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ITエンジニアの新入社員に伝えたい -- 誰でもできる(と思う。)成長スピードの加速術 vol.3 --

llama

======= 本記事での伝えたいレベルの定義 =======

５段階で伝えたいレベル定義します。（☆☆☆☆☆）

レベル１：★☆☆☆☆ ・・・いつかやったほうがいい。
レベル２：★★☆☆☆ ・・・優先度低めで。
レベル３：★★★☆☆ ・・・やっておいて損はない。
レベル４：★★★★☆ ・・・やらないと損してる。
レベル５：★★★★★ ・・・絶対に今すぐやって。


1.はじめに

ITエンジニアとして社会人生活をスタートした方に、ぜひやってほしいことを勝手に伝えさせてもらいます。

企業によって、求められることも異なると思うので、あくまでもどんな方でも対象となりうることについて伝えようと思います。

2.伝えたいこと

2-1.レベル

★★★★☆

2-2.内容

今回伝えたいことはこちらです。

ExcelでVBAを扱えるようになってください。

同じようなメールを送るために毎日5分も掛けていないでしょうか。
有給取得のメールを送るために、毎回どうやって送ってたかと悩んでいないでしょうか。
単純なデータの転記作業に時間を掛けすぎていないでしょうか。

そんな方にぜひ使っていただきたいのがVBAです。
よく、マクロと言われていたりします。

VBAを使用することで、普段使っているExcelをどのように便利に使えるかというと、先程の繰り返しとなりますが、

・Outlookを使用したメール送信の自動化
・データの転記作業の自動化

など、様々な処理を自動化することが可能となっています。
特に、メール送信の自動化は簡単に実装できます。

3.VBAを習得するメリット

3-1. 日常業務の時間短縮

別記事の理想のタイピングを習得することによるメリットとしても挙げましたが、やはり時間短縮が成長スピードを加速させるための一番の要因です。

□□さん

お疲れ様です。◯◯です。
本日のリモートワークを開始いたします。
◾︎予定業務
～～～～～～～～～～
◾︎その他
～～～～～～～～～～

以上です。よろしくお願いいたします。

例えば、こちらの勤怠連絡ですが、毎日入力していないでしょうか。
VBAでテンプレートを用意していれば、10秒程度でメールが送信できます。

例）勤怠連絡を1日2回（始業・終業）
・VBAによる1回のメール送信にかかる時間　：10秒
→1日20秒

・手入力による1回のメール送信にかかる時間：3分（180秒）
→1日6分（360秒）

としたとき、1日でも5分以上の差が出ます。

では、1年間ではどれくらい差が発生するのか計算してみます。
※年間休日の平均が120日みたいですので、365 - 120 = 245 で計算

VBA　：20秒 (1日) × 245 = 4900秒 (約1時間20分)
手入力：360秒 (1日) × 245 = 88200秒 (約24時間30分)

御覧の通り、約1日分の差が発生しました。
（勤怠連絡だけで約1日消費…）

もちろん、勤怠連絡以外でもメールをやりとりする方もいらっしゃると思いますので、テンプレ化できる内容はどんどんすることで、より多くの時間を短縮することができると考えられます。

3-2.入力ミスの減少

毎回メール送信前に確認をする。
この作業を毎回行っていると、より時間がかかってしまいます。
ただ、誤字脱字や送信先を間違えたくないのは誰だって同じだと思います。
VBAによるメリットは、テンプレ化する際に確認すれば、後は確認しなくてもよいこと（それでも私は送信前は確認してしまいますが…）です。

3-3.幅広く自動化できる

今回はメール送信を例に挙げましたが、メール送信以外にも様々な作業を自動化できます。

・メール送信
・転記作業
・Excel → CSV への変換作業
・計算処理

などなどです。

4.学習手順

4-1.VBAでやってみたいことをネットで調べてみる

まずはこれです。
私の場合、メール送信をVBAでできないかが気になったので、調べてみたところ、かなり簡単にできました。まずは、ネットで見つけたものを自分で実装してみるというのが、良いと思います。

4-2.参考書を読む

ネットで見つけたものを実装してみようと思ったけど、上手くいかない…ということはよくあります。
そこで、参考書を読み、仕組みを理解するということをぜひやっていただきたいです。

仕組みを理解すると
・なぜ動かないかがすぐに分かる
・応用で自分の求めるVBAを実装できるようになる

また、参考書のメリットは体系的に学べるというのと、分からないことがあったときに教科書のように使えることです。

・世の中のエンジニアは多くの技術を記憶している

↑これは勘違いです。（私も実際そう思っていました。）
実際は、新しい技術を学び、調べたらすぐに思い出せるようにしているのだと思います。

この勘違いからIT未経験の新入社員が自分には無理だと諦めてしまうことをたくさん見てきましたが、完全なる勘違いです。
ですので、教科書のように使って実装できるのはすごいと思いますし、VBAに限らず、教科書的な存在を手元に置いておくことをおススメします。

実際に私が教科書的な存在として置いている参考書を紹介します。

4-3.普段の業務の自動化にチャレンジしてみる

仕組みを理解すれば、後は自身の求める自動化を実装してみることです。
私は、Excelファイルで受け取ったデータをCSVに変換し、ERPシステムにインポートする必要があったため、CSVへの変換をVBAで自動化してみました。（参考書はかなりの頻度で見ました。）

5.さいごに

VBAを扱えるようになることでたくさんのメリットがあります。
メール送信を自動化するだけでも、大きな効果が得られるので、ぜひチャレンジしていただきたいです。

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