スプレッドシートの使い方～超便利～

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みなさん、スプレッドシートは活用していますか？

eBay輸出などで上手に活用することで、商品管理や外注先とのやりとりが非常にスムーズに行えるようになります。
一見難しそうに見えますが、使い方さえ覚えてしまえばとても便利なツールです。

今回は、スプレッドシートの便利な活用方法を分かりやすく解説します。
ぜひこの記事を参考にして、効果的にスプレッドシートを活用しましょう。

■スプレッドシートとは？

スプレッドシートとは、Googleが提供している無料で使える表計算ツールです。
内容はExcelと同じような機能が使えますが、使い勝手はスプレッドシートの方が良い印象です。

大きな特徴は、クラウド上で使用できる点です。

実際にどんなことができるのか、次の章でみてみましょう。

■スプレッドシートの特徴4つ

スプレッドシートの特徴を4つ以下に挙げました。

1．Googleアカウントがあれば誰でも利用可能
2．複数人でリアルタイムに同時編集可能
3．クラウド上にリアルタイムで保存される
4．他のGoogleツールとの連携が可能

ひとつずつ解説していきます。

1．Googleアカウントがあれば誰でも利用可能

Googleアカウントに無料登録するだけですぐに使うことができます。

パソコンにソフトをインストールする必要はありません。
インターネット環境があれば、いつでもアクセス可能です。
ログインすれば、複数端末で同じファイルを編集することができます。

2．複数人でリアルタイムに同時編集可能

1つのシートを複数人で共有・編集ができます。
同時に編集することも可能です。
メンバーがどの作業まで進んでいるのか把握することもできます。

3．クラウド上にリアルタイムで保存される

文字を打ったそばから自動で保存してくれます。
途中でパソコンの電源が落ちてもデータが消える心配はいりません。
逆に間違って作業を進めてしまっていても、変更履歴からさかのぼって復元も可能です。

4．他のGoogleツールとの連携が可能

Googleはスプレッドシートの他にもさまざまなサービスを提供しています。
そのツール同士連携することができるので、データの反映やレポートの自動作成など幅広いシーンで活用できます。

これらの特徴はExcelとは異なる点です。
Excelの機能をもちながら、効率的に作業を進めるための便利な機能が追加された印象です。

しかしインターネット環境がないと使用できないため、サーバーダウンしてしまうとアクセスできないというリスクがあります。
その点Excelはインターネットにアクセスしていなくても作業ができたので、スプレッドシートの弱点といえるでしょう。

■スプレッドシートの活用方法

実際にスプレッドシートの活用方法の例をご紹介します。

・外注先をまとめて管理
・マニュアルを一括管理
・為替自動取り込み
・重複出品チェック
・タイトル数チェック

ひとつずつ解説していきます。

外注先をまとめて管理

1つのファイルを同時に使えるので、まとめて送っても個々にファイルの更新が可能なので手間がかかりません。

リアルタイムで作業を確認できるので、誰が何の作業をしているのかを把握できます。
また、履歴も追えるのでいつ入力したかの確認も可能です。

外注先が複数あってもまとめて管理できるので便利ですね。

マニュアルを一括管理

外注先で統一してほしい事柄があれば、マニュアルを作成して共有することが可能です。
ファイルを送らず、リンク先を送るだけで共有できます。
修正した際も、わざわざファイルやリンク先を再度送らずとも確認が可能なのでやりとりが少なくて済みます。

為替自動取り込み

こちらは、越境EC事業を行っている方にぜひ活用してほしい機能です。
スプレッドシートはブラウザ上の外部データを反映させることができます。

そのためリアルタイムの為替が反映されるので、利益の計算を自動で行ってくれます。

その方法を以下にまとめました。

関数「GoogleFinace」を使用します。

①為替を表示させたいセルを選択する
②「=GOOGLEFINANCE("CURRENCY:USDJPY")」と入力
※米ドル表記の場合（1ドルが日本円でいくらなのか）
③現在の為替が表示される

後半の「USDJPY」の組み合わせで各通貨の為替を表示させることが可能です。
・1ドル→日本円：USDJPY
・1ポンド→日本円：GBPJPY
・1ユーロ→日本円：EURJPY
・1ウォン→日本円：KRWJPY

日本円表記でなく別の通貨を表示させたい場合は組み合わせを変えるとできます。
例）1ユーロ→米ドル：EURUSD

他にも通貨は選択可能なので、上記以外の通貨を表示させたい場合は「国際通貨コード」を検索してください。

重複出品チェック

商品の出品を外注化していると、把握ができず商品が重複して出品される場合があります。
eBayなどでは、重複出品が禁止されています。

スプレッドシートを使うことで商品が重複していないかチェックすることが可能です。

以下に方法をまとめました。

関数「COUNTIF」を使います。

①仕入れ元のURLを入力しているセルを選択する

②「表示形式」の「条件付き書式」をクリック

③「条件付き書式設定ルール」という項目が表示される

④「範囲に適用」の部分に重複チェックしたい範囲のセルを選択
⑤「カスタム数式」の部分に、重複をチェックしたいセル列（今回はE列）を選択
⑥「書式設定のスタイル」に重複した部分を表示させる色などを設定する
⑦入力が済んだら「完了」をクリック

これで対象商品の重複チェックが行えます。

タイトル数チェック

eBayでいうと、タイトル数は80文字以内と決められています。
商品を出品する際に、字数制限に引っかかるとエラーが出て出品できません。
商品を管理する場合、スプレッドシートに商品名を入力すると思います。
その際に文字数の確認ができれば、出品する際にエラーにならず手間がかかりませんよね。

文字数をチェックできる関数があるので、方法を説明します。

関数「LEN」を使います。

①文字数を表示させたいセルを選択
②関数入力「＝LEN（）」
※（）内は、文字数をチェックしたいセルを選択

以上です。
設定は簡単なので、ぜひ活用してみてください。

■まとめ

スプレッドシートはとても便利なツールで、Excelのように関数を使い表計算が可能です。

大きな特徴は、1つのファイルを複数人で共有・編集できる点です。
活用方法によっては、作業効率アップを目指せます。

今回紹介した方法の他にもさまざまな機能があるので、自分に合った方法を探してみてくださいね。

最後までお読みくださりありがとうございました。

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