総務の仕事の話をしよう！

お恥ずかしい話なのですが、私転職を多く経験してまして…

最初は、流通業、その次会計事務所やら老人ホーム運営会社、その次商業デベロッパー、その次えーっと…。

流通から会計事務所への転職は何の脈絡もないのですが、その後はホントは企業で経理のプロフェッショナルになりたかったのです。

そんな時、新設一年目の商業デベロッパーへ転職して、「これで1人前の経理マンになれるぜっ！」なんて思ってたのですが、一般企業って会社にもよりますけどスペシャリストはいらないところが多くあり。

まぁ、最初3～4年は経理経験をしっかり積めましたよ（経理専門の上司がいなかったので我流でしたけど）。

当然、会社のおかれている商環境も知らないとならないので、取った資格が宅建士やら販売士やら。

取った資格も活かせないまま、そのうち上司から「あれ？当然今年は社労士試験受けるんだよね、俺もう申し込んだよ。」と言われまして。

その時は来年受けますよ。なんて軽い気持ちで言ったらほんとに取る羽目になってしまいました。

でも、その時の知識で法改正に伴う就業規則の変更をしてみたり、衛生管理体制を整えてみたり、それはそれで知識を活かせて楽しかった。

そのうち、「うち、今度宅建業者登録するからよろしくね」「契約チェック機能自社で持ちたいんだよね」とか次から次へと。

宅建業は自分の資格を使って、自分で宅建業登録しました。でも、契約書チェックは怖くて…。なので民法を勉強できる行政書士の資格も取りました。

これ、全部総務のお仕事としてやってました。

でも、他部署の連中から言われるのは、「あいつら稼がないのに言いたいことばっかり言いやがって」とか「ずっと座ってて楽でいいよね」とか。

「言いたいことばっかり」言ってたのではなく「言いたくなくても言わなくてはならいない」ことだけしか言ってないのです。

中小企業の総務とは

中小企業では良くある話だと思いますが、社長が本業に専念するためには総務をしっかり守ってくれる人が必要だと思います。

総務には取引ごとの精算や年間決算などの経理機能、採用、人材育成、給与計算、社会保険手続などの人事労務機能、契約書チェックなどの法務機能、来客対応や備品管理などの庶務機能、etc。総務は営業以外の業務全般と言えます。

会社を設立して間もないころは社長が営業から何から全部こなして運営されていた会社も多いと思います。

依頼が増えてくる、お客様が増えてくる、やりたいことが増えてきたりして、営業以外のお仕事が足かせになったりしてませんか。

社長が思うことを実現していくためには、人に任せることも必要になってきます。

アウトソーシングという選択肢

社長の思いを実現するためには、社長が本業に専念することが大事です。

例えば、スタートアップ企業では、急成長を目指す場合に、少ない人的リソースで総務、経理、法務まで人員を割くことは合理的ではありません。

やはり、企業が市場で優位を勝ち取るには人的リソースをコアコンピタンスに集中させることが大切です。

では、それ以外の業務をどうするの？ということになりますが、主に①人を採用する、②外部へ委託する（アウトソーシング）などの方法があります。

①については人を採用しても、育てるために多大なコストと時間がかかります。とくに近年はVUCAの時代とよばれ、変化も激しく、先行きが不透明で、将来の予測が困難な時代です。

多岐に渡る総務業務においてじっくりと人材育成を行う余裕などないと思います。

そこで、②アウトソーシングの活用も有効であると考えられます。

アウトソーシングのメリット・デメリット

メリットとしてはまず、外部の専門性を活用できることです。専門性の高い外部の技術やノウハウの利用は時間の節約に大いに寄与します。一方で、外部に委託する部分についての技術やノウハウが社内に蓄積されないことはデメリットとなります。

どの業務もアウトソーシングしてしまうと、コストも嵩むこともあるので、アウトソーシングする業務の選定も大切になってまいります。

このようなメリット・デメリットを理解した上で、アウトソーシングを活用することは会社にとって最適な業務の運営を可能とします。

できるだけ、自社で総務業務をこなしてもらいたいという社長の思いも分かりますが、成長フェーズや人的リソースの状況などによって、アウトソーシングの活用も視野に入れて、段階を踏んで人材を育成することも可能となることもあります。

得意先への支払いや給与の支払いの遅延、社員の社会保険加入漏れによるリスク、契約内容の理解不足による損害の発生など、中小企業の総務が担う役割や重要性も大きくなってきている中で、時には外部の力も活用することもご検討してみてはいかがでしょうか？