面共有で資料の準備が不要に
オンライン会議で「これ便利！」と言えるのが画面共有。
何か見てもらいたい資料がある時は、自分のPCでファイルを開いて画面共有すれば、「ここ見てください」と参加者全員に見てもらうことができます。
なので、通常の会議のようにわざわざ先に資料を印刷して・・などといった手間がなくなります。紙の資料作成の経費も削減できますね！
しかも「資料の何ページの・・・・」と説明するよりパッと見てわかるからずっとわかりやすい！！！
５）資料の修正もその場でできる！
仕事の中で時間がかかることの一つに「やりとり」があります。
修正して、確認依頼を出して・・・と。すぐに見てもられない場合だと完了するまでに数日かかる場合も。
ところが。
オンラインを使って「どこの部分ですか？」と画面共有で同じところを見ながら修正すると、相手もその場で確認ができます。後で修正して確認して・・・という時間ロス＆なかなか文面などでは伝わらないストレスを圧倒的に減らすことができますよ！
６）参加者の顔が見える
会議だと目の前に座っている人の顔は見られるけれど、実は隣の人の顔ってわざわざ横を向かないと見えないんですよね。
でもオンライン会議でギャラリービューを使うと、全員の顔を画面全体に映すことができ、誰が今どんな表情をしているか？を確認することができます。
写真は運営会議。うん、みんな笑顔で楽しそうでよかった！
７）録画で見直しができる
ZOOMでさらに便利な機能が録画。
終了と同時に動画が自動生成され、クラウド上に保存とすれば閲覧用のURLも自動発行されます。
なので「そういえばあの時どんなこと言っていたっけ？」というのも後から見直すことができます。
（証跡が残るの大事！）
８）予定調整もしやすく
参加できなかった場合も、録画があれば後から見直しすることができるので安心！
大人数の会議などの場合は「参加できない方は録画をご確認ください」とお伝えすることでより予定調整もしやすくなります。
また前述のように、移動時間などを考えなくて良いことも予定調整がしやすくなるポイントですね。
デメリットは？
こんなにいいことづくめなオンライン会議ですが。
もちろんデメリットもあります。
例えば・・・
・手軽すぎてつい打ち合わせを詰め込みすぎてしまう（PCの前にずっといることに）
・wi-fi環境が弱いと、途中切れてしまうこともある
・急なマシントラブルや回線トラブルが起こった時に困る
・会議と会議の間の（気分の）切り替えがしづらい
・自宅だと家族の声や姿が入ってしまうこともある
・終わった後に「ちょっと飲みに行きましょう」などということができない
ただ、それらを軽く凌駕するほどのメリットがオンライン会議にはあります。
セキュリティ問題も解決されつつあります！
あとZOOMの脆弱性に関するニュースを見て躊躇する、という声も多く聞きますが。
専門家によって次々とバグ修正やプログラム強化も行われているようです。
初心者の方でも問題なく使えています！
あとよく聞かれるのが「ITに疎い人には難しいのでは・・・？」という意見。
でも実際やってみると「結構簡単にできた！」という声が続々と。
うちの中学一年生も親の助けなしに、塾のオンライン講座をZOOMで受講しています。
飲食店経営などで普段PCに触る機会が少なく「やったことがない」という人も、実際使ってみて「これはいい！」と絶賛してました。
#STAYHOMEの輪を広げよう
東京や大阪などの中心部では、感染拡大前に比べて60％以上の人出に減少したというニュースもありますが。
在宅ワークできる業種であるのにも関わらず、緊急事態宣言が出てもなお、会社から許可が出ず、出勤しなければならないという方が結構いらっしゃると聞きます。
ぜひ #STAYHOME の輪をさらに広げるために。
オンライン会議に躊躇している・・・という方は試してみてくださいね！
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