予定外タスクをブロックして進捗を上げる

予定外のタスクが足を引っ張る

プロジェクト進行中には、問題がたくさん発生します。
計画時点では予定していなかったタスクや課題がたくさん出ますし、
よくない方向で進んでいるタスクを修正するような動きも必要になります。

そのほとんどはPMだけの働きでは足りず、
各チームに「追加で」タスクを割り当てることになります。
当然、各チームは予定外のタスクに追われることになります。

予定外のタスクに対応する、ということは、
・元々の作業をとめる
・新しいタスクのやり方を決める
・そのスケジュールを立てる
・元々の作業のリカバリープランを立てる
・・・・
といった負担を強いることになりますので、
予定外タスクを消化する工数の2倍くらいの作業工数が必要となります。

予定外タスクへの対応はちょっと遅れているくらいで

予定外タスクへの対応は、遅れ目になるくらいを意識しています。
予定外タスク実施には2倍の工数がかかる、
ということもありますし、
感覚では30%程度は「結果的にやらなくていい」という状態になります。

「やらなくていいかもしれないことをやる」なんて絶対イヤです。
それなら、絶対やらなければいけないことにリソースを投下したいです。
やった方がいいことなんて山ほどあって、それを全部終わらせるなんてことはできないです。であれば、やらなければいけないこと、をこなし、予定外のことは誰かに怒られるまで放っておく、くらいでもよいと思います。

予定外をやらないと予定外をやる時間ができる

割り込みで予定外のタスクをやらせないと、
進捗管理がシンプルになります。
予定 vs 実績を比較するだけになるからです。
そして、タスクをこなすメンバーたちも、横入りされずに集中して予定に沿って仕事を進めることができるので、遅延しづらくなりますし、品質も安定してきます。
そうすると、時間や工数に空きができ始めるので、そのタイミングこそ予定外のタスクをやる時間になります。

メンバーが集中できる環境を作ろう

PMの一番の仕事はメンバーが仕事に集中できる環境を準備することです。
その１つが、予定外のタスクからの解放です。
お客様に捻じ込まれたり、社内レビューで宿題をもらうこともあると思いますが、それが「必ずやらなければいけない事」でない限りはブロックしてあげましょう。
そうすると、進捗と品質が上がり、安心して働けるいいプロジェクトになります。