1年分の経費精算を3日経っても終わらなかった個人事業主が、半年分をたった1.5時間でできるようになった「経理資料整理マニュアル」とは？

こんにちは。ひなた美由紀です。

個人事業主の方が、確定申告の時期に「やっと確定申告の書類がそろった！」という言っているのをよく聞きます。

それは日ごろの帳簿付けが滞っているからかもしれません。

「そりゃ、毎日領収書を整理して、売り上げをチェックしたおいた方がいいよ！」

そう思いながらも日々の営業活動に追われ、経理的な作業は後回しにしている方も多いでしょう。

かく言う私もすでに7月も終わろというのに、全く経理資料の整理ができていませんでした。

そこで、実際に自分が経費を素早くまとめるにはどうしたらいいか？と考え、実践したことをご紹介します。

もし、個人事業主のあなたが、

・今年の経理的作業を手に付けていない

・領収書が溜まったままだ

・帳簿の記入が滞っている

等であれば、お役に立てるかもしれません。

では早速、実際の私の例をお伝えしていきます。

現状を把握する

今回やることは、支出の流れをつかむことです。

私の場合、支出の方法は大きく分けて二つです。

①ビジネス用銀行口座からの支出

②それ以外（現金・ビジネス口座以外からの振り込み・PayPay等）の支出

①はクレジットカードでの支払いと銀行口座からの振り込み、②は日々の細かい経費の支払いです。

最初の準備段階として、手元にある領収書を①と②に分け、整理をします。

①ビジネス用銀行口座からの支出

まずは、ビジネス用銀行口座からの支出に絞ります。

①-1クレジットカード決済領収書とそれ以外に分ける

ここで最初にやることは「クレジットカード支払いの領収書」と「それ以外」に分けることです。次に、クレジットカード払いについて整理していきます。

①-2クレジットカード支払い明細書をプリントアウトする

毎月引き落とされているものは、クレジットカード決済にしている場合が多いでしょう。

最初にクレジットカードの支払い明細書を確認します。クレジットカード会社の発行する請求書をＰＤＦ化してプリントアウトします。1月から現在までの分を全部印刷します。

その明細書を月ごとに一枚一枚広げます。そうすることによって、毎月支払っている先が一目瞭然となります。あるいは、年の途中から始めた月額課金に気が付くこともできます。

①-3　毎月支払っている先の領収書をプリントアウトする

毎月支払っている領収書をプリントアウトします。私の場合は、スマートフォン代、自宅のwi-fi使用料、グーグルのストレージ、年間で受講しているオンラインサロン等です。

毎月支払い明細書を出す企業もありますし、最初の契約の時に「毎月引き落としをしますよ」というお知らせが来るだけかもしれません。その場合でも、継続課金を代行している会社から「いつ引き落としします」というお知らせメールが来るでしょう。それを一つずつプリントアウトします。

私はスマートフォン会社の明細書を1月～7月までというように、一つの支払い先の年初から現在までの明細書をプリントアウトします。同様に他の支払い先も、一気に全ての明細書を印刷します。

また、引き落としのお知らせ（領収書）がメールで来ることもあるでしょう。それは、クレジット明細にある引き落とし日をメールで確認することで、領収書を見つけることができます。

そして、その月のクレジット明細書の下（あるいは脇）に置いていきます。明細の〇月分にマーカーでラインを引くと、分ける時に便利です。

ここまで作業することで、毎月支払っているものの領収書が整理できます。

①-4　その月だけの支払い領収書を見つける

クレジット明細をチェックすると、毎月支払っているもの以外が残ります。それを一つずつ拾っていきます。

利用しているサイト（例えば、Amazon ）のマイアカウントのページ購入履歴から領収書を見つけられます。

また、引き落とされた日付のメールを確認すると、支払先から領収書が発行されている場合もあります。

それをすべてプリントアプトします。印刷したものを先ほどと同じようにクレジットカード明細の下（あるいは脇）に重ねていきます。

これをすることで、クレジット明細から引き落とされているものの「抜け漏れ」が無くなります。

①-5　月ごとに日付順で領収書を並べる

一番上にクレジット明細、その下に月初めから順に領収書を重ねていきます。そうすると、１月の支払いの束、2月、3月とできます。これでクレジットカードの支出の流れを把握できます。

①-6　通帳を確認し、整理する

ここまでで、ビジネス用口座からの支出のクレジットカード決済の整理ができました。

次は、口座からの振り込みの明細整理です。これも月ごとに並べて、日付順に並べます。1月なら1日～31日という風にです。

そして、通帳を確認します。月の支払いの途中でクレジットの支払いがあるでしょう。例えば1月の場合、10日が引き落とし日だったら1月10日のところに①-5で完成した1月分のクレジットカード決済の束が入ります。それで、1月の支払いの流れは完成です。2月以降も同じ手順でやります。

もし、通帳で出金しているのに領収書が見つからない場合は、支払い先に領収書の再発行をお願いしてみましょう。ほとんどの場合は応じてくれると思います。

②-1　現金その他の領収書を整理する

さあ、ここまで出来たら、山場は越えたようなものです。もうひと踏ん張りです。

現金その他も領収書を月ごとに分けます。最初にメモに「1月」「2月」「3月」などと一枚ずつ書いていきます。

その下に領収書の日付を見て、月ごとに1枚1枚分けていきます。例えば、2月3日の領収書なら2月と書いたメモの下に置いていきます。その時、2月の中の日付は気にしません。あくまで月を分けるだけです。

領収書で日付が見つけにくいものは、マーカーでラインを引いてから作業しましょう。特に、郵便局の発行する領収書は日付が下にあり、分かりにくいです。日付をマーカーで先に引いておくことによって、素早く作業できます。

月ごとに整理出来たら、先ほどの銀行口座と同じように、それを日付順に並べます。1月なら1日~31日の順番です。

ビジネス用の口座以外から振り込んだ支払いや、PayPayでの支払いもこの中に入れます。

私は「ビジネス用銀行口座」と「それ以外」という分け方なので、このような整理の仕方をしました。

③支出の流れが完成！

これで、支出の流れが完成しました。入金の流れについては、また別記事で書きたいと思います。

まとめ

・ビジネス用銀行口座から支払った領収書とそれ以外に分ける

・ビジネス用クレジットカードを明細書をプリントアウトする

・カード明細で毎月引き落とされている支払い先からの領収書をプリントアウトする

・毎月引き落としではない支払い先の領収書をプリントアウトする

・月ごとに日付順に領収書を並べる

・通帳を確認し、整理する

・現金その他の領収書を整理する

1月から7月までの分を作業をするのにかかった時間は1.5時間です。すでに同じように作業していて、慣れてきたからかもしれません。

個人事業主なりたての頃は、この経理資料の山（というほどでもありませんが）四苦八苦していました。

このマニュアルを使って早めに作業しておけば、確定申告前に慌てる確率は低くなります。

ちなみに私は月に1回はこの作業をやろうと思います。1か月分なら30分以内に終わることができ「あ～、やらないといけないな～」という想いを頭の隅に置いていく必要が無くなるからです。

更に、こまめに帳簿付けできるような1ランクアップのマニュアルを作っていこうと考えています。

最後までお読みいただきありがとうございました。

心からの感謝を込めて。