時間管理が苦手、いつも時間に追われ仕事がギリギリでお困りなあなたへ！上手なタイムマネジメントの3つのコツ

いつも時間に追われて仕事が間に合わない、など「時間管理ができない」と思い悩み仕事のやりづらさを感じていませんか？誰でも時間をうまく調節し、スムーズに仕事を行いたいと思うもの。時間管理・タイムマネジメントがうまくなると作業効率が良くなり、生産性の向上や期限の順守などにもつながります。

そこで今回は、時間管理が苦手な人の原因と、上手なタイムマネジメントを行うための３つのコツをご紹介します。

【時間管理ができない人の原因】

①時間の大切さを理解していない

「時間は無限ではない」と言いますが、その意味がわかっていないと効率的に動こうとしないでしょう。時は戻せません、後悔することがあっても後戻りはできないので時間の大切さをしっかり理解できると、自然と時間管理の意識も変わってくるはずです。

②上司や同僚に相談しない

時間管理ができない人は、上司や部下に相談せず「自分で何とかできるだろう」「人に相談しづらい」「人に頼りたくない」と抱え込んでしまい、結果時間オーバーになる・ミスをしてしまう原因になりがちです。

③物事に優先順位をつけていない

時間管理が出来ていない人は、物事に優先順位をつけておらず
・マルチタスクで作業しがち
・やりやすい仕事から始める
・「なんとなくこれから」で作業を始める
という点が、問題となってきます。

【上手なタイムマネジメントのコツその1・必要なタスクを洗い出す】

時間管理をうまく行うための1つ目の方法は、必要なタスクをすべて洗い出すことです。
やるべきことに漏れがあるとほかの業務に支障が出てきます。漏れなく必要なタスクを洗い出し、整理して見える化することで忘れてしまうことを防ぐことが出来るのが重要なポイントです。時間管理が出来ていない人は、複数の作業を同時進行する”マルチタスク”で仕事を進めようとしがちです。あれもこれもと注意力が散漫になり、1つのタスクに充てる集中力が失われかねません。
時間管理が苦手な人は、タスクを具体的に細かく振り分けることから始めると、やるべきことが明確になりどのくらいの時間がかかるかというメドも立ちやすくなります。

【上手なタイムマネジメントのコツその2・タスクごとの優先順位をつける】

時間管理をうまく行うための2つ目の方法は、タスクごとの優先順位をつけることです。
優先順位をつけておかなければ先に終わらせるべきことを残したまま、自分のやりたいことから手を付けてしまいがちです。急ぎの仕事を残してしまい、期日に遅れることがあっては本末転倒です。優先順位を理解していれば、ゴールも明確になり作業がしやすくなります。
直感で優先順位を決めるのではなく、作業工数や所要時間を正確に見積もった上で「こちらの案件は緊急性があるので優先順位が上」「こっちはまだ期日に余裕があるので優先順位を下げよう」など、振り分けていくと良いでしょう。

【上手なタイムマネジメントのコツその3・期限を決めてスケジュールに反映させる】

時間管理をうまく行うための３つ目の方法は、期限を決めてスケジュールに反映させることです。「月末あたりまで」とあいまいなスケジュールでは時間管理がしづらくなります。きっちりと「〇月〇日まで」と期日を設定し、それぞれのタスクの期限を決めましょう。

【まとめ】

以上、時間管理ができない人の原因と、時間管理をうまく行うための3つのポイントをお伝えしました。時間管理とは時間の使い方に計画を立て、計画通りに物事を進めることです。これらの３つのポイントを参考にしながら、時間を有効に使い、効率よく作業を進めていきましょう。
最初は手間と感じるかも知れませんが、習慣化させることが出来るようになると心にも余裕ができ、仕事もプライベートも充実してくるでしょう。