エスコートカードは事前に招待状に同封する！？

通常であれば必ず招待状の中に同封する『返信ハガキ』

沖縄では必ずではありません。
というより、『返信ハガキ』って何ですか？
と聞かれることの方が多いはず。

そもそもに返信ハガキを知らないんですよね…

まずは、招待状の出し方からおさらいしてみましょう。

＜県外の場合＞沖縄以外の招待状の出し方

①招待状に同封するもの
＊招待状本状
＊返信ハガキ
＊挙式参列やスピーチ、受付係の方へ依頼する付箋
＊会場案内地図 等

②招待状の発送時期と返信時期
＊２，３ヶ月前に郵送、1ヶ月前に返送いただく

③招待状の渡し方
＊基本郵送、来賓の方などは手渡し

＜沖縄の場合＞の招待状の出し方

①招待状に同封するもの
＊招待状本状
＊座席カード
＊挙式参列やスピーチ、受付係の方へ依頼する付箋
＊会場案内地図 等

②招待状の発送時期
＊1ヶ月前から渡しはじめ、前日までに渡せたら良し

③招待状の渡し方
＊手渡し

では、分からない方のために解説を。
大きく分けて違いは２点。

１．沖縄では返信ハガキではなく、座席カードを同封する

”座席カード”とは、名刺サイズ位のカードに
「あなたの席はA席です」と記載された席案内カードのことを言います。
これが事前に招待状の中に同封されます。
裏面には会場案内地図が記載有。

なぜ事前に席名をお知らせする必要があるのかというと、沖縄のゲスト人数に起因しています。
沖縄は200～300名ものゲストが一般的ですよね、それでも受付時間は30分。

通常は受付で席次表をお渡しし、ゲストは席次を見ながら着席する。という流れですが、沖縄はゲスト300名。まずそもそもに席次表を作る習慣すらありません。
というよりは、この人数で席次表を作成したところで宝探し状態（笑）
（この席次表問題はまた別枠で記事書きますね！）

座席カードを予め招待状に同封する理由…
それは！
当日、受付を済ませてから着席するまでの流れをスムーズにするため。

ゲストの皆さまは、予め招待状に同封されていた座席カードを当日持参します。
座席カードを会場入り口にいる案内係に提示→席を教えてもらい→着席する、という流れです。
このスタイルが一番スムーズなんです！！

このスタイルあまり好きではありませんが、ゲスト人数が200名を超えた時点で私も絶対に「座席カード」を同封してもらいます。
そうしないと当日、大変なことになってしまいますから…

ということは、招待状をお渡しする時点で300名もの席次を確定させる必要があるんです💦
これが本当に大変…

２．招待状の発送時期と渡し方

県外は２，３ヶ月前なのに対し、沖縄は1ヶ月前。
この理由はもうお分かりですね…

２，３ヶ月前に300名ものゲストの席次を決めることはかなり厳しいため、
必然と1ヶ月を切ってしまいます…

1週間前、いや前日に招待状をもらったことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか？？

そして！
こんなに切羽詰まっているのに手渡しが基本、となぜか思っているうちな～んちゅ。

300名手渡し、そろそろやめましょう。
郵送したらいいじゃん…
ここの概念から私たちプランナーが教えてあげる必要があるのかもしれませんね。

補足します。
返信ハガキによくアレルギー有無の確認欄がありますよね？
あの項目を設けると沖縄では大問題になってしまいます。

沖縄は円卓料理が一般的（中華料理のように大皿料理を皆で取り分けるスタイル）なので、アレルギー対応ができない会場も多いのです。
もちろん、コース料理であればこのコメントを入れてあげた方が良いと思いますよ！

必ずもめる、返信ハガキの有無

沖縄でプランナーをやっていると、必ず経験するはずです。
返信ハガキを同封するかしないか。

どちらか一方が県外のご出身の方であれば絶対にこの問題にぶつかります。

ローカルプランナーさんはどのうようにこの問題解決していますか？

沖縄の方に返信ハガキを同封してもこのハガキが何を意味するかが分からないので、きっと回収率1割にも満たないと思います。

また、県外の方に席案内カードのみを同封しても、返信ハガキ入っていなかったけど入れ忘れなの？どうやって返事したらいい？と連絡がきちゃいます。

本当に困ったもんです💦

そこで、私のお勧めは下記の方法です。

沖縄ゲストには通常通り席案内カードを入れ、県外ゲストには返信ハガキを同封する、というシンプルな方法。

これまで色んな方法でご案内してきましたが、やはりこれが一番ベスト。
ゲストにとってのいつも通りが一番です！！

ただ、それはゲストの顔ぶれによっても変わるかも！？
県外の方がごく少数で何でも気軽にお話が出きる方々であれば、沖縄スタイルで統一しても良いかもしれません！

※その場合は、沖縄は返信ハガキを同封しない文化だということを必ずお伝えください。

招待状をお渡しするところから、沖縄の文化を丸ごと楽しんでもらいましょう！

逆に！ご来賓や職場の上司には必ず返信ハガキを添えましょう。

プランナーサイドでも招待状発送の際には色々とアドバイスしてあげる必要がありますね。

最後に
沖縄のプランナーさんへ！

皆さん、招待状にご両親様のお名前を記載するの当たり前だと思っていませんか？
コレ沖縄だけですのでご注意ください。
（もちろん地方によっては記載する地域もあります）勘違いされてるプランナーさんかなり多いと思いますよ！

県外の場合は新郎新婦おふたりの連名のみが一般的なんですよ！

いつか、「招待状のご案内文の違い」について深堀したいですね（笑）
ここも違いがたくさんありますよね。

次回は私が今後沖縄で広めていきたいWEB招待状について書きたいと思います☆

MAKI