#034 賃貸会社（20店舗）の提案として反響メールの自動識別ツールを作成（GAS）
本日は課題提出が終わったこともあり、20店舗以上の賃貸会社を経営する社長への提案書作成に取り掛かりました。
ただ、正直なところ規模が大きすぎるので単純にLステップ導入だけの話をしても、ただ工数が増えるだけです。
社長に響いたとしても現場の方が使いやすいものにしないと全く意味がありません。
そのため、まずは全体像を知るために会社課題のヒアリングを行いました。
実際に店舗で働いている営業マンから話を聞くことに成功。
その結果、やはり最初の段階から変えていく必要がありそうです。
単純にLステップ構築だけなら、正直誰でも出来ますが、不動産会社を経営しているからこそ、根っこ部分からの改善提案が出来ます
そんな話を書いていきます。
現段階で公式LINEに行き着くまでに長い道のり
まずヒアリングをした結果、驚いたのは現在の導線設計です。
大まかに下記のような内容でした。
反響メール（SUUMO・アットホーム・ホームズ・自社HPなど）
カナリーの自動返信
他のシステムへ顧客入力
公式LINE登録→そこからもちろん手動
これは非常にマズいレベルです。
それぞれに独立したシステムを使っていることにより、営業マンの工数がかかりすぎていました。
しかも顧客入力はすべて手入力とのこと。
閑散期ならまだ出来そうですが、繁忙期は絶対に無理でしょレベルです。
実際に今年の繁忙期は全く入力できていないみたいです。
担当者不明が多発
各営業マンに顧客入力を任してしまっているため、担当者の入力が出来ずに、お客様が被りまくっているそうです。
更に先にやり取りをしていても物件の返信が返ってきた営業マンが担当者になるという独自ルールが出来てしまい営業マン同士でギクシャクすることも多発しているみたいです。
まずLステップという最終ゴール部分ではなく、入口部分から整理する必要があると判断しました。
スプレッドシートのGASで解決する
正直、システム部分の差し替えから提案したほうが絶対に費用も抑えられますし、工数も自動化できます。
ただ、一旦は反響を自動収集するツールだけ作成しようと考えました。
そのため、まずはメールに届いている「タイトル」から反響メールを割り出して、必要情報をまとめるシート作成をしました。
メールタイトルから反響メールの割り出し
必要情報の収集（氏名・電話番号・メールアドレス・反響物件情報等）
担当者を入力（タブ選択の手動）
CSVとしてシステムにいれる（ここも手動）
正直なところ、スプレッドシートで条件選択を使えば顧客管理画面を作成できますがそこまでは行いません。
ただ、今回のシートだけでもこれまで手入力していた工数は圧倒的になくなります。
メール別で分ける
ただ、反響媒体により項目が違うので、シートを分けてメール別で自動収集します。
そこから、別ページにて新着別に分ければ、新着全部がわかります。
あとは、関数を使って、担当者未選択だけを抽出したりすれば、入力漏れも防げそうです。
メールの自動返信機能もつける
あと、現在はカナリーを使って、反響メールに対して自動メッセージを送信しているみたいです。
ただ、こちらについてはGASを使えば特にシステム不要で自動返信出来ます。
それ以外の使い道についてまだ深く聞けていないので、今後の課題です。
課題を解決したい方は公式LINE
私は今回、Lステップ構築を学んでいますが、スプレッドシートを使ってシステム導入せずに仕組み化するのが得意です。
この掛け合わせの提案も出来ますが、現段階で仕組みに困っているなら、そのお問い合わせも受け付けます。
お気軽にご相談下さい。
まとめ
本日は20店舗を運営する賃貸会社への提案として、現場レベルにも使ってもらうためにスプレッドシートを作成しました。
私は個人的にスプレッドシートを触る機会が多いですが、これだけあればシステムは不要です。
当社でもシステムなどは一切使わずにスプレッドシートのみで顧客管理しています。
無駄な費用を削除したい不動産会社はお気軽にご相談ください。
ということで、今回も最後まで読んでいただき本当にありがとうございます。
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