チームで行うオンラインイベント運営のすすめ

オンラインイベントには役割は盛りだくさんだということを以前書きました。それらを一人でするなんてできないですし、一人で運営するのも心細いので、チームを組んで運営したいところ。今回は、オンラインイベントを運営することになりチームメンバーとして仲間になってもらうときに大事にしたいポイントと、どんな風に分担して進めるかについてまとめてみました！

１．一緒に運営する仲間を見つけてチームを作る

オンラインイベントを主催することになったら、仲間集めからですね。あるところで出会って意気投合した知り合いなど、すでにみなさんが持っているつながりの中から、ツールの使い方や運営のしかたを学び合えるような人に声をかけてみてください。仕事を分担しやすいようにスキルを持った人を仲間にするというよりは、あなた自身が「この人と一緒にやってみたい」と思える人と組むのが良いと思います。

一緒にやっていきたい人は見つかったけど、この知識やスキルを持った人もほしい！ということであれば、SNSで呼びかけてみたり、顔の広い友人に相談したり、まちごと総研のnoteを熟読したりするのがおすすめです。

２．Zoomを使ったイベントの当日の役割分担

チームで運営するときにぜひ使っていただきたいのが「共同ホスト」という機能。有料アカウントのホストは参加者を共同ホストにすることができます。共同ホストになると、録画の開始/停止や参加者のミュート/ミュート解除、参加者の名前変更、参加者の削除、ブレークアウトルームの移動ができるようになります。一緒に運営してくれる人に共同ホストになってもらい、役割分担して運営体制をつくっておくと安心です。

●役割分担の例
・メインファシリテーター（進行、共同ホスト）
・サブファシリテーター（全体的なサポート、ホスト）
・ツール担当（トラブルシューティングや使い方フォロー、共同ホスト）
・チャット担当（問いや要点をまとめる・質問に返信、共同ホスト）
・ブレイクアウトルーム作成（ホスト）

ブレークアウトルームのつくり方と、使い方の詳細はこちら↓
「Zoomの使い方～大⇄小のグループの行き来でコミュニケーションを促進する～」

チームメンバーを共同ホストにする方法は簡単。画面下の方のアイコン一覧から「参加者の管理」を選び、参加者一覧の各人の名前横のメニューから「共同ホストにする」を選択すると完了です。

では次に、「トークゲストを招待しての座談会」を運営するとして、流れに沿って役割分担の仕方を見ていきましょう。

Zoom開場～スタート
・メインファシリテーター、サブファシリテーター
　→参加者にあいさつをしてお出迎え

スタート～ゲストトーク・メインファシリテーター→進行
・サブファシリテーター→ブレークアウトセッションをつくる
・チャット→ゲスト紹介、トーク内容などを要約
・ツール→参加者のSNSグループを確認して困った人がいたら対応

ブレークアウトセッション
・メインファシリ、サブファシリ→控室で打ち合わせ。
　必要なければ各部屋を回ってサポート
・ツール、チャット→部屋を回ってサポート

全体セッションでQ&A
クロージング・メインファシリ、サブファシリ→進行
・チャット→質問や回答を要約。ファシリが拾えていない内容があれば
　伝える

共同ホストになった人はブレークアウトルームに振り分けられたときに、画面下の方のアイコン一覧から「ブレークアウトセッション」をクリックすると、誰がどのブレークアウトルームにいるかが一覧できるタブが現れます。行きたいルームを選んで「参加」を押すと移動できます。

移動する前にはグループチャットで「ちょっとほかの部屋に行ってきます」などとメッセージを送って移動すると親切ですね。

以上、今回はここまで！準備も当日の進行も一人でするのは大変なので、運営仲間を見つけて協力しあいながら進めてみてください。またその過程で仲が深まったり予想外のアイディアが生まれたりして企画が磨かれていくという楽しさもあります。