【社労士未経験開業の方へ】役所問い合わせ時の注意点
こんにちは。
名古屋丸の内の女性社労士、もちづきです🌸
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今日は、
【社労士未経験開業の方へ】役所問い合わせ時の注意点
という内容を投稿します。
未経験開業をされる方で不安に思うことの上位に、「役所へ聞いてもいいのかな…？」ということがあると思います。
ネットで調べると、
・怒られた
・そっけない対応をされた
・話を聞いてもらえなかった
などが出てきて、不安になることもあると思います。
ですが、私は声を大にして言いたい！
役所の方、優しい！優しいです！
ちなみに、私は実務経験はありますが、主に給与計算をしていたので、手続きの実務経験はあまりないです。
なので、役所に確認する機会は沢山あります。
ここで安心していただきたいのが、手続きを沢山行っている方でも役所に確認することはあります。
私が勤務していた社労士法人でも、手続き担当者が役所に確認している場面を沢山見てきました。
なので、「質問したらダメなのかな…」と不安にならなくて大丈夫です。
ですが、もちろん役所の方は忙しいです。
なるべく早く終わるよう、事前に整えておくことが大切です。
今日は、私の役所への確認の仕方をご紹介します。
①自力で調べ、不明点を明らかにする
まずは、必ず自力で出来る限り調べます。
「なんか分からないから聞こうかな…」ということは絶対にしません。
役所の方にも、失礼だと個人的には思っています。
必ず調べ、「この認識で合っているか？」と質問できるようにあたりをつけます。
そうすると、スムーズに進みます。
②時系列に興す
時系列を必ずメモします。
実際、リアルに今日労働局へ質問したことをご紹介します。
今日は、年度更新について質問しました。
■2023年〇月
・パート初雇用、雇用保険未加入、労災保険のみ
・概算保険料申告は労災のみ
■2024年5月
・正社員初雇用予定
・雇用保険の手続き予定
・一般保険料率変更による概算保険料申告予定（要件に該当したら）
■2024年6/1-7/10
・年度更新
こんな感じでまとめておきます。
質問したいことは、
「5月に正社員を雇用した時に概算保険料申告し、さらに年度更新でも令和6年度の概算保険料申告をする手続きで合っているか」
時系列が整理できていないと、こちらと役所担当者の認識が合わないので、必ずこれはメモで書き出ししておきます。
（質問の答えはいただきましたが、事例によって異なるので割愛します）
③電話で実際に確認
ここまで準備できたら、実際に電話で確認します。
ここで注意するのが、挨拶と「お忙しいところ恐れ入ります」という言葉です。
個人的には、一番大切だと思っています。
実際忙しいですし、時間を割いてこちらの質問に答えていただいています。
見えないですが、必ず立ってお辞儀をしながら挨拶しています。
（やりすぎかもですが…やっぱりそういうところは伝わると思うので…）
挨拶が終わったら、「○○について質問したい」と主題を伝えます。
その後時系列を話し、
「調べたところ、○○が該当すると思いました。この場合の手続きは○○する、という認識で合っていますか？」
というような形で質問します。
自分で調べて出した答えが役所の答えと合っているか、といった聞き方です。
この聞き方だと、
「あ、そうです。あってますよ！」
「あ～、それ違うかもです。ややこしい点なので、こちらでも調べて折り返しますよ！」
という返事をいただくことがほとんどです。
そして、最終回答をいただき、終了となります。
回答をいただいた時も、お礼を伝えます。（ここも電話口で立って、お辞儀）
「お忙しいところご回答いただき、とても助かりました！」
「分かりやすいご説明ありがとうございました！」
というような言葉をお伝えしています。
（実際、とても分かりやすい）
まとめ
いかがでしたか？
今回は、私が役所へ問い合わせする際に気を付けていることをご紹介しました。
もちろん色んな方がいらっしゃいますが、基本皆さんとても優しいです。
実務未経験で開業される方は、安心していただきたいと思います。
私も、「この手続き初めてなので、確認させていただきたいです」と確認すること、あります。
聞いたらその時に確実に覚え、次は絶対聞かないように復習したり、まとめておけば大丈夫…！と個人的に思っています。
少しでも参考になれば幸いです。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
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