労務管理IT化初めの一歩
こんにちは、名古屋の女性社労士もちづきです🌸
昨日、参加している起業家女性コミュニティの定例会がありました。
そこで、初めて三重県の椿大神社の存在を知りました。
パナソニック創業者松下幸之助さんが祀られているそうです。
来年の夏ごろに皆で参拝する予定になったので、今から楽しみにしています！
さて、今日は
労務管理IT化初めの一歩
について投稿します。
「労務管理はITにしたほうがいいらしいけど、腰が重くて…」
「変えなきゃな～と思ってたら今年も終わりそう」
「社労士に勧められるけど、いまいち決めきれない」
「従業員に反対されそうだから、諦めてる」
このように思う方も多いのではないでしょうか。
何事も、今のルールを変える、新しいものを取り入れることは怖いですよね。
でも、「変えたい」ということは頭の片隅に残ってる。
このような状態が一番モヤモヤします。
では、どうしたらいいのか？
私は労務管理IT化の初めの一歩は、
「まずはIT化するものを決める」
ことだと思います。
「IT化」というと、勤怠も、給与計算も、手続きも、全部やらないと…！と思いがちですが、そんなことはありません。
自分の会社にとって、「ここをITに変えたら便利かも！」というところを、まずは決めてみてください。
すると、「労務管理IT化」という漠然としたものから、「勤怠管理はこのアプリを使う」というように具体的な行動を想像することができます。
どうやって具体的にするかというと、社内の業務を棚卸ししたり、従業員へ現場で起きて困っていることをヒアリングするなどがおススメです。
IT化は社内全体で進めていきます。
準備の段階から従業員の気持ちを聞いたり、コミュニケーションを取ることはIT化をスムーズに進めるためにも大切です。
「将来的には労務管理は全部IT化したいとは思っているんだよね。
でも、どこから始めるのがいいのかわからなくて…」
このように考えている方も多いと思います。
私は、まずは「従業員情報管理」からIT化することをおススメします。
理由は、従業員への負担が少ないからです。
いきなり勤怠管理、給与明細をIT化するとなると、従業員への負担が大きくなります。
勤怠管理は毎日のことですし、給与も今までなら支給日に何もしなくても給与明細を渡されて明細を見れば済んでいたのに、自分でアプリにログインして明細を見に行かなければならない、メールを開かなければならない、となると負担を感じる方も多いでしょう。
反対に、従業員情報管理は、言うなれば社長や上層部など、一部の管理者が触ることがほとんどです。
従業員一人一人の登録のためにパスワード設定をしてもらうことは必要ですが、その他に従業員が毎月何回も従業員情報管理システムに入り何かするということは少ないと思います。
もちろん、導入する前に従業員への説明は必須ですし、住所変更や氏名変更など、従業員情報管理システムから行ってもらうことも発生してきます。
ですが、それはシステム導入以前にも頻繁にあることではありませんし、その事象が発生して初めて従業員から「変更がありますが、どうしたらいいですか？」と上司に聞くことがほとんどだと思います。
その際に、システム内からの情報更新方法などを教えれば良いので、導入前と後で従業員がやることはそこまで大きく変わりません。
まずはここで、従業員にIT化について良くないイメージがつくことを防ぎましょう。
・「ID、パスワードを使ってシステムにログインする」ということができたという実感を得られる
・IT化そんなに大変じゃなかった
・IT化してうまくいっているみたい
このように従業員に感じてもらうことにより、今後の勤怠管理や給与計算のIT化も反発少なく進めていける可能性が高まります。
まずは、従業員に負担の少ないものから、かつ、きちんとコミュニケーションも忘れず社内全体でIT化に取り組みましょう！
今日は労務管理IT化初めの一歩をお伝えしました。
従業員の気持ちを置いてけぼりしながらIT化を進めるのが、後々大変になってしまう一番の原因になります。
社内のIT化にお悩みの方は、お気軽に社会保険労務士へ相談してみてくださいね！
ここまでお読みいただき、ありがとうございました🌸
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