【Google Apps Script活用法】受信メールをNotionに自動転記する方法

はじめに

こちらの記事を読んでくださった方から、こんな質問が届きました。

受信メールを、notionにタスクとして自動転記したいけれど、できますか？

といった内容でした。
この記事では、それに対する解決策を提供しています。

私の以前こちらで書いたコードは１日に１回受信するメールマガジンをnoteに出力することを想定していたため、連続して受信するメールを漏れなく、かつ重複せずに管理するための機能は考慮していませんでした。
この問題に対処するため、以下のような改善を行いました。

改善点の概要

・10分ごとのチェックと出力：

10分ごとなど定期的にスクリプトを実行し、その間に受信した全てのメールをスプレッドシートに出力します。メールが1件も受信されなかった場合は、出力を行いません。

・重複の防止：

以前に出力したメールが再度出力されないように、処理済みメールの追跡機能を導入します。スプレッドシートに新しい列を追加し、各メールのメールIDを記録することでこれを実現します。

・ソート機能：

スプレッドシートにデータを追加する前に、受信日時でデータをソートする機能を組み込みました。

・Notionへの重複出力防止：

既にNotionに出力したデータを再度出力しないようにするため、スプレッドシートにNotionへ送信済みのデータをマークする列を追加しました。これにより、既に送信されたデータをスキップするようにできます。

出力される情報について

スプレッドシートへの出力情報

スプレッドシートに以下の情報を出力する機能を実装しました：
・メールタイトル
・本文
・受信日
・メールID（重複を避けるため）
・送信者メールアドレス
・送信先メールアドレス
・Notionに送信済み（送信済みかどうかの確認用）

Notionへの出力内容

Notionへの出力では、
プロパティとして、
・メールタイトル　（プロパティの種類：タイトル）
・受信日　（プロパティの種類：日付）
・送信者メールアドレス（プロパティの種類：テキスト）
・送信先メールアドレス（プロパティの種類：テキスト）

そして、本文はプロパティではなく、ブロックに出力されます。
長い文章も読みやすく表示するためです。

取得したいメールの指定方法

検索の具体例

出力したいメールを指定する方法として、以下の例を挙げます：

・自分（sample@sample.com）が　test@sample.com　というアドレスに送ったメールを出力したければ、

   const query = "to:test@sample.com OR from:sample@sample.com";

・特定のアドレスから送信され、かつタイトルに特定の単語（例えば、「報告」）を含むメールを検索したければ、

const query = "from:example@example.com subject:報告";

・星付きのメールを出力したければ、

const query = "is:starred";

参考になるサイト

この検索の仕方に関する詳細は、以下のリンクなどが参考になるかと思います。： 【GAS】http://GmailApp.searchでメールを検索・取得する

【GAS】GmailApp.searchでメールを検索・取得する

たくさんの検索条件がある場合は、GASで指定してもいいけれど、ラベルをつけて、それを取得するほうが簡単かもしれないですね！

 const query = "label:ラベル名";

Gmail の自動振り分け設定でメールの見逃しを防止！変更や解除の方法も解説｜ヨシヅミ-吉積情報株式会社｜Google 認定プレミアパートナー

実行制限への対処

また、メールの処理量があまりにも多いと、Google Apps Scriptの実行制限に達してしまう可能性も考えられます。例えば1分間隔での処理では、使用可能な無料枠を簡単に超えてしまう可能性があります。 実行制限に達した場合の対処法については、以前にも詳しく記載したことがあります。

こちらを読んでいただき、どのように対応するかのイメージを掴んでいただければと思います。

全スクリプトの公開

この自動化技術を活用することで、日々のメール管理が大幅に楽になり、作業効率が向上します。Notionを使ったタスク管理をさらに発展させたい方や、受信メールの自動整理に関心がある方にとって、この記事が有益なリソースとなることを願っています。

ご質問やさらなる改良に関するお問い合わせは、いつでもお気軽にどうぞ。この記事を通じて提供した情報や技術に関して不明点がある場合、または特定のニーズに合わせたカスタマイズが必要な場合、可能な範囲でサポートいたします。新しいアイデアや提案も大歓迎ですので、より効率的なメール管理やタスク自動化の方法に関してご意見があれば、共有してください。共に、より便利で快適なワークフローを構築していきましょう！

それでは以下にすべてのスクリプトを公開いたします。