予定外のことが起こった時の「プレップ・ドゥ・レビュー」

おはようございます、まえちゃんです。
「タスクシフト」を毎日行って時間をうまく使うトレーニングを続けています。やることを書き出して、時間を割り当て計画していくと、「何をしようと考える時間が減る」し、「やろうと思っていたけどしなかった」も少なくなりました。やろうと思っていたけどできなかったも自覚して次に繰り越しもできるし、やらずに終わるということはほとんどありません。しかし、どれだけ計画しても予定外のことは起こります。

「まえちゃん、ちょっとこの資料作って欲しいんだけど」

「このデータ、こんな風にして欲しいんだけど」

などなど色々な「予定外」が入ってきます。そんな時、「予定していたことできないじゃないか！」としてしまわず、どうすればいいのか？

「プレップ・ドゥー・レビュー」
prep・do・review 準備・実行・検証

というテクニックを使うといいそうです。今回は「プレップ・ドゥー・レビュー」の方法とやってみてのメリット・難しいなと思う3点を記事にします。

1、プレップ・ドゥー・レビューの方法（参考文献　DaiGo著　超時間術）

ステップ1「プレップ・準備」
次のことを2、3分で考えます。
・これから私は何をしようとしているのか？
・その行動の理由・目標・目的はなんだろうか？
・その行動は、どのように行えばいいのか？
・その行動には誰が関わるのだろうか？
・目標を達成するのに必要な情報や人はなんだろうか？

ステップ2「ドゥー・実行」
その行動を実行します。

ステップ3「レビュー・検証」
次のことを5分ほどで振り返ります。
・いつ、どれくらいの時間で目標を達成したか？
・準備通りに実行できたか？
・目標を終えた結果、前に比べて何が変わったか？
・準備を実行して何かわかったことはあるか？
・次に同じことが起きた時にもっとうまくやれることはあるか？

　2、やってみてのメリット

・感情のコントロールになる

予定通りに行かない、予定していたものが終わらないとイライラすることがありましたが、「プレップ・ドゥー・レビュー」をして行動すると決まっているとイライラする感情に陥らないようになったと感じました。

・無駄なようで無駄じゃない、先への投資

やる前に2、3分、終わってから5分くらいとるので10分弱無駄な時間を取ってると始めは感じましたが、プレップはドゥーの効率化を図っています。やってから「え〜なんでやってるんだっけ」「結局何すればいいの？」「あの人も関係するから呼んでこなくちゃ」「これだけじゃ資料足りなくない？」という2度手間を減らすことができました。特にいきなり頼まれた場合、変に焦ってるのでこういうことを考えずに失敗してなかなか終わらないってありません？そういうことが減ります。また、レビューの段階で「次、もっと効率よくやる」ことについて検討しています。そうすることで「次起こった時というより日頃の行動・準備」に変化がありました。記録しておく、場所を決めておいておく、作成する日を決めておくなどしっかり準備しておけば、物によっては１分もかからずに終わることができるものもありました（特に記録系）

3、難しいなと思ったこと

・考える項目が多い

プレップとレビューの考える項目が多くて、メモを見ないと考えることができませんでした。実際、メリットを理解するまでは「自分は何をしようとしているのか？」だけ考えてやり始めるというメリットを活かせない方法でやっていました。今は、iPadのメモにプレップとレビューを書いています。いや〜まずは言われた通りにやってみることが大事。

・今がその時と思わずスルー

「これってプレップ・ドゥー・レビュー案件？」と思いながらやらなかったり、やったりしていました。やることがはっきりしているもの、すぐ終わるものなんんかはしなくていいと思いました。単純な答えが決まっていたらいらないなってことですね。

4、まとめ

始めは「無駄なんじゃないか」「面倒じゃないか」と思うかもしれないけど、効率よくやる、次回はもっとよくこなせることを増やすためにプレップ・ドゥー・レビューをやってみよう

最後まで読んでいただきありがとうございました。フォローはおまかせしますので、関連記事をあと1つ読んでいただけると嬉しいです。