【労務管理IT化】従業員の抵抗感軽減策4選
こんにちは、労務楽々アシストマスター
名古屋の女性社会保険労務士もちづきです🌸
11月半ばから全く出せなかった声が、やっと出るようになりました！
もうずっとこのままだったらどうしよう…と思ってたので、出るようになって安心しました。
せっかく音声配信（スタエフ）も始めたばかりだったので、こちらも配信を再開する予定です！
さて、本日は
【労務管理IT化】従業員の抵抗感軽減策4選
について投稿します。
先日、労務管理IT化初めの一歩という記事の中で、「まずは従業員の負担が少ない従業員情報管理から始めましょう」という内容を投稿しました。
労務管理IT化は、従業員の気持ちを汲まずに上層部で急に決めて進めてしまうと、失敗する可能性が高くなります。
「でも従業員は会社の決めたことに従うべきでしょ？」
それはそうなのですが、「わかりました、従います」という従業員ばかりではありません。
変化を恐れる方も、もちろんいます。
私も実際、勤務時代に担当していた会社から「従業員の反対にあったので、給与明細のWEB明細化はしない」と言われたことがあります。
同僚からも、「うちは年配者が多くて、ITは使えないと思うから無理だよ」と断られたという話を聞きました。
ここで無理矢理、「でも会社が決めたので従ってください」と強く言ってもお互い喧嘩になってしまいます。
特に、スモールビジネスのような少人数経営の場合は、従業員の声が直に上層部へ届きます。
スモールビジネスこそ、従業員の気持ちを見ないフリして労務管理をIT化することは難しいのです。
今回はそうならないよう、従業員の労務管理IT化への抵抗感を軽減する方法をご紹介します。
①計画段階から従業員と密にコミュニケーションを取る
いきなり、「もう決めたので従ってください」ではなく、計画段階から従業員とコミュニケーションと取りましょう。
・なぜIT化しようと思っているのか
・従業員への影響
・従業員が実際に現場で困っていることのヒアリング
・ヒアリングした内容がIT化で解決できるか
などなど、従業員と話し合う機会を沢山設けましょう。
現場の生の声を聞くことで、新たな発見もあるかもしれません。
計画段階から従業員の声をきちんと聞きましょう。
また、計画が決まったら進捗状況も社内で報告すると、社内全体でIT化に向けて進んでいることを実感できます。
従業員がIT化へマイナスな気持ち、雰囲気にならないよう気を配ることも大切です。
②ITツールの操作方法を丁寧に教える
「これ操作マニュアルだから見ておいてね」だけで終わり、というのは優しくありませんよね。
現場の責任者や役職者にはテスト段階から同席してもらい、ツールの使い方を学んでもらいましょう。
その際、実際現場で使用してみて新たに問題点が出てくる場合もあると思います。
現場責任者がツールの操作方法を習得したら、実際に従業員へ説明会を開き、ツールを触ってもらいます。
分からないことがあれば現場責任者へ確認するよう社内でも周知しましょう。
「分からなかったらこの人に聞けばいいんだ」というのがハッキリしていると、安心です。
もちろん、事前にマニュアルを作成し、配布することも大切です。
③導入は徐々に行い、慣れてもらう
まずは、従業員に負担のかからないところからIT化を進めましょう。
例えば、前にご紹介した「従業員情報管理」です。
従業員情報管理は従業員がシステムを触ることはほとんどありません。
やってもらうことと言ったら、最初にIDとパスワードを設定してもらうことくらいです。
実は、「このIDとパスワードを設定する」ことにも大きな不安を抱える方はいます。
私の経験では、「IDとパスワードが設定できないと思うので…」という理由で従業員から抵抗されるケースが一番多かったです。
何をするにもIDとパスワード設定は必ず必要ですし、最初の登竜門と言っても過言ではありません。
ここを「できた」と思ってもらうことは特に重要です。
次に、従業員が実際多く触るツールについてです。
例えば勤怠管理。これは毎日使いますよね。
勤怠管理システムは、出退勤打刻ももちろんですが、残業申請、有給申請、シフト管理など、打刻以外にもできることが色々あります。
いきなり全部をシステムを使ってできるようにするのではなく、まずは「毎日の出退勤打刻」から始めましょう。
それが問題なくできるようになってから、段階的に他の機能も使えるように進めていくとスムーズです。
何事も小さなことから変化させ、IT化の成功体験を積んでいきましょう。
④従業員から使用感のフィードバックをもらう
導入後は、従業員から実際の使用感のフィードバックをもらいましょう。
導入できたから終わりではなく、これからが始まりです。
実際使用してみたら思っていたのと違った、なんてこともよくあります。
従業員の違和感を放置せず、積極的にヒアリング、フォローしましょう。
また、ヒアリングすることで従業員自身も、IT化によって変わったことを振り返る機会になります。
IT化計画に従業員自身も参加した実感を得られます。
導入後も社内全体でフィードバックし、結果報告発表をしましょう。
今回は、労務管理をIT化する際の従業員の抵抗感軽減策についてご紹介しました。
IT化は会社と従業員が二人三脚で行うもの。
従業員の気持ちを置き去りにしないことが大切です。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました！
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