相談員の机

　なんでこんなにすぐにメチャクチャになるんだろう、と相談員をしていた時は思っていました。

　分かるように整理をしていたはずなのに、どうしてだろう。

パソコンはここにある！

　割と大きめの机をあてがってくれてはいたものの、パソコンを置いてしまうと残りのスペースが限られてしまう。その残りのスペースで書類を書いたり、電話対応をしてメモを取ったりしている。
　ということは、固定電話もあるので、ますます狭くなります。

　そして、パソコンがあるということは『マウス』もある。限られたスペースで動かしていると、マウスの使い方もうまくなる。
　また、パソコンだけに向き合うのではなく、紙の記録や書類も見ているから、どこかに立て掛けたり、膝に置いたりしている。

　もしかすると、昼食やおかしをパソコンに向かいながら食べているかもしれない。

書類の束

　片付いたと思っても、どこからともなくやってきてしまう。

サービスの申請書
連絡票
計画書
FAXの返信
役所からの案内
メモ、メモ、メモ

　「ここに入れてください」という箱を作っておくのだけど、そこには入れることはなく、僕の知らないうちに机やパソコンの上に置かれている。優先順位が高いのは分かっているけど、それでも順序があるから守ってほしい。また、封筒に入れたまま持ってきてもらわないと、「誰が」「いつまでに」「記入例」が分からないことがあるから、紙一枚では困ります。

　また、「相談員が作成する」と思って、何気なく置かれていて、読んでいくと「利用者本人」か「家族」が書くべきものだと分かると、本人、家族に説明する。

まとめるもの、はさむもの

クリアファイル
バインダー
クリアケース
クリップ
書類ケース、レターケース

　僕は、相談に対応できるように専用のバインダーを用意して、紙や相談シートを挟んでおいて、相談時にすぐに持っていけるようにはしていました。

　ファイルも使う用途や利用者ごとに用意していたけれど、利用者の人数が増えると机だけでは収まらず、ロッカーにいれていました。ただ、クリアファイルも入れるものには限界があるから、ほどほどにしないといけないし、重みで自分に向かって倒れてくるかもしれない。

　レターケースには「処理が済んでいるのは、コッチの引き出し。未処理なのは、アッチの引き出し」「この書類は、市役所からの連絡だから、コッチの引き出し、アッチのファイルに入れておこう」と分けていました。書類の確認ができたら『すぐに』入れる、としていましたが、『すぐに』考えずに入れていたら、どこに入れたか分からなくなってしまうこともありました。

手元にある本、資料

社会保障に関する本
参考書
国語辞典　○○辞典
社会資源マップ
福祉ガイドブック
実地指導の資料

　何でも調べながら進めるわけではありませんが、時々、確認しながら進めて「確実に」しておきたい。

　市役所からの情報は、毎年変わっていくから、窓口に行った時にはもらえるようにしていました。ただ、今ではダウンロードできるようになっているから、パソコンで見ればいいのではないか？

　いや、印刷しないと、パソコンでの記録が作れないじゃないか。

　すぐに手の届くところに置いてはいるものの、パソコンを開いていると、手が届かなくなることもある。

　国語辞典などは、たまに日本語の使い方や、手紙の書き方が分からなくなってくると参考にする。

引き出しの中は見ないでください

　クシャクシャしているというか開けてほしくない。

筆記用具
ふせん　　一筆箋
空の封筒
ノート
未処理の書類
だいぶ前の未処理の書類
渡しそびれた書類
ティッシュ
印鑑
メモリースティック
電卓
穴あけパンチ

　細々としたものを入れているのだけど、詰め込みすぎると訳が分からなくなる。また「何でこんなものがここにあるのか」と思って、引き出しに入れていると見つからなくなることもある。

　「書類」は、できればすぐに渡すべき人に渡したいのだけど、利用者に渡そうと思ったら、急に来なくなったり、必要な書類だから作ったけれど、代表の印鑑がなかなかもらえず（説明したけれど、返還されて）、出せなくなってしまったりする。

　本当は、こんな使い方をしてはいけないとは思いますが、一番上の引き出しを開けて、そこに書類を置いて、パソコン作業をすることもありました。

そこに置かなくてもいいもの

ペットボトル
ちょっとしたマスコット
携帯電話（スマートフォン）の充電ケーブル
飴

　「念のため」そこに置いているのだけど、使うかどうかは分からない。置いていると「邪魔」だと思うけれど、そこにあることで安心する。お土産でもらったものでもあるから、捨てることもできない。

請求の期間はさらに混沌としている

　月末から翌月10日までは、さらに机の上がごちゃごちゃして、サービス実績票やサービス提供票、新規利用者の基本情報、モニタリング報告書などが積みあがってくる。まずは、そこを整理するところから始めるけれど、請求作業をしている途中でも、書類はどんどんやってくる。

　パソコンで行なうというよりも、電卓で計算しながら、手書きで準備をしてから、パソコンに向かっている。

月1回は書類を整理する日を作ろう

　ファイルに綴じることが面倒になってくると、どんどん訳が分からなくなってくるから、月1回は整理して、ファイリングする日を作る。その日だけでは終わらない可能性もありますが「やる！！」と決めておかないと、後にするとますます問題が大きくなりそうだから、できるところまではやっておく。

最後に、

　自分の作業する机だから、使いやすいようにしたいとは思いますが、何故か他人に振り回されてしまうような机になってしまっているような気がしています。机の上には何も置かない主義の人がいると「憧れ」と共に「尊敬」します。

　机があるから、仕事ができる、話ができる。だから大事にしましょう。