トヨタの会議は30分
この本は、山本大平さんという方の本で、この方は新卒で入社した職場がトヨタ自動車で、そこで学んだ仕事術などを活かして、現在は独立し、事業のプロデュースなどのコンサルティングしている方になります。
この本では、会議の時間を短くする具体的な方法だけでなく、トヨタがトップ企業である理由がいろいろ感じ取れるので、トップ企業の考え方や、社員が仕事に対してどう考えて働いているのかなども学ぶことができる内容になっています。
今回はこの本の内容を一部抜粋して紹介したいと思います。
トヨタは徹底的に時間の無駄を省く
トヨタは徹底的に時間の無駄を省く会社なんだなと、この本読んでいるとめちゃくちゃ感じます。
まず会議については
普通の企業で1時間の会議をトヨタでは30分で終わる。
30分あればメールを返信する時間や、企画書を作る時間に充てられる
参加者についても
原則、会議の参加者は担当者のみで、上司と部下2人で参加は認められない。
これは部下の教育のため、早い段階からプロ意識を持たせるという意図と、上司がその時間で別の仕事に取り組めるからだとしております。
時間に対する考え方もすごくて
管理職クラスの人であれば会議が1日2～3回、それを1時間から30分に短縮させると、1年で約300時間、1日を8時間労働で考えると、約37.5日分の時間を短縮することができる。
ここに意識を向けないのはもったいないし、「生産性の低い給料泥棒」になってしまう。
トヨタという会社が、「時間」に対して、こういうとらえ方しているというのに凄いと感じましたし、それを上司に口酸っぱく言われ続けるみたいで、この「時間」に対するこの考えが、会社全体に浸透している証拠だなとも感じ、さすが日本のトップ企業だなと思いました。
会議の時間を短縮する方法
具体的な方法が４つあります。
①前もって参加者に会議で何を話し合うのかの議題を周知する。
②議題内容も具体的な「解像度の高い議題」にする。
③会議の最後には次回の会議で何を話し合うのか決めてから終了する。
④議事録は作らない
正直、全然難しいことではないし、これやれば確かに早くなるのは目に見えますが、実際僕の会社で最近やった会議では全部できてなかったです（泣）ショックです。
ひとつずつ説明すると
「前もって議題を周知する」ことで事前に会議の準備ができる
「具体的な議題」にすることで、明確に会議のゴールが見えるので時間短縮に良いとのことです。
「次回の会議で何を話し合うか決める」ことで、次回の会議までに何をするべきか、何を準備すればよいかなどイメージできるので、次回の会議もスムーズになる。
議事録については
大切なのは、時間をかけて清書することではなく、議論の内容を関係者にいち早く伝えることで、後でまとめて清書するような、生産性の低い業務をする暇はない。
実際にトヨタの会議では
ホワイトボードの板書内容をそのままプリントアウトしたり、データ化できるものを使い、ホワイトボードの内容をそのまま議事録として共有する。
ホワイトボードをスマホで写真撮って送るなどもアリみたいです。
しかし、まとめ方が下手では、ホワイトボードなども議事録にならないので、会議の内容をうまくまとめる力は必要になるそうで、その方法は、下記の本で紹介させているみたいです。
まだ僕も読んでないので、読み次第この本についても紹介したいと思います。
トヨタの社風
最後に、本の後半でトヨタの社風について書かれていたので一つ紹介したいと思います。
「なぜ？」と「定義は？」でトコトン自分の考えさせる
トヨタは「なぜを5回繰り返す」で有名ですね。
実際、現場は5回どころではないそうです💦
また、「言葉の定義を問われる」は
「仕事が順調に進んでいる」と口にすると、「その順調の定義は？」と聞かれたり
他にも「仕事の定義は？」などを日々日常で「言葉の定義」を問われるそうです。
答えは人それぞれなので、明確な答えは特に関係なく、考えること自体が大切で、あらゆる事柄について疑問を持ち、自ら考えるためこのような風習があるそうです。
見聞きした情報を鵜呑みにするのではなく、その情報から自分なりの意見や考え方を導き出す。さらに、それを常にアップデートしていく。
そういう社員を育てるため、日々「なぜ？」「定義は？」と問い、そして考えるそうです。
僕は今まで「なぜ？」と聞かれることや「言葉の定義」について考えること、あまりなかったなと危機感感じました。
なので「仕事の定義」自分なりに考えてみました。
HIROMUの仕事の定義
「自分自身の持っている技術、能力を他者のために使い、その対価としてお金を頂く」
ですかね。
皆さんは「仕事の定義」聞かれたらどう答えます？
是非この機会に考えてみて下さい。
まとめ
トヨタは徹底的に無駄な時間を省く会社である
一日2～3回会議する場合、1時間から30分に短縮させると、1年で約37.5日分の時間を短縮することができる
会議の時間を短縮する方法
①前もって参加者に会議で何を話し合うのかの議題を周知する。
②議題内容も具体的な「解像度の高い議題」にする。
③会議の最後には次回の会議で何を話し合うのか決めてから終了する。
④議事録は作らない
トヨタの社風
「なぜ？」と「定義は？」でトコトン自分の考えさせる
この本では、会議の時間短縮の方法だけでなく、トヨタという会社の社員の雰囲気まで感じ取れます。
言いすぎかもしれないですが、この本を読んでいる間はトヨタ自動車にインターンに行っているような感覚になりました。
トップ企業の雰囲気を感じ取ってみたい方は、是非読んでみて下さい。
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