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【ふりかえり】 初コラボイベントを通して学んだこと（準備編）

まいあ めあ

はじめに

2022年9月17日(土) TECH PLAY女子部とCode Polarisさん（以下 Code Polaris）とのコラボイベントを開催しました🎉

本記事は、コラボイベントに向けて準備したことを時系列にまとめたものです。


2021年12月

  • コラボイベントを思いつく

2022年1月〜4月

  • 別イベントの企画・準備・開催

  • 別イベントでLT登壇

2022年5月

  • TECH PLAY女子部メンバーに軽く相談

    • コラボイベントが需要あるか

    • どういう内容にしたらいいか

2022年6月

  • Code Polarisオーガナイザーのかづみさんに、コラボイベントの打診

    • Code PolarisのSlackでDM

  • TECH PLAY女子部オーガナイザーミーティング

    • イベントの段取り（ざっくり）の相談

  • 事前打ち合わせ（TECH PLAY女子部）

    • Code Polarisとの初回打ち合わせで何を決めたらいいか

2022年7月

  • かづみさんに初回打ち合わせ日のご相談

  • 初回打ち合わせ（顔合わせ的な感じ）

    • 開催時期、連絡手段

2022年8月

  • スケジュール感の共有

  • タイムテーブル作成

  • TECH PLAY女子部オーガナイザーミーティング

    • 参加人数の相談

  • イベントの企画書（たたき台）作成

    • イベントページの元になるやつ

    • Googleドキュメントのコメントでやりとり（認識合わせ）

  • イベントページに関して相談

    • 募集人数、アイキャッチ画像、イベント名

  • イベントページのレビューをしてもらう

  • イベントページ公開（イベント1ヶ月前くらい）

  • イベントページ更新（適宜）

    • どっちで申し込めばいいか分からないというツイートを見かける

      • 「どちらも参加されている、もしくはどちらにも参加されていない方は、お好きな方からご参加ください！」と追記

    • TECH PLAY女子部、Code Polaris それぞれで、一般枠の募集人数を増枠 15人→30人

  • 自分が苦手とすることの共有会（TECH PLAY女子部オーガナイザー）

  • TECH PLAY女子部紹介の内容について相談（TECH PLAY女子部オーガナイザー）

  • イベント後アンケートのレビュー

2022年9月

  • パネルディスカッション等について相談

    • パネルディスカッションのテーマ決め

    • LTスピーカーさんへの連絡、接続確認について

    • 事前アンケートでもらった懇親会のネタの共有

    • 当日の役割分担

  • LTスピーカーさん用のグループDM作成（Discord）

  • イベントページ更新

    • パネルディスカッションのテーマ追記

    • LTタイトル、LTスピーカー名追記

  • パネルディスカッションの回答について相談（TECH PLAY女子部オーガナイザー）

  • 懇親会について相談

    • 事前アンケートのネタは、Notionで共有できるようにする

    • 参加人数関係なしに、懇親会は3ルーム作成する（担当ルーム決め）

  • LTスピーカー接続確認

  • リハーサル

    • パネルディスカッション時間配分（目安）と回答順を決める

    • ブレイクアウトルームの挙動確認

  • TECH PLAYの「フォロワーに連絡」機能を使って、イベント再告知

  • Zoom個人練習

    • 録画の挙動確認

    • ブレイクアウトルーム作成

  • LTスピーカーさん、運営メンバーに当日の集合時間を伝える

  • ブレイクアウトルームの使い方のNotionページを共有

  • 当日使用されるスライドやリンクの一覧をまとめたNotionページを共有

  • コラボイベント当日

    • Zoom URL公開（本番2時間前）

    • 運営メンバー背景画像設定（わかなさんが作成してくれた）

  • コラボイベントふりかえり会

    • アンケート結果をまとめた資料を作成し共有


意識したこと

  • ミーティングには毎回アジェンダを作成して、事前に共有した

  • ミーティング後には議事録をDiscordで共有した

    • 時間が合わなくて参加できなかったメンバーが状況を把握できるように。

  • 確認・相談・報告はこまめにするようにした

    • 行き違いとか、認識違いを防ぐため

  • 個人情報（Twitterアカウントなど）の記載の可否は都度確認した


学んだこと・思ったこと

  • タスクの洗い出しのやり方

    • ざっくりしたタスク名でしか管理してなくて全然進められなかった

      • 「あーやんなきゃ。」で思考が止まって、行動にまで移せないでいた

    • ゴール設定のタスクを細かく落とし込んだ

      • Notionに書き出す

  • 1人で主催するイベントと、複数人で主催するイベントではできる幅が全然ちがう

    • コメント拾う余裕

    • ブレイクアウトルーム使って懇親会

  • アンケート回答してもらえるの嬉しい！選択式のものだけの回答でもイベントの満足度を知れるから助かる

  • カンファレンスを主催する人マジすげぇ！

  • 決めていく勇気（決断力）が多少は鍛えられたかも？


おわりに

コラボイベントを初めて開催するということもあって勝手が分からなかったり、遠慮しすぎて1人でタスクを抱え込みすぎてたなと思います。
初回を終えたことで、全体のタスクがある程度分かったので、次回開催する時は運営メンバーみんなにタスクを共有しながら準備を進めたいです。

TECH PLAY女子部の紹介動画やイベントページのアイキャッチ画像、運営用のZoom背景画像を作成してくれたわかなさん、
イベントページを一緒に作ったり、進行用スライドを作成してくれたかづみさん、
懇親会のアドバイスや、当日にTwitterのSpacesでイベントの告知をしてくれたちょまどさん、
ありがとうございました！！！

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