【新拠点プロジェクト①】ハイブリットな働き方に適した環境をデザインする！

こんにちは！
ラバブルマーケティンググループでSDGs推進を担当している相澤です。

6月というのにこの暑さ🥵
群馬県伊勢崎市では６月として初めて気温が40度を超えるなど、早すぎる猛暑に恐怖感を覚えます…。
今夏は熱中症予防に十分留意して過ごしたいですね🍧

さて、弊社では、全メンバーが様々な場所で働いている今、改めて従来の“オフィス”の在り方を見直し、働く環境を自由に選択できるハイブリッドワークに適応した環境をデザインし直しています！

どのような新拠点が完成するのでしょうか！？
移転までの様子をこちらのnoteでお伝えいたします！

また、新拠点のプロジェクトは、不動産企画デザイン等の事業を行う株式会社ツクルバ様にお願いしています。
ここでは、ツクルバ様のサポートを得て実施した、移転の目的の整理とオフィスの価値を探るワークショップの様子をご紹介します✨

STEP1.オフィス移転が目指すところ！

まず始めに行ったことは経営層へのヒアリングです。

新たに拠点を構えることで、何を目指し、どのように活用していくのかを深堀りしました。
そして、以下の4つの意見にまとまりました。

1.ハイブリッドな働き方の中でメンバーが利用できる場があるという選択肢を作る
2.帰属意識の向上・所属することの意味や価値の創出
3.メンバー同士のつながりの構築・機会の創出
4.共通体験の得られる場づくり・カルチャーの維持

弊グループは会社の成長と共に働くメンバーも毎月増え続けており、テレワークによって生産性や効率性は向上したものの「顔見知りでない状態」が生まれ始め、「帰属意識のゆらぎ」が課題としてあがってきました。

働き方が多様化し、副（複）業なども広がりつつあるこの時代において、所属したくなる・所属し続けたい企業であり続けるため、仕事そのものに価値を感じる「事業戦略による施策」と、働くメンバー同士の関係性に価値を感じる「コミュニティ形成の施策」の両立が重要ではないかと仮説を立てました。

そして、テレワークによって、偶然から生まれる仕事のアイディアやフランクな交流が減少している課題感から、共通体験を作り出すことで、“組織としての縦のつながり”と“コミュニティとしての横のつながり”を編み上げ、企業文化の形成に寄与する拠点を構築していくという方向性に定まりました。

STEP2.社内のニーズを探る！

次にメンバー全員にアンケートを実施し、新しい拠点に求める環境や利用頻度、理想のイメージなどを聞きました。

以下のアンケート結果からわかるように、新しい拠点に求める環境として最も多かったのは「交流ができる環境」で、次に「執務作業に集中ができる環境」でした。

また、実拠点があることで業務上よかった体験は？という質問に対して回答が多かったのは、「アイディア・ブレストミーティングの質の向上」「コミュニケーション活性化」「相談のしやすさ」など、コミュニケーションに関連することでした。

経営層が課題としてあげていたことと一致していますね。
先述したように新しい拠点には”縦や横のつながり”を重視する必要性が多分にありそうです！

STEP3.現場目線に落とし込む！

次は、メンバーの業務に応じたニーズを深堀りするため、ワークショップを実施しました。
参加メンバーをチームに分け、実作業や社内・社外のミーティング、メンバー間の交流が現在どのように行われているかを聞き、新しい拠点にどのようなスペースがどの程度必要になるかを探っていきます。

出てきた意見をまとめると以下の特徴が浮かび上がってきました。

【実作業の場】
・一人で集中作業できる場所（個室ニーズ）の確保
・アイディア出し、ブレストミーティングなどチームで交流ができる場所の確保
・クライアントと電話できるTELコーナーの設置
・機密文書の保管や取り扱うスペースの確保

ここでも「集中作業」と「交流」2つのキーワードが出てきました👈
テレワークのメリットは、一人で作業を行うことで生産性や効率性を向上させられること。通信環境やデスク環境が整っていて集中できる快適な環境を出てまで行くことのメリットはここにありそうです。

仕事の内容によって「協働する場」と「集中する場」、それぞれ柔軟に合理的に選べる場所が求められていそうです。

【ミーティングの場】
・オフラインとオンラインのハイブリットになるため、モニターなどの設備が必要
・1on1や2名での会議はオンラインで実施する方が効率的という意見も
・6~8名単位のチーム編成に合わせた会議室を作る

弊グループは高知や関西にもオフィスがある上、北は北海道、南は沖縄など、実家に帰省しながらアクセスしたりと、好きな場所で働くメンバーが多いため、完全オフラインでのミーティングではなく、ハイブリットになることが前提でミーティングスペースを考えてもらう必要がありそうですね👍

また、1on1や2名だけのミーティングではわざわざ集まるよりもオンラインで行う方が効率的という実態を踏まえ、チーム編成の多さに合わせて6~8名単位の会議室という意見が出てきました。

【横のつながりの場】
・飲食を介した交流
・ライブラリーや小上がりなど、リフレッシュを目的としたスペースの需要
・女性メンバーの比率が高いため、子育て中のメンバーが子供を連れてくることができる空間

もともと弊グループはメンバー間の交流を目的とした部活動が盛んで、特に飲食系に関する部活が多いのが特徴です。

部費で必要器具や材料を揃え、自分達で作っていく過程でコミュニケーションを深めている側面があるため、カフェスペースに過度な設備を用意することは逆効果かもしれないとツクルバ様からアドバイスがありました。

また、作業合間のリフレッシュとしての場所作りに対するニーズが高く、ライブラリーや小上がりなど、ハード面での需要が見られました。
そこでできる共通体験を得られる場づくりはどうするか？といったコンテンツ運用に関するソフト面は今後検討が必要そうです。

おわりに

社内アンケート、ワークショップとボトムアップ型でプロジェクトを進めていることがお分かりいただけましたでしょうか？
ハイブリットワークに適した環境づくりを実現すべく、現在は設計フェーズがスタートしています。

初期段階の設計図をいただきましたが、そこには、カフェカウンターやライブラリー、1人〜2人向けの集中ブース、そして小上がり（私もリクエストしました😆）も入っており、とてもワクワクしてきました🙌

次回は新拠点のコンセプトが決まったタイミングでお届けしたいと思いますのでお楽しみに👋